採購訂單和採購訂單流程解釋

您的大部分項目將在內部完成，但您可能還會與供應商和其他人簽訂合同以提供所需的材料或服務。 您如何確保貨物是您需要的類型、商定的數量以及滿足您財務限制的價格？

這些參數都是通過採購訂單商定的。 這是一種就項目所需的外部服務達成協議的方式，以確保您可以將它們安排到您的項目計劃中。

什麼是採購訂單？

採購訂單 (PO) 是買賣雙方之間具有法律約束力的合同，其中詳細說明了買方想要什麼以及賣方同意交付什麼。 這些細節包括價格、數量、交貨日期和付款條件。

採購訂單還包括一個採購訂單跟踪號。 根據您使用的系統類型，這有助於跟踪購買 - 從放置時間到交付和付款時間。

採購訂單起源於紙質文件，並且在許多行業中仍然以這種方式使用。 然而，隨著企業遷移到計算機，PO 也紛紛效仿。 有一些系統可以簡化採購流程，以幫助跟踪庫存和付款。

誰創建採購訂單？

較大的公司可能有專門負責監督採購訂單的採購部門。 較小的公司可能依靠運營經理、財務經理、辦公室經理甚至企業主來創建採購訂單。

特定團隊可以指定指定人員創建採購訂單。 例如，軟件公司可以任命辦公室經理來創建採購訂單，而財務公司可以任命財務經理來創建採購訂單。 公司如何設置其採購流程將決定誰創建採購訂單。

誰批准採購訂單？

誰批准採購訂單取決於給定公司的流程。 較大的公司可能已經充實了採購流程，其中包括來自特定地點和部門的批准。 例如，軟件公司可能會要求董事和首席財務官 (CFO) 批准採購訂單。

較小的公司可能會求助於首席財務官或首席執行官來批准採購訂單，這在某些情況下可能會減慢流程。

為什麼使用採購訂單？

採購訂單清楚地表明了買家想要從賣家那裡得到什麼。 它有助於避免在買家想要什麼、需要多少、成本是多少、交付時間和地點等方面出現任何混淆。 採購訂單用於保護買方和賣方。 例如，如果買方沒有按照訂單中的約定付款，或者賣方沒有履行訂單的詳細信息，他們可以通過法律途徑獲得他們的金錢、貨物或經濟補償。

當然，訴訟不是任何項目經理想要的。 因此，採購訂單作為法律文件，通過在雙方之間建立清晰的溝通來避免任何此類分歧。 它確保參與項目的每個人都同意採購的商品或服務。

實際上，採購訂單只是幫助跟踪訂單，這是必不可少的，因為項目發生變化並且必須重新分配資源以反映這些變化。

採購訂單的要素

採購訂單的細節各不相同，但都具有以下要素：

• 用於識別和跟踪訂單的採購訂單號
• 商定訂單時要捕獲的採購訂單日期
• 供應商信息，包括供應商名稱及其聯繫方式
• 買家聯繫方式
• 貨物或服務到期的交貨日期
• 運輸方式，如果貨物被運送到工作現場
• 任何運輸要求
• 訂單中包含的項目
• 每個項目的成本
• 整個貨件的總成本
• 購買總物品的稅金
• 付款截止日期
• 付款條件

您的業務可能需要更多詳細信息，這很好，但如果您的採購訂單中至少包含上述信息，則所有者和供應商受合同保護。 因此，為了在法律上保護各方，清楚地說明交易的所有細節並達成一致至關重要。

採購訂單示例

讓我們看一個理論上的採購訂單示例，以實際了解該流程的工作原理。 為此，我們將使用 ProjectManager.com 的採購訂單模板，您可以在此處免費下載。 想像一個建築工作，Acme Construction 意識到他們需要更多的刨花板。

他們聯繫他們的供應商 Joe's Lumber，並通過電話討論訂單。 Acme 就價格和交貨達成協議後，寫了一份採購訂單。 它們包括公司名稱和聯繫信息，為 Joe's 創建 PO 編號、日期和供應商 ID。

供應商聯繫信息

採購訂單的下一部分是供應商的聯繫信息，或者 Acme 的採購對象。 接下來是貨物的運送地點，在這種情況下是工作地點。 註明批准的交貨日期和運輸方式，在這種情況下是通過卡車。

付款詳情

以下是有關付款、到期時間以及是否有任何條款的詳細信息。 在這種情況下，只有在運輸信息中列出的聯繫人檢查並批准木材後，才能在交貨時付款。

訂單項信息

有一個貨物清單，顯示項目，描述它，數量，引用單價，然後是總行。 對於此訂單，只有一個訂單項，但可以有多個。 不管有多少，它們都是在加上購買稅後總計的。

附加信息

有一個框可以添加任何附加信息。 這可能是如何到達工作地點，貨物需要如何包裝等。對於這項工作，不需要額外的信息，該框可以留空。

簽名

最後，還有供應商簽名和採購訂單簽署日期的地方。 一旦簽署，這將成為具有法律約束力的合同。

採購訂單流程

採購訂單流程包括將其寫入到交付。 PO 流程分為以下幾個步驟。

1. 創作

發出採購申請後，通常由採購團隊或項目管理員生成採購訂單。

2. 批准

如果涉及的每個人都同意項目、數量、價格和交貨要求，則文件由同意條款的供應商簽名批准。

3. 派遣

採購訂單通過已接受的任何渠道發送給供應商。 這可以親自完成，通過紙質，通過傳真或電子郵件等發送。

4. 交貨

供應商交付採購訂單中列出的貨物。 在質量可以接受的情況下，如無缺陷或缺少物品，這些貨物將被審查和批准。 這通常由工作現場的管理員或採購經理完成。

5. 關閉

如果訂單一切正常，則會將批准發票發送至融資部門以進行付款處理。 付款後，採購訂單關閉。

採購訂單與發票

您可能聽說過可互換使用的採購訂單和發票，但區分兩者很重要。 採購訂單概述了買家有興趣購買的商品和服務，其中包括購買日期、買家詳細信息、訂單信息、交貨信息、付款條件和採購訂單號等詳細信息。 採購員向供應商發送採購訂單以幫助跟踪採購流程。

另一方面，發票充當供應商在訂單完成後立即發送給買方的付款請求。 除了列出交付的商品和服務外，它還概述了欠款金額。 發票通常包含識別號、供應商信息、付款詳情和應付金額。

在嘗試區分採購訂單和發票時，請記住以下主要區別：

• 採購員向供應商發送採購訂單以監控和控制採購流程
• 訂單完成後，供應商將發票作為正式付款請求發送給買家

採購訂單和發票都是重要的文件，概述了所購買物品的詳細信息。

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