校對電子郵件的 11 個技巧

已發表: 2020-12-14

電子郵件讓我們能夠以光速進行交流——或誤傳。這就是校對電子郵件如此重要的原因。語法錯誤、壞鏈接和缺少附件表明缺乏專業精神，一個令人困惑的句子可能會完全傳達錯誤的信息。

可靠的電子郵件營銷策略是大多數數字營銷活動的核心，因此您的電子郵件始終看起來專業和優美是很重要的。只要您遵循以下提示，這份有效的電子郵件校對指南就會有所幫助：

1. 休息一下

當您仍然處於創建錯誤的相同心態時，很難糾正錯誤。休息片刻，散散步，或者做點別的事——然後回來重讀你寫的東西。

當您的大腦處於新鮮狀態時，會更容易發現模糊的措辭、令人困惑的單詞組合和語法錯誤。第二天校對將發送給大量人的重要信息，例如推銷、新聞通訊和自動電子郵件。

如果您知道自己的模式，則可以使用計算機的查找/更改功能（在大多數瀏覽器和應用程序的“編輯”菜單下）來檢查它們。

一些成為習慣的常見錯誤包括：

您知道有免費的插件可以在您輸入瀏覽器或電子郵件程序時檢查您的語法和標點符號嗎？ Grammarly 是最受歡迎的，它的免費版本是真正的主力。這就像拼寫檢查的擴展版本，可以標記各種單詞和標點符號問題。

自己使用它並將其推薦給您的團隊，這樣您的所有書面交流都會顯得專業而優美。

主題行中的錯誤是您在校對時最後會注意到的——但它們是讀者首先會看到的。確保重新審視您的主題行。

如果您使用 Constant Contact 的電子郵件營銷工具來格式化專業時事通訊和活動，則此建議也適用於標題和主題標題。您可能會忽略標題中的錯誤，但客戶不會。

另一個容易被忽略的地方是收件人的名字。許多人對看到自己的名字拼錯有強烈的反感。這可能會破壞交易，所以不要依賴你的記憶——檢查你的來源，以確保你的收件人姓名拼寫正確。如果您使用郵件合併功能，請務必確保您的數據庫不包含聯繫人姓名中的錯誤。

小心你對代詞的假設。現代代詞的使用可以很靈活。如今，許多人在他們的電子郵件簽名行中陳述了他們喜歡的代詞，因此您可以輕鬆確定您是在與她/她、他們/他們還是他/他交談。如果有人清楚地說明了他們的代詞偏好，那麼尊重他們是明智的。

要檢查您的信息是否清晰且思路流暢，請大聲朗讀。您會立即註意到任何尷尬或缺乏清晰度。

您的計算機可能能夠將您的消息讀回給您——檢查您正在使用的應用程序的“編輯”菜單中的“語音”命令。如果您的應用具有語音功能，請突出顯示您想听到的文本並選擇“開始講話”。閱讀時將視線從屏幕上移開，看看您的標點符號和語言選擇是否會引導計算機使用正確的音調。

大多數人不得不發送後續消息，說“糟糕，我打算將此文檔附加到最後一封電子郵件中”或“抱歉，該鏈接無效 - 這是正確的鏈接。”

這些都是容易犯的錯誤——但如果你花時間校對，它們也很容易避免。手動檢查電子郵件中的每個鏈接以確保其正常工作，並在發送之前驗證您要附加的所有內容。

另一個常見錯誤是在電子郵件中混淆數字。例如，您可能無法指定時區，忘記將金額從歐元轉換為美元，或者不小心指定了不存在的日期/日期組合——比如在 6 月 2 日實際到來時說出“6 月 2 日星期五”一個星期四。

這些都是容易犯的錯誤，但由此產生的混亂可能需要很長時間才能消除。如果您反復發送不正確的信息，可能會損害人們對您作為可靠信息來源的信任。

只需片刻即可快速瀏覽電子郵件中的數字和日期。

語氣可能很棘手。一個人認為專業的內容可能會讓另一個人感到簡潔和突然，而旨在溫暖和友好的信息在讀者看來可能是虛假的，甚至是諷刺的。這些差異是文化和個人的——如果你已經與接受者發生摩擦，他們可能不會傾向於讓你受益於懷疑。

如果您的消息中沒有包含任何閒聊，請添加一兩個短語。以令人愉快的形式打開和關閉您的信息，這些程序專注於您的讀者而不是您自己，例如“我希望你的家人一切都好”或“祝你下週的演講好運”。

好的編輯是要去掉一些東西——比如多餘的單詞或不必要的句子——而不是添加。校對時，尋找簡化和縮短信息的方法。

在電子郵件方面，越短越好。大多數消息可以通過將字數減少一半來改進。人們很忙，他們會簡單地忽略他們認為太長的消息。向人們展示你尊重他們的最佳方式是尊重他們的時間和注意力。

用簡單的詞代替複雜的詞。縮短長句。拆分長段落。對於電子郵件，最好使用每個不超過 100 個單詞的段落。

一句話的段落可以很強大。

如果您正在寫一封非常重要的電子郵件，請尋求幫助——例如向潛在客戶推銷、與供應商進行微妙的談判，或者您將在幾個月內發送給每個新訂閱者的歡迎信息。

第二個人可以在你的寫作中看到你永遠不會看到的東西，因為你總是會以你想要的精神閱讀你的文字。如果有辦法曲解您的信息或語氣，第二個讀者可能會發現它。

使用 Constant Contact 提供的模板和工具可以輕鬆發送專業電子郵件。遵循這些電子郵件校對技巧將確保您的業務始終看起來完美無瑕。