記錄管理：快速指南

無論您管理的是傳統項目、敏捷項目還是混合項目，它們都有一個共同點：文檔。 根據方法，項目管理需要大量文書工作，這就是記錄管理如此重要的原因。

記錄管理有助於控制您當前的項目並為未來的項目做好準備。 讓我們定義什麼是記錄管理，探索記錄管理員的角色並概述記錄管理的生命週期。 閱讀本快速指南後，您將能夠更好地管理任何項目。

什麼是記錄管理？

記錄管理是創建項目記錄並正確維護和存儲它們。 這是一個系統過程，通過在整個項目執行過程中的組織、規劃和跟踪，人們可以訪問項目記錄以供將來使用。 記錄是概述與項目相關的詳細信息並需要監控以管理項目的文件。

在進行記錄管理時，您需要確定應記錄的信息類型以及記錄數據的過程。 您需要知道如何處理和收集記錄以及保留和存儲這些記錄的時間段。 還有與外部事件相關的處置或保護記錄。

生成項目記錄是記錄管理過程的一部分。 ProjectManager 是工作和項目管理軟件，具有實時捕獲項目數據的一鍵式報告。 生成有關成本、時間等方面的報告。 可以過濾所有報告以僅顯示您想要查看的信息。 由於我們無限的文件存儲，這些報告很容易與利益相關者共享並存儲在軟件中。 立即免費開始使用 ProjectManager。

如何維護項目記錄

創建合規要求文件對於概述項目團隊必須遵循的程序以確保每個人都合規是必要的。 需要一個檔案計劃來了解項目需要什麼樣的記錄。 應該有一種方法來收集所有記錄源中的過時文檔，以及一種捕獲和審計記錄的方法。 這包括一個可以監控和報告記錄的系統。

並非所有項目文件都是記錄。 根據項目管理，記錄是為表明已採取特定行動而保存的文件。 記錄管理系統是一種工具，可讓您對記錄和非記錄進行分類，例如重複和草稿。 記錄的示例包括項目要求、項目範圍、進度、預算、進度報告、合同等。

記錄管理員的角色

記錄經理是一個項目管理職位，這個人負責組織和管理與項目相關的物理和數字記錄。 記錄經理負責準確、安全和有效地管理項目接收和產生的信息。 並非所有項目都有記錄經理，在某些組織中，記錄經理也是項目經理。 它也可能屬於信息科學或管理角色、IT 經理或法規事務經理或檔案管理員。

根據項目和組織，記錄經理將建立和監督記錄管理系統。 他們還開發、維護、驗證和評估現有系統，根據需要生成各種報告，以徹底記錄項目的管理。

記錄經理通常是查詢和請求來自內部或外部客戶的信息的關鍵人物。 他們負責遵守財務、法律和行政要求和法規。 歸檔或銷毀記錄並確保保存的記錄可訪問也是他們的責任。

相關： Word 的免費 RFI 模板

記錄生命週期

記錄生命週期是記錄在其生命週期中所經歷的管理階段。 記錄生命週期分為三個主要階段：創建或接收、分發、使用和處置。 第一階段是記錄或記錄數據的複製或生產。 例如，生成報告、預算或項目範圍。

接下來是分發和使用階段。 創建記錄後，它會在內部或外部分發。 該記錄將在其生命週期的這個階段經常使用，並且應該易於訪問。 此階段的持續時間因項目類型而異，可能從數小時到數年不等。

最後階段是在規劃與剛剛完成的項目範圍相似的未來項目時銷毀或存檔記錄以用作歷史數據的處置。 在某些情況下，非活動記錄的保留期到期，標誌著它們的生命週期結束。 此時，記錄管理員將確定記錄是被銷毀還是歸檔。

記錄分類

可以通過多種方式對記錄進行分類，以幫助組織記錄。 出於我們的目的，我們將研究適用於物理和數字記錄的三種記錄分類。

1. 企業記錄：這些記錄與日常業務活動相關，在大多數企業中都很常見。 它們可以包括從團隊管理、利益相關者參與、採購、銷售和合同等方方面面。
2. 行業記錄：這種類型的記錄也很常見，但僅適用於特定行業。 就項目管理而言，它們是該行業獨有的記錄，在其他業務中是找不到的。
3. 法律保留記錄：法律顧問或合規人員強制要求，政府或企業要求保留一定時間的記錄稱為法律保留。 它們與合規審計或訴訟相關的問題。

相關：法律項目管理 - 快速指南

管理物理記錄

雖然項目管理與大多數行業共享從物理記錄到數字記錄的過渡，但在大多數項目中仍然存在必須管理的物理記錄。 雖然數字文件可能更容易共享和存儲，但可以通過正確的文件管理技巧有效管理物理文件。

物理文件佔用空間並且可能很昂貴。 在某些情況下，您需要選擇保存哪些文件。 確保你沒有歸檔任何多餘或不必要的東西。 對於您歸檔的記錄，請確保它們的命名方式一致。 將志同道合的文檔放在一起，例如一個項目的所有文書工作。 這將使您更容易找到您要查找的內容。

當您對文件進行排序時，您還希望通過進行中和完成來分隔它們。 例如，已完成的項目可以放在一個文件櫃抽屜中，而仍在進行中的項目應該收集在另一個抽屜中。 創建子文件夾以更好地組織您的文件，即使您更喜歡物理記錄，製作重要文件的數字副本也沒有什麼壞處，因為您有備份。

電子檔案管理

然而，大多數企業將擁有數字文件。 您如何管理您的電子記錄？ 首先，您必須擁有一個可以定期備份的系統，以防出現可能刪除或損壞您的數據的技術問題。 這包括災難恢復計劃。

至於存儲，您可以在線、近線（在部門文檔管理系統中）或離線維護您的文件。 當然，在線可能很昂貴，而安全性取決於您使用的服務。 當文件在線時，您可以從任何有互聯網連接的地方立即訪問它們，這對於遠程工作很有用。

在線和近線存儲可以成為保存記錄的安全場所。 磁帶和光學介質上的脫機存儲可能會在不經意間降級，並且總是存在不斷變化的技術會導致您的文件無法訪問的威脅。

記錄管理和 ISO

ISO，即國際標準化組織，是國家標準機構的全球聯盟。 它是一個非政府組織，包含世界上許多國家的標準。 ISO 15489 記錄管理是第一個全球記錄管理標準，於 2001 年發布並被 50 多個國家和 15 多種語言採用。 審查和諮詢歷時三年，修訂版於2016年發布。

該標準的核心概念和原則包括有效管理記錄的記錄、記錄系統、政策、責任、監控和培訓。 它適用於所有類型的業務和技術中記錄的創建、捕獲和管理。 它可在 ISO 網站上出售。

ProjectManager 如何幫助進行記錄管理

如果您正在尋找一種可以組織、監控和報告您的項目的數字工具，而且還可以作為一個不受限制的安全記錄管理系統，那麼您需要 ProjectManager、工作和項目管理軟件。 我們的在線工具可以生成和存儲您管理項目所需的記錄，並在規劃下一個項目時訪問它們。

使用在線甘特圖記錄計劃和預算

您項目的一些最關鍵的記錄是概述您的日程安排和預算的計劃。 我們的交互式甘特圖使您可以輕鬆組織您的工作，鏈接依賴項以避免瓶頸，並設置基線以在您執行計劃時實時測量您的項目差異。 甘特圖很容易與整個團隊共享，在可視化時間軸上顯示整個項目，然後可以保存下來，以便在規劃下一個項目時提供重要指導。

在強大的列表視圖中管理記錄

甘特圖是允許您使用所需工具管理記錄的多個項目視圖之一。 有看板、工作表和日曆視圖。 甚至還有一個列表視圖，可以輕鬆捕獲所有項目記錄，查看項目狀態，甚至附加文件和評論，以促進與辦公室或遠程工作的團隊更好地協作。

擁有一個用於項目記錄的中央樞紐，它兼作您用來管理和執行項目的工具，可以幫助您更有效地工作。 我們的全局搜索功能可讓您通過文件、項目、任務等快速輕鬆地找到您要查找的內容。 實時獲取結果，這意味著您正在查看當前正在發生的事情，而不是過去的快照。 添加工作流程自動化、任務批准、資源管理等，使我們的軟件成為滿足您所有項目管理需求的一站式服務。

ProjectManager 是屢獲殊榮的工作和項目管理軟件，它將混合團隊在一個協作平台上與一個事實來源聯繫起來，讓每個人都能更好地協同工作。 組織工作、監控進度和報告績效，使用我們無限的文件存儲保存您的所有項目記錄。 加入 NASA、西門子和雀巢的團隊，他們正在使用我們的軟件取得成功。 立即免費開始使用 ProjectManager。