採購管理：最佳實踐操作指南

採購管理對於保持組織的供應充足至關重要。 從採購訂單到庫存管理，需要有一個流程來讓團隊配備必要的物資。

您如何管理採購訂單處理？ 讓我們來看看採購部門的來龍去脈以及採購庫存時要遵循的一些最佳實踐。

什麼是採購管理？

採購管理是從外部供應商處採購物品的過程。 它是採購、接收、審查和批准採購訂單的管理。 採購管理還包括管理與供應商的關係。

採購管理的關係部分是流程中最重要的方面之一。 雖然購買過程中的每一步都很重要，但如果沒有良好的工作關係，就會出現問題。 公司與供應商之間的關係越好，採購就越順暢。

人們必須將採購管理視為不僅僅是購買商品和服務。 採購過程包括研究材料和來源、確保按時交付、檢查它們的質量以及徹底的庫存管理和會計。

ProjectManager 是一款基於雲的工作管理軟件，可讓您在板、列表和甘特圖等多個視圖中管理您的採購，並實時跟踪您的採購。 實時儀表板可捕獲時間和成本等多個指標，並自動計算數據以幫助您監控採購。 立即試用 ProjectManager！

採購管理的好處

錢是底線，不注意採購管理的這些方面會對企業的底線產生負面影響。 採購管理將通過編譯文檔來幫助您進行採購管理，以顯示您的利潤高於您的支出。

• 降低成本：降低成本是公司可以從採購管理中獲得的最大收益。 這包括通過獲得最優惠的價格和條款來更有效地運行您的採購部門。 採購部門還可以利用可能會落空的保修和折扣。
• 降低風險：採購管理可以降低風險並確保您的供應鏈安全。 風險與供應商分擔，您可能會將風險轉移給能夠處理它的供應商。 採購部門還可以識別關鍵供應品並確保供應鏈安全。
• 軟件：通過使用識別供應鏈問題並提高效率的軟件，技術可以進一步增加您的採購管理。
• 供應鏈管理：供應鍊是商品和服務的流動。 供應鏈管理可幫助公司簡化其供應方活動，以幫助為客戶提供最大價值。 這使他們能夠在市場上獲得競爭優勢，從而帶來更可行的業務。
• 庫存管理：庫存管理是關於控制和監督企業的採購。 採購管理通過簡化庫存控制流程，幫助您定制審批以改善庫存。 這導致更高的效率和更低的成本。 看板庫存管理是控制這一點的一種方法。
• 供應商關係管理 (SRM)：關係是採購管理的關鍵。 這是為公司和供應商尋找利益的一種方式。 當供應商與企業合作並投資於長期關係時，兩者都會成為贏家。 因此，管理這些關係至關重要。 採購管理系統通過跟踪您的公司並將其連接到實時庫存數據來改善供應商關係。
• 質量管理：質量還可以通過設置質量目標績效水平並跟踪它們以確保它們得到滿足而受益。 耐用性和交貨及時性等指標可以提高產品的整體質量。

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採購週期步驟

在整個採購週期中，企業將做出需求確定、研究供應商、進行價值分析、審查流程、監控和評估訂單等等。

採購流程的七個步驟包括以下內容。

1. 創建採購申請

採購申請是用於採購商品或服務的內部文件。 採購申請可以用於業務運營或製造。 採購申請包括請求商品或服務的人的姓名和部門、請求日期、請求的產品或服務、項目描述、數量和價格。

2. 預算審批

預算是用於購買商品或服務的分配資金。 預算確保有足夠的資金用於該項目。 確定採購預算後，必須將其提交給有權批准採購的經理。

3. 創建一個 RFP

徵求建議書描述了工作，並就與該建議書相關的商品或服務徵求供應商的投標。 並非所有採購管理流程都包含 RFP，但它們是標準化與供應商的關係並以最優惠的價格獲得最高質量的好方法。

4. 供應商選擇

取回 RFP 後，您需要選擇供應商。 擁有供應商選擇記分卡可以幫助您通過詳細說明特徵、戰略一致性、業務政策以及您將使用或不會使用的任何限制來減少您的選擇。 一旦您有合適的供應商以符合您標準的成本、時間和質量來回答您的 RFP，您就可以進行談判，這將導致下一步。

5. 創建採購訂單

一旦您的供應商同意您的條款，就可以創建採購訂單 (PO)。 採購訂單是從買方到賣方的具有約束力的文件。 採購訂單和採購申請的區別在於後者是合同。 公司承諾按照採購訂單中的規定從供應商處進行採購。 採購訂單由公司創建，在購買之前製定，列出所需內容並包括建議的付款細節。

6. 發票審批

在您驗證採購訂單以確保它與您的 RFP 和任何其他與採購相關的文件（例如採購申請、收據等）並定義任何例外以確保沒有丟失重要信息之後，您可以攜帶採購訂單以設法獲得任何必要的批准。

7. 合同批准

與供應商的合同可以是長期的，也可以是固定數量的供應。 無論哪種方式，您都必須審查合同並確保所有各方都同意條款。 最好有一個標準化的合同來簡化這個過程。 在批准之前，請仔細閱讀，因為一旦簽署，這是一份具有法律約束力的文件。

採購策略和最佳實踐

制定採購策略可幫助您做出更有效的採購決策，並以雙方同意的條款按時交付優質商品。 公司可以採用多種採購策略來獲得這些好處。

一種是單一來源採購，即公司僅採用一種來源進行採購。 這需要一個致力於這種關係的供應商提供優質的服務。 大多數情況下，您在購買辦公用品時會發現這種策略。

採購週期是指公司從一組常規供應商處訂購，但外包較大的臨時採購。 採購拍賣用於短期項目以獲得最佳價格。 但是，在與供應商打交道時，有幾個核心策略適用於所有最佳實踐採購。

最後，您可以與為您提供最佳條款和定價的供應商合作，並建立牢固的關係。 全面質量方法 (TQM) 要求供應商提供越來越好的質量。 但無論您選擇哪一個，在處理任何供應鏈時都應該應用風險管理程序。

ProjectManager 如何幫助採購管理

ProjectManager 是一種軟件，可幫助簡化工作管理流程，同時連接混合團隊，無論他們位於何處或擁有何種技能水平。 買家可以監控他們的庫存並與該工具中的供應商聯繫以共享採購和發票文件。 可以設置通知以使每個人都保持最新狀態，以避免代價高昂的延誤。

使用看板提高生產透明度

讓您的製造變得透明，以確保您的團隊擁有他們需要的所有資源，以利用看板繼續滿負荷工作。 這種可視化工作流工具使管理人員可以了解製造過程，以便他們可以看到庫存何時低並要求供應商提供更多供應。

在幾秒鐘內生成報告

要更深入地了解該過程，可以使用一鍵式報告。 獲取有關時間表、狀態、時間、成本等的報告。 這些報告可以與供應商共享，以使他們了解情況並建立更好的關係。 可以過濾所有報告以僅關注您要跟踪的數據。

將無限的文件存儲在一個地方

ProjectManager 具有無限的文件存儲空間，可以成為您所有採購文件的中心樞紐。 可以設置安全性以允許供應商僅訪問對其工作至關重要的軟件部分，而其余敏感數據則受到保護和安全。

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