資源管理：流程、工具和技術

資源管理是項目管理中最重要的方面之一。 項目資源包括執行項目任務所需的原材料、設備和人力資源，所有這些都必須在任何給定項目期間進行管理。

什麼是資源管理？

資源管理是計劃、調度和分配資源以完成項目的過程。 項目經理負責從頭到尾監督資源管理過程。 為此，他們需要使用資源管理工具和技術。

資源管理涉及創建計劃和流程以更有效地管理資源，您可以使用電子表格、文檔、項目管理軟件或三者的組合。

為了管理資源，您必須在整個項目中監控和跟踪它們的性能。 ProjectManager 是具有實時儀表板的工作和項目管理軟件，可幫助您監控項目資源。 無需設置，我們會自動收集六個項目指標並以彩色直觀的圖表顯示數據。 立即免費開始使用 ProjectManager。

資源管理流程

如上所述，資源管理是一個持續的過程，從項目規劃階段開始，一直持續到項目結束。 這被稱為資源管理生命週期，它由項目經理應該了解的四個階段組成，以正確管理項目資源。

• 資源規劃：一旦你定義了你的項目範圍，你需要估計每項任務需要哪些資源。 不要忘記計算管理變更和實施風險管理策略可能需要的資源。
• 資源調度：現在您可以使用項目資源，您需要確保這些資源隨時可用。 為此，您只需將資源計劃與整體項目計劃保持一致，並建立穩固的供應鏈。
• 資源分配：資源分配是一個持續的過程，簡單地定義為在正確的時間選擇正確的資源來完成項目任務。 例如，在創建資源計劃時需要優先處理一些關鍵任務。

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資源管理技術

項目經理在項目執行期間實施以下資源管理技術來預測、計劃、分配、平衡和優化資源。

1. 資源預測

項目經理必須盡最大努力估計項目所需的資源以及這些資源需求如何與組織的當前計劃相適應。 為此，您必須定義項目範圍以識別所有項目任務及其所需資源。

2.資源分配

資源分配包括評估可用資源、能力、資源計劃和需要完成的任務，以找到具有最相關技能的團隊成員，並確保他們在需要時擁有所需的所有項目資源。

3. 資源均衡

資源平衡的目的是評估您的團隊成員的技能並找到更好地分配資源的機會。 通過徹底了解您的團隊成員可以提供什麼，您可以根據他們的能力分配任務，以最大限度地提高資源效率。

4. 資源利用

仔細的資源規劃與資源跟踪同樣重要。 項目經理需要跟踪資源利用率，以發現任何未被有效使用的資源。 然後他們可以簡單地重新分配這些資源或更改資源管理計劃。

資源管理工具

這些是項目經理用來應用資源管理技術來規劃和監控項目資源的工具。

資源管理計劃

就像項目管理的所有其他方面一樣，當您安排資源時，您希望首先從資源計劃開始。 這是您構建管理流程的基石。 詳細列出您認為完成項目所需的所有資源。 越詳細越好。

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由於這是一個計劃，因此您需要讓其他人參與此過程，因為某些團隊成員可能需要超出您預期的額外資源。 確保包括必要和非必要的人員和設備。 最好對物品進行計劃而不是最終需要它們，而不是在最後一刻爭先恐後地購買昂貴的設備並支付高價。 簡而言之，資源規劃就是財務規劃。

資源分解結構 (RBS)

現在您已經有了完成項目所需資源的完整列表，您希望以某種方式對它們進行排序。 您可以根據招聘組織（如報告結構或團隊層次結構）或地理（如亞洲或非洲所需的所有團隊或設備）創建資源層次結構，也稱為資源分解結構 (或 RBS)。

這些基本層次結構應該包括人員，最好包括項目資金將用於的所有資源，但由您決定哪種類型的層次結構與您的項目相關。 請注意，RBS 不同於典型項目計劃中的工作分解結構，後者定義了與項目核心部分相關的任務。

責任分配矩陣

列出並整理好您的資源後，您就可以開始定義對完成項目任務或整個項目負有不同責任級別的資源了。 這稱為責任分配矩陣（或 RAM）。 在這裡，您可以明確整個項目的角色和職責。

您可以將其分解為誰負責執行哪些任務，誰擁有該任務，如果對任務有疑問，誰可以提供幫助，以及誰需要隨時了解該任務的進度。 許多 RAM 是帶有編碼字母的簡單圖表，根據 RACI 方法定義不同的問責功能。 R 代表“負責”，A 代表“負責”，C 代表“諮詢”，I 代表“知情”。 您可以根據組織的需要按個人或角色執行此操作。

資源直方圖

資源直方圖可用於為項目中需要留在循環中的任何人提供資源的可視化。 這是查看資源分配並註意是否過度分配或分配不足的一種快速簡便的方法。 然後，您可以快速處理過度分配的資源，並根據需要重新分配給工作量較輕的人。 然而，在一些項目管理軟件工具中，這不僅僅是一個簡單的視圖。 這是一個調度工具，用於根據可用性或過度分配或分配不足重新分配工作。

資源管理關鍵術語

為了更好地理解項目資源管理並了解如何制定有效的資源計劃，我們首先要分解通常與資源管理相關的不同術語和流程。 請記住，資源可以是人的或非人的，例如設備或辦公空間。 這是完成項目所需的一切成本。

資源過度分配

過度分配僅僅意味著當一個人被賦予過多的工作時。 他們無法在您安排或分配的時間內完成工作。 這可能會導致加班，從而影響預算，或者可能會阻礙甚至破壞項目。 平衡資源至關重要，因此您將需要一種方法來在項目的整個生命週期中始終掌握團隊的工作量。

要確切了解項目管理軟件如何幫助您管理資源，請觀看下面的短片。 甘特圖、工作量日曆、時間表和項目報告等功能相結合，可簡化您的資源管理體驗。 當這些功能上線時，您的所有數據都是實時的，因此您的資源更新始終是最新的。 學到更多：

資源依賴

資源依賴是指組織應避免將所有雞蛋放在一個團隊籃子中的理論。 也就是說，過度依賴一個團隊來完成核心工作，特別是如果它是一個外部團隊，可能會導致工作量阻塞和資源短缺。 您想要計劃避免對一個團隊或一種資源的不健康依賴來完成工作。

如果計劃的設備資源不可用，您可以通過跨多個資源分配工作或製定備份計劃來緩解這種情況。 您還希望確保您的資源不會因過度依賴或過度依賴一個或多個資源而受阻。 如果一個團隊成員有太多任務而沒有足夠的時間完成它，他們可能會阻礙其他人的工作。

請記住，並非每個資源都只在您的項目上工作，他們可能有其他工作分配給他們。 如果您要有效地管理資源，那麼您需要能夠查看他們所有的項目，而這正是資源平衡派上用場的地方。

ProjectManager 如何幫助資源管理

開發資源管理是為了管理項目中的資源，這需要了解資源可用性、工作量等。 ProjectManager 是一款工作和項目管理軟件，可為您提供實時數據，以便在管理資源時做出更有洞察力的決策。

使用交互式甘特圖規劃資源

資源和成本可以通過我們的甘特圖項目視圖中的任務來安排。 設置基線後，您還可以查看整個項目的計劃進度與實際進度，以便在資源出現問題時提前了解情況。 進度條告訴您根據計劃的工作量在特定任務上取得的進展。 如果你沒有達到你的基線，重新分配你的資源以保持在正軌上。

管理工作量並保持團隊高效

您的團隊是您最寶貴的資源。 您可以為團隊工作的任何地方設置團隊的可用性、工作日、假期和 PTO。 一旦它們開始工作，您就不想燒毀它們或讓它們閒置。 我們用顏色編碼的工作負載頁面讓您一目了然地了解您的團隊成員是否過度分配或分配不足。 平衡的工作量會帶來更高效​​、更快樂的團隊——更快樂的團隊會更有效率。

使用實時儀表板和報告跟踪您的資源

您已經計劃好資源管理，但在執行項目時，您必須監控這些資源。 如果您不關注您是如何使用資源的，您就有可能超出預算或錯過最後期限。 我們的實時儀表板自動收集實時數據並將其顯示在彩色圖表中，該圖表繪製了六個項目指標。 一鍵即可生成更深入地了解工作量、時間、成本等的報告。 所有報告都可以在您認為合適的情況下過濾並與利益相關者共享。

我們的軟件可幫助您規劃、管理和報告項目資源。 您可以分配和跟踪資源成本，查看您的團隊是否可以進行分配，並使用充當即時狀態報告的儀表板監控一切。 將管理資源所需的一切都集中在一處。

當你管理一個項目的資源時，有很多事情要懸而未決，這個過程可能會變得複雜和混亂。 但是，使用正確的在線工具，您可以非常準確地規劃、監控和報告您的資源。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可為您提供引導項目成功完成所需的工具。 自己試試吧。