項目時間管理：策略、技巧和工具

在項目管理方面，時間不在您這邊。 工作堆積如山，最後期限很快臨近。 雖然項目經理還沒有想出如何根據他們的出價調整時間和空間，但您可以使用一些時間管理技術來管理您在任務上花費的時間。

不，這不是科幻小說，而是項目時間管理。 管理項目時間需要在整個項目生命週期中進行計劃、調度、監控和控制任務。 但我們正在超越自己。 讓我們從頭開始。

什麼是項目時間管理？

項目時間管理是分析工作和製定時間表以確保您在特定時間表內完成項目的項目管理過程。

管理項目時間有六個步驟：

1. 定義活動：定義產生項目最終可交付成果所需的所有任務。
2. 順序活動：設置任務和可交付成果的順序。
3. 估計資源：確定完成任務和產生可交付成果所需的資源（以及數量）。
4. 估計工期：計算完成每項任務需要多長時間，並估計整個項目時間表的工期。
5. 制定時間表：使用上述信息，創建項目時間表。
6. 控制計劃：制定策略以降低風險並在項目計劃執行時解決項目計劃的變化。

上述時間管理步驟需要您的項目團隊、利益相關者和參與項目的其他各方的投入，以盡可能準確。 您的項目時間管理計劃不是一成不變的，必須在項目的整個生命週期中進行審查和修訂。

為什麼項目時間管理很重要？

項目令人生畏。 有很多事情要做，通常很少有時間或金錢去做。 沒有錯誤的餘地，這可能既昂貴又耗時。 利益相關者喜歡確定性——雖然你不能向他們保證一切都會像鐘錶一樣運轉，但你當然可以盡最大努力管理時間。

項目時間管理使您有機會將項目分解為更易於管理的部分，例如任務。 事實上，項目時間管理與任務管理和資源管理完美結合，讓您按計劃進行。

通過為項目中的每個任務分配時間，您可以控制項目時間線並按計劃交付。 無論是使用待辦事項列表，還是更強大的項目管理軟件，您都可以確定任務的優先級、確定依賴關係並設置里程碑以幫助跟踪進度。

項目管理軟件可以幫助管理所有這些活動部件。 ProjectManager 是一款基於雲的軟件，配備時間管理工具，可實時跟踪團隊的工作。 您還可以通過實時儀表板和一鍵式報告獲得概覽。 立即免費試用 ProjectManager！

時間管理策略

管理項目時間的策略有很多：

• 遵循上述六個步驟：這對於組織和安排您的工作至關重要。 你需要知道你是如何度過你的時間的。 這包括為您自己和您的團隊記錄時間。
• 查看每項任務需要多長時間：將其與您估計的時間進行比較。 如果存在差異，請調查原因並調整您的日程安排。 也許該任務應該在您的團隊新鮮時完成，無論是一天還是一周的第一件事。
• 專注於您的任務：保持您的任務列表井井有條。 無論您使用的是簡單的待辦事項列表還是項目管理軟件，都應在截止日期之前組織您的任務，以查看它們何時必須完成。
• 無論你做什麼，都不要過度投入：有時最好放棄一項花費太多時間的任務，然後轉移到下一個任務上。 這似乎違反直覺，但這就是項目時間管理的全部內容：效率。
• 使用 80/20 法則： 80/20 法則指出 80% 的結果來自 20% 的工作。 這意味著學習通過確定任務和時間的優先級來優化您的工作量。
• 使用正確的項目時間管理工具：項目管理軟件可以通過簡化和自動化白天讓您陷入困境的工作來節省時間。

項目時間管理工具示例

有許多解決項目時間管理的軟件工具。 一些基礎知識如下：

時間表

時間表是必需品。 團隊希望獲得報酬，時間表簡化了工資流程，同時讓項目經理了解他們的團隊在任務上花費了多少時間。 通過跟踪他們的績效，管理人員可以看到誰工作得很好，誰可能需要更多的資源來恢復進度。

報告

要獲取有關項目進度和團隊績效的更多數據，請使用項目報告。 大多數項目管理軟件都有多個項目報告，例如狀態報告、時間和成本報告。 他們都提供了關於項目以及如何使用時間的不同觀點。

計劃基線

為了準確跟踪您的進度，您需要設置基線。 基線捕獲項目進度計劃，因此您可以將計劃與實際進度進行比較。 基於雲的軟件提供實時跟踪數據，讓您查看項目是否偏離軌道。

歷史數據

為了保持在正軌上，您需要準確的時間估算。 研究此問題的最佳方法之一是將您的項目與過去的類似項目進行比較。 使用該歷史數據可以讓您更清楚地了解您可以花費多少時間。

時間管理技巧

一方面，保留一份待辦事項清單。 這聽起來像是朝著管理項目時間邁出了明顯的一步，但您會驚訝於有多少人在嘗試更高效地工作時並非有意為之。 將您的工作保留在紙片上或在屏幕上亂扔便利貼是錯過重要工作的可靠方法。

接下來，您需要管理分心。 這已成為一個大問題，因為許多勞動力正在遠程或在家工作。 如果您有可用的空間，請在您生活空間的僻靜部分設立家庭辦公室。

最後，為自己制定一個時間表。 無論您是在家工作還是在辦公室工作，時間限制都是防止日程安排鬆弛的最佳方法。 在項目中安排任務是宏觀的，而安排你的工作是微觀的。 他們一起在時間上打了一個緊密的結，並從中擠出最多的東西。 做所有這些，你就可以有效地管理時間並提高你的時間管理技能。

ProjectManager 如何幫助項目時間管理

是否有項目管理軟件可以完成所有這些以及更多工作？ 是的。 ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可提供實時數據以跟踪所用時間，讓您隨時監控進度。 但這只是 ProjectManager 幫助您保持進度並有效管理項目時間的開始。

在甘特圖上創建從頭到尾的計劃

在 ProjectManager 的在線甘特圖上組織您的任務。 它不僅可以鏈接依賴項並設置里程碑，還可以過濾項目中的關鍵路徑。 一旦你的時間表到位，設置基線並鎖定你的日程安排。 現在，當您收集有關進度的實時數據時，可以將其與您的基線進行比較。 立即知道您是否會偏離計劃並在問題變得更大之前回到正軌。

在強大的時間表上跟踪時間

使用 ProjectManager 的安全時間表功能準確管理您的預算和時間。 節省設置時間表的時間，如果您的團隊正在做同樣的工作，它可以自動填充或複制上週的任務。 當團隊完成他們的任務時，管理人員可以透明地了解他們的進度，以確保他們按計劃進行。 當團隊成員提交時間表時，它會被鎖定和保護。 在一項功能中跟踪時間、獲得更準確的估算和管理勞動力成本。

輕鬆管理團隊的資源

如果工作太多，團隊就無法高效。 平衡他們的工作量可以使項目以不錯的速度進行並節省時間。 使用 ProjectManager 的資源管理功能（例如顏色編碼的工作量圖表）來查看團隊的工作分配。 如果某人的任務太多，您可以直接從圖表中重新分配他們的工作並保持項目順利運行。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，成千上萬的團隊使用它來管理項目時間並提高工作效率。 了解為什麼從 NASA 到美國銀行和 Ralph Lauren 等各式各樣的組織都使用我們的軟件來保持進度。 立即免費試用 ProjectManager。