如何編寫推動響應的提案請求 (RFP)

作為營銷人員，您有很多事情要做，無法獨自管理所有事情。 此外，有些任務無法或無法手動管理。 在某些時候，您將需要與提供工具或服務的其他企業合作，以幫助您更有效地完成工作。 這就是提案請求的來源，使您能夠吸引可以幫助您實現業務目標的潛在供應商。

如果您以前從未寫過徵求建議書 (RFP)，您可能不知道如何開始或需要包含哪些內容。 好消息是，我們隨時為您提供幫助。 本指南將引導您完成編寫成功的提案請求以推動最可行的供應商做出響應的過程。 讓我們開始吧。

如何編寫推動響應的提案請求：

什麼是徵求建議書 (RFP)？

提案請求或 RFP 是提供供應商完成項目所需滿足的要求列表的文檔。 通常由需要找到合適的技術解決方案或專業服務的企業發出，它作為公開邀請供應商提交他們的建議。 這使他們能夠吸引潛在的供應商，這些供應商可以為他們提供所需的工具，或者他們可以將部分工作外包給他們。

正確獲取提案請求至關重要，因為它詳細說明了供應商為贏得投標而必須滿足的所有標準。 因此，它使您能夠從最相關的供應商那裡收集建議，從而更容易地為您的業務決定合適的供應商。

編寫提案請求的 8 個步驟

那麼，如果提案請求如此重要，您該如何編寫呢？ 查看以下步驟開始編寫您自己的提案請求。

1：定義項目、範圍和預算

從明確定義項目是什麼開始，並了解供應商將在其中扮演的角色。 換句話說，在你寫你的提案請求之前，對你需要從供應商那裡得到什麼有一個正確的想法。 討論您需要供應商做什麼、應該如何完成以及理想情況下應該需要多長時間才能完成。

此外，您還需要談談您願意為該服務或平台花費多少。 這為您的 RFP 提供了堅實的基礎，因為您清楚地知道自己在尋找什麼。

2：提供介紹

現在您已經清楚地知道您要尋找什麼，是時候寫一篇介紹來解釋您的項目和期望了。 介紹應該能夠幫助潛在供應商了解您的 RFP 的目的以及他們需要幫助您實現什麼。 這也是解釋您是否面臨任何挑戰以及供應商如何幫助您克服這些挑戰的好機會。

除了這些基礎知識之外，您可能還想包括有關您的項目的其他信息。 這可能是詳細信息，例如您打算何時開始項目以及項目將運行多長時間。 介紹應有助於潛在供應商更好地了解您的需求，以便他們可以評估滿足這些需求的能力。

3：解釋你的公司和項目的歷史

接下來，是時候向供應商介紹您的公司了。 向他們簡要介紹一下您公司的歷史、您從事的工作以及您正在進行的項目。 談論您的品牌價值、歷史和其他重要的背景信息。 此信息應該能夠幫助供應商了解您的市場以及您的業務目前所處的位置。

請記住，許多潛在供應商以前可能從未聽說過您的公司。 通過讓他們了解您作為品牌的身份，讓他們輕鬆做出明智的決定。 然後他們可以使用這些信息來評估他們是否適合您的需求以及他們是否願意與您合作。

4：描述您的要求

現在是最重要的部分，您可以在其中準確描述您對供應商的需求。 提供有關您正在尋找的服務或解決方案的具體詳細信息，以幫助您實現目標。 請務必包括詳細信息，例如您正在尋找的經驗水平（在服務解決方案的情況下）。 對於軟件解決方案，您可能還希望包括詳細信息，例如根據您的團隊規模需要的訪問級別。

在本節中盡可能具體是很重要的，這樣潛在的供應商就可以知道他們是否提供了您需要的解決方案。 這將幫助他們決定是否應該發送提案，讓您立即過濾您的選項以從最合適的潛在客戶那裡獲得提案。

例如，如果您正在尋找一家社交媒體營銷機構，您可能需要一家可以負責內容規劃、製作和調度的機構。 此外，您甚至可能需要他們代表您管理您的社區。 在這種情況下，不提供社區管理的機構可能會選擇避免發送投標，因此您無需浪費時間查看他們的提案。

或者，假設您正在為三人團隊尋找社交媒體管理工具。 而且您希望能夠在一個地方計劃您的內容、安排您的帖子、監控您的評論和分析結果。 這樣，只有那些能夠滿足上述要求的供應商才會發送提案供您審查，以便您立即篩選您的選項。

5：給出提交說明

計劃發送提案的供應商應該知道如何回應您的提案請求。 確保您就提案中應遵循的結構以及需要包含的內容提供了明確的說明。 當所有提案都以類似的方式格式化時，您將更容易處理信息和評估它們。

例如，您可能要求他們包含一定數量的標題。 或者您甚至可以要求他們在每個標題下提供一份要點列表。 此外，您還可以要求他們發送之前工作的樣本、案例研究和演示，以更好地評估他們的工作質量或平台功能。

6：包括您的選擇標準

同樣重要的是，您要包括一份詳細的標準列表，您將使用這些標準來評估提案。 這讓供應商了解他們將如何被評估，以便他們能夠了解他們中標的機會。 因此，只有最合格的供應商才會響應您的提案請求，使您更容易對選項進行分類。

提供有關您的優先事項、基本要求和偏好的詳細信息，以便供應商確切地知道您在尋找什麼以及如何定位他們的產品。 例如，您可以優先考慮專門從事營銷服務以外的內容製作的機構。 基本要求可能是規劃和執行社交媒體營銷活動的能力，而您可能更喜歡與某個行業的公司有合作經驗的機構。

7：指定 RFP 時間表

此外，讓所有相關人員了解您的目標時間表也很重要。 您預計什麼時候會收到回复？ 何時會公佈選定的供應商？ 確保包括這些關鍵的截止日期，這樣供應商就不必在您還沒有做出選擇時繼續聯繫您以獲取更新。

除了這些，您還希望包括您的項目開始時間和結束時間。 了解這些時間表將允許供應商在選擇響應之前計劃他們的時間表並評估他們的可用性。 這對雙方都有利，因為您不想最終與最終無法幫助您按時完成的供應商合作。 此外，供應商將能夠了解他們是否可以在考慮他們當前的工作量時適合您的項目。

這對於尋求服務解決方案的 RFP 尤為重要。 請記住，根據您的要求的詳細程度，您需要相應地調整您的時間表。 如果供應商必須提供非常詳細的建議，他們可能需要更多時間來計劃他們的回應。

8：校對、修改、上線

現在您已經寫下了所有重要信息，是時候校對您的提案請求了。 查看拼寫錯誤和語法錯誤以及可能難以理解的複雜句子。 您希望給人留下專業和值得信賴的印象，同時避免任何誤解的機會。

除了基礎知識之外，請確保您在尋找可能對項目時間表有害的錯誤。 例如，截止日期中的拼寫錯誤可能會導致您失去潛在的供應商，因為他們無法滿足要求，或者在收到您的建議書時出現嚴重延遲。 或者，項目預算中缺少 0 可能意味著失去因薪酬太低而拒絕投標的潛在供應商。

進行任何必要的修改並仔細檢查 RFP 以確保其專業和清晰。 然後您將能夠最終開始您的提案請求。

編寫有效 RFP 的最佳實踐

除了簡單地遵循上述步驟之外，還有一種方法可以確保您的 RFP 獲得應有的響應。 遵循這些最佳實踐來編寫有效的提案請求。

• 保持簡單易懂

為避免溝通不暢的可能性，請確保您使用潛在供應商可以理解的語言。 您可能希望減少使用行業術語並使用簡單的英語，同時仍保持其專業性。 盡量避免冗長的連續句子，而是將它們切成更短、更短的句子，更容易處理。

• 充分利用標題和要點

與大塊文本相比，標題和要點使您的 RFP 更易於理解。 充分利用它們來分解您的提案請求並使其更易於掃描。

• 盡可能詳細

不要錯過可以幫助潛在供應商更好地了解您的項目和要求的重要細節。 當供應商清楚地知道您正在尋找什麼以及他們將扮演什麼樣的角色時，他們更有可能以正確的建議作為回應。

提案請求示例

仍然不確定您的提案請求應該是什麼樣子？ 讓我們看一下典型 RFP 的示例，以便您更好地理解。

徵求建議書：六月佳釀的社交媒體服務
2022 年 12 月 16 日
發行單位：June's Vintage
聯繫人：June Phillips
[電子郵件保護]
(445)917-3069

介紹

June's Vintage 是一家經營復古服裝的零售店，它正在接受尋找可靠機構代表我們管理社交媒體的建議。目的是：

• 發展我們的社交媒體社區。

• 持續吸引我們的觀眾。

• 在領先的社交網絡（Instagram、Facebook 和 TikTok）中保持強大的品牌影響力。

此提案請求的目的是找到一家能夠提供最佳整體價值並取得令人矚目的成果的社交媒體機構。我們希望運行三個月的測試項目，之後我們可能會決定建立長期合作夥伴關係。

背景

我們的複古業務成立於 2007 年，此後在整個費城建立了強大的客戶群。我們的大多數顧客都是當地的時尚愛好者，年齡在 25 到 50 歲之間，並且在店內購物。然而，隨著我們擴展到在線購物渠道，就有機會將這種覆蓋範圍擴展到本地以外。事實證明，這具有挑戰性，因為我們在社交媒體上的影響力相當有限，而且我們缺乏時間和專業知識來在社交媒體上積極吸引我們的受眾。

項目概況

我們希望能夠在三個主要社交媒體平台（Instagram、Facebook 和 TikTok）上始終如一地發帖並與觀眾互動。因此，我們正在尋找可以在以下方面幫助我們的機構：

• 使用發布日曆創建可靠的社交媒體策略。

• 根據發布日曆開發新鮮的內容創意並負責內容創作。

• 代表我們安排和發布帖子。

• 監控並回复客戶評論。

• 開展為期一周的廣告活動以吸引新的關注者/客戶。

我們的預算是每月 2,500 美元，根據可提供的服務水平，還有一定的靈活性。理想情況下，我們希望聘請具有與小型零售店和當地企業合作經驗的代理機構。

提交指南

所有提案必須使用以下格式創建（項目符號列表將受到高度讚賞）：

• 執行摘要

• 業務背景

• 突出您的獨特賣點

• 提供相關經驗，使您能夠勝任該項目

• 擬議的可交付成果和服務的詳細信息

• 請注意您將用於完成必要任務的社交媒體管理工具

• 不是內容將如何與我們共享以供批准

• 包括您的費率

• 參考資料和/或案例研究

• 提供為以前的客戶創建的社交媒體內容樣本

• 與您的代理機構合作的附加條款和條件

請在 2023 年 1 月 30 日之前將您的提案以 .pdf 格式提交至[email protected]。

評估標準

June's Vintage 將使用以下標準來評估提案並選擇合適的供應商：

• 至少 24 個月提供全方位服務社交媒體解決方案的經驗

• 對上面強調的要求的響應

• 服務費率競爭力

• 過去/現在客戶的推薦

• 用於執行必要任務的工具和技術

時間線

June's Vintage 預計將根據以下時間表完成 RFP 和項目：

• 發出征求建議書 – 2022 年 12 月 16 日

• 提交提案的截止日期 - 2023 年 1 月 30 日

• 供應商選擇日期 – 2023 年 2 月 15 日

• 合同和其他項目討論的定稿——2023 年 2 月 20 日

• 項目開始日期 – 2023 年 3 月 1 日

• 初始項目完成 – 2023 年 5 月 31 日

開始您的第一個提案請求

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