遠程項目管理：最佳實踐快速指南
已發表: 2022-08-23在項目管理開始時，每個人都在物理上一起工作。 但工作管理不再集中在一個屋簷下。 人們現在比以往任何時候都更喜歡遠程工作。
遠程團隊是混合團隊，他們使用不同的工具和技能在不同的地點工作。 項目經理如何讓他們保持協作和高效？ 遠程項目管理和項目管理軟件，就是這樣。
什麼是遠程項目管理？
遠程項目管理是項目經理連接遠程和混合團隊並確保每個人共同努力實現項目目標的方式。 從這個意義上說，它與管理任何項目沒有什麼不同，只是您遠程執行項目。
管理遠程團隊會帶來傳統項目經理不需要考慮的獨特挑戰。 這就是為什麼遠程項目經理使用在線項目管理工具來虛擬連接物理上遙遠的人的原因。 最近的事件證明，使用遠程項目管理，許多行業可以生存，甚至蓬勃發展。
與其他方法不同，遠程項目管理是靈活的。 它不遵循嚴格的集合或規則，儘管它適用於傳統方法和敏捷方法。 它甚至可以支持混合工作管理，將不同的工作風格結合起來並使其兼容。
ProjectManager 擁有多個項目視圖和實時數據，讓混合團隊無論身在何處都感覺像是在一起工作。 任務列表組織項目和您的個人工作，此外，您可以設置優先級並查看狀態以了解您是否按計劃進行。 團隊可以對任務發表評論，以實現更好的協作。 立即免費試用 ProjectManager！
遠程項目管理的好處
正如最近發生的事件所表明的那樣，遠程項目管理的好處是它可以保持正常運行。 也就是說，由於項目管理工具使他們能夠在家工作，許多企業能夠繼續經營下去。 不過，重要的是，遠程項目管理還有其他優點。
任務管理
遠程項目管理工具讓團隊能夠掌控自己的工作，並讓管理人員能夠透明地監控他們的工作，而不會妨礙他們。 計劃工具可以為他們分配詳細描述的工作。 然後，團隊可以管理他們的積壓工作併計劃衝刺。 這會導致更有能力的團隊，並創造良好的士氣、更好的保留率和生產力。
具有成本效益
如果您有一個遠程團隊，那麼您將節省辦公空間和公用事業費用。 這些節省可以用於發展業務或團隊的薪水。 說到團隊，他們也受益。 他們不再需要在通勤上花錢，無論是公共交通還是汽油以及汽車的正常磨損。
工作與生活的平衡
作為一個完全遠程的團隊或混合模式工作可以提高士氣。 一個快樂的團隊是一個富有成效的團隊。 無論您在管理層和員工之間解決什麼問題，都肯定對雙方都有利。 更少的旅行意味著更多的時間在家陪伴家人。 這也可以幫助您在比以往任何時候都更遠的地方招募人才。
報告和反饋
通過更好地報告進度和績效，遠程團隊的項目管理在透明度方面表現出色。 溝通是雙向的，來自團隊的反饋也是持續改進流程的有力方式。 遠程協作可以建立更牢固的聯繫，而報告可以幫助做出更好的決策。
遠程項目管理的挑戰
遠程團隊的項目管理不是靈丹妙藥。 存在項目管理挑戰，以及項目管理之外的挑戰。 有些行業即使願意也無法遠程工作。 但那些確實有幸在辦公室結構之外工作的人仍然會遇到障礙，無論他們採用何種項目管理方法。
合作
雖然有一些協作工具可以將人們聯繫起來，但有些人認為，當團隊實際在同一個房間時，協作總是會更好。 文本、聊天和其他消息傳遞工具缺乏細微差別，而且常常令人困惑。 使用語音或視頻會議是一種解決方案，但即使它們與團隊並肩工作也不相同。
相關： 2022 年項目管理趨勢：展望未來
生產率
正如您可能已經猜到的那樣，遠程項目管理的每個積極因素也可以被視為消極因素。 例如，當團隊在家工作時，生產力可能會受到影響。 有一些不在辦公室的干擾，比如盤子、孩子等等。
團隊建設
創建團隊很容易，但建立團隊聯繫和建立信任卻很難，即使他們在同一個空間工作。 當您不親自在一起時，對於混合團隊和客戶來說，這可能會變得更加困難。 團隊建設可能會發生，但可能會更難並且需要更長的時間。
組建遠程項目團隊
要將小組聚集在一起，請按照下列步驟操作：
- 了解您正在使用的遠程結構類型。
- 找到合適的候選人。 當然，那些技能與您的需求相匹配的人，但您也需要善於溝通并快速響應事物的人。
- 確保你的指導方針和期望是明確的，包括工作時間、簽到頻率、時間跟踪、目標、誰有權做什麼等。
- 通過虛擬會議、聊天等方式與團隊保持聯繫，以保持團隊之間的聯繫。
- 確保您擁有一個可靠的渠道，每個人都在使用該渠道進行直接聊天、公告和反饋。
- 擁有適合項目團隊的協作工具，無論他們身在何處，都可以一起工作。
- 擁有諸如時間表之類的管理工具，以使您的團隊對他們在任務上花費的時間負責。
遠程項目團隊的類型
有各種類型的遠程團隊。 您必須決定哪些適合您的公司文化並滿足您的員工需求。 一般來說，遠程項目團隊分為三種類型。 它們如下：
完全遠程
正如您從名稱中所期望的那樣，一個完全遠程的團隊是一個每個人都在家工作或在該地區甚至不同時區的不同辦公室工作的團隊。
雜交種
混合團隊是一種團隊成員分散分佈的團隊，一些成員在辦公室一起工作，而另一些則在家里或不同的辦公室工作。
靈活的
靈活或靈活的團隊可以在家中或辦公室工作，也可以在他們與管理層之間的協議確定的同一地點工作。
如何管理遠程項目團隊
當您組建了遠程項目管理團隊並定義了他們的工作結構後，真正的工作就開始了。
- 您需要做的第一件事是召集遠程團隊開會，並在項目規劃時為他們設定明確的期望。 希望您已經聘請了能夠在遠程工作時自我管理的團隊成員，但無論如何，每個人都需要了解自己的角色和職責。 RACI 矩陣可以提供幫助。
- 每一天都應該從簽到開始。 人們可以解釋他們已經做了什麼，以及他們希望在接下來的一天裡做什麼。 這是確保每個人都了解他們的任務的好時機。 溝通渠道應保持暢通，但每日站立會議是一個不錯的起點。
- 雖然您希望擁有能夠自我管理的自我啟動者、團隊成員和獨立團隊成員，但該項目仍然需要流程來管理工作並保持高生產力。 無論您喜歡或適合該項目的任何方法都可以，但要確保團隊中的每個人都知道它是什麼，它是如何工作的，以及他們應該多久更新一次狀態。
- 您需要支持您的遠程團隊。 當沒有像在辦公室那樣持續不斷的面對面互動時，團隊成員會感到孤立和被遺棄。 這會導致士氣低落和團隊成員不開心，這不是你想要的。 想辦法與他們保持聯繫，無論是每週一次的一對一會議，還是讓他們知道他們正在被傾聽的其他方式。
- 最後，您需要有一個混合工作管理工具來連接團隊，無論他們身在何處、他們的技能水平或部門是什麼，以允許他們與他人聯繫並使用他們想要完成工作的工具。 基於雲的工作管理工具有助於打破距離障礙，因此尋找一種足夠靈活的工具來為項目經理和團隊成員服務。
最佳遠程項目管理工具
市場上有很多遠程項目管理工具。 有些人在連接混合團隊和促進更高效的工作管理方面比其他人更好。 以下是一些更好的遠程項目管理工具的候選清單，可幫助您連接混合團隊以進行生產性工作管理。
專案經理
ProjectManager 是一個基於雲的工具，它通過實時數據、文件共享、任務級別的評論以及標記項目團隊中的任何人並使他們參與對話的能力來促進遠程項目管理。 您可以通過電子郵件分配任務和管理通知，也可以在工具中讓每個人都了解情況。
多種工作方式
有多個項目視圖允許每個人按照他們想要的方式工作。 管理人員可以使用項目計劃工具（例如在線甘特圖）提前創建結構化計劃，該工具過濾關鍵路徑並設置基線，以便在執行項目時跟踪計劃的工作量與實際工作量。 然後可以與利益相關者和整個團隊共享甘特圖。
強大的團隊協作功能
團隊可以處理比收集工作更多的任務列表。 它們顯示優先級、狀態、可以將文件附加到任務、添加評論等等。 還有看板來可視化工作流程和日曆視圖。 所有項目視圖都同時更新，因此沒有人使用舊數據。
實時數據
無論團隊在何時何地工作，項目經理都可以監控進度和績效。 實時儀表板不需要及時配置。 他們自動收集項目數據、處理數字並顯示圖表和圖形，以顯示項目差異、成本等。 一鍵式報告更深入地了解數據，並且可以過濾並與利益相關者共享。
鬆弛
Slack 是一種連接團隊的溝通工具。 您可以為團隊、部門等創建特定頻道。有一對一的聊天以及視頻和語音會議。 這是一個很好的工具，可以讓每個人都在同一個頁面上工作，即使他們從未見過面。
谷歌工作場所
Google Workplace 是一種幫助團隊協作的工具。 有一套應用程序可以讓每個人保持聯繫，例如 Gmail、Google 日曆、Meet 和 Drive，其中包含可供團隊共享和使用的免費文檔、電子表格和演示軟件。
特雷羅
Trello 是一種管理項目和幫助團隊協作的方式。 它使用看板模型進行任務管理並與其他應用程序集成。 如果您正在尋找僅看板的解決方案，這可能是適合您的工具。
遠程項目管理最佳實踐
要記住的一些項目管理技巧是，無論您是完全遠程還是混合，在說明項目目標和您將使用的過程時，您必須保持透明。 這使團隊與您保持一致，並有助於激勵他們。 當為即將到來的工作日明確說明議程時，每天以站立會議開始並沒有什麼壞處。
狀態報告是遠程項目管理的命脈。 團隊需要讓項目經理保持最新狀態，項目經理需要能夠與團隊進行清晰的溝通。 當團隊成員不在同一個屋簷下時，很容易失去聯繫。 保持強大的溝通紐帶是保持遠程項目管理正常工作的原因。 您希望團隊成員知道他們需要做什麼，並且項目經理必須對來自團隊的反饋保持開放態度。
擁有一個事實來源對於保持遠程項目管理的團隊管理在沒有代價高昂的延遲的情況下繼續前進至關重要。 如果團隊正在處理一組數據而項目經理有另一組數據，那麼問題就在眼前。 擁有基於雲的遠程項目管理工具意味著可以在所有項目視圖之間共享實時數據，以使每個人都能夠處理最新信息。
ProjectManager 是一款屢獲殊榮的遠程項目管理軟件，可以組織工作並為全球和公司的混合團隊提供便利。 它的多個項目視圖允許團隊按照他們想要的方式工作，並且經理可以獲得他們需要的報告工具來監控資源、進度和績效，以保持項目的正常進行。 立即免費試用 ProjectManager！