需求收集：快速指南

想像一下，您正在領導一個新的 IT 項目，該項目涉及建立一個從網絡到服務器的呼叫中心。 呼叫中心本身將容納數百個工作崗位，並將彌合客戶與產品之間的差距。

像這樣的大項目有很多要求，作為項目經理，您要跟踪所有要求。 需求收集是需求管理過程中的一個步驟，包括收集、記錄和分析項目需求。

我們將從需求收集定義開始，然後我們將研究您可以使用的流程和工具。

什麼是需求收集？

需求收集或需求獲取是確定項目所有需求的過程。 項目需求主要有兩種類型，業務需求和技術需求。

業務需求定義了組織將通過項目完成什麼，而技術需求則解釋了項目必須如何執行。 它們是在項目生命週期的啟動階段收集的，但項目經理需要在整個項目時間線中監控它們，因為它們可能會發生變化。

項目管理軟件可以幫助收集需求。 ProjectManager 是一個基於雲的工作和項目管理軟件，可以組織您的需求。 使用我們的任務列表項目視圖來收集、優先排序和分配您的項目要求。 此外，一旦進入我們的軟件，它們就會通過實時儀表板和報告功能進行實時跟踪。 立即免費開始使用 ProjectManager。

真正有效的需求收集和管理從項目一開始就開始了，並且必須回答以下問題：

• 項目時間表有多長？
• 誰將參與該項目？
• 需求收集過程有哪些風險？
• 我們理解項目需求的最終目標是什麼？
• 我們的技術和業務要求是什麼？

這聽起來很簡單，但它非常重要。 一旦項目團隊收集了需求，就應該將它們編譯成需求文檔。

什麼是需求文檔？

需求文檔用於解釋產品需要什麼。 它定義了產品願景以及在項目結束時必須如何實現它。 不過，它沒有詳細說明如何交付。 更多的是把產品放在上下文中，比如為什麼需要這個產品或者它正在解決什麼問題。 不包括它如何做到這一點的細節。

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為什麼需求收集很重要？

記住回到您管理的上一個項目。 暴露了哪些風險？ 你用完了哪些資源？ 是否存在任何範圍蔓延或預算失誤？ 總的來說，這些缺點對整個項目有什麼影響？

截止日期、範圍、成本超支——如果一開始就沒有正確的需求識別，所有這些元素都會受到影響。 產品的設計問題將受到影響，並且會出現開發延遲。 最終，由於預算超支，您的產品將無法獲得最佳成功。

需求收集過程

那麼，您如何以最有效和最易於管理的方式收集需求呢？ 通常，需求收集由幾個離散的步驟組成。

1. 任命和分配

首先要做的事情是：誰會告訴每個人你是項目經理？ 確保那個人理解為什麼這個角色如此重要——每個人都必須向你提供所有項目更新，因為你將充當項目進展的知識中心。

您還需要確定誰是關鍵利益相關者。 這些將是頭腦風暴、分析、批准或拒絕項目更新的人。 他們通常由客戶、團隊負責人、部門經理、董事會成員、業務合作夥伴或製造商組成。 他們將在整個項目的進展中擁有最多的發言權。

2. 提出要求和麵試

接下來，您需要採訪您確定的所有利益相關者。 問他們以下問題：

• 您對此產品更新的願望清單上有什麼？
• 你對這個項目的最終目標是什麼？
• 你希望這個產品能做什麼，它還沒有？
• 首先是什麼讓您對這個產品感興趣？
• 哪些變化會說服您將此產品推薦給其他人？
• 你需要什麼工具才能使這個項目成功？
• 您對這個項目過程有什麼顧慮？

3. 收集和記錄

把一切都寫下來。 寫到寫不動為止。 記錄每一個答案，並創建一個易於訪問的存儲庫，如果其他人需要參考在需求收集階段收集的任何信息，他們可以訪問該存儲庫（已批准）。

當您在項目結束時回顧所實現的目標、完成的更新、添加的功能和修復的錯誤時，該文檔不僅會有所幫助，它還將有助於管理利益相關者的期望，並讓團隊成員保持專注併步入正軌。

4. 列出所有假設和要求

這是過程的核心。 一旦您記錄了每個人的目標和期望，您就可以創建一個可操作、可衡量和可量化的需求管理計劃。

在此階段，您將回答：

• 項目時間表有多長？ 制定您的時間表，然後在該時間表上製定您的要求。 如果某些要求取決於依賴關係，這將有所幫助。
• 誰將參與該項目？ 會是整個設計和開發團隊，還是只是其中的幾個？ 哪些團隊成員將可用？ 哪些團隊成員專門研究項目將要解決的問題類型？
• 需求收集過程有哪些風險？ 定義所有假設，並記錄所有可能影響您的需求的風險。 了解您的假設通常分為三類：時間、預算和範圍。 它們的範圍從假設 PTO、假期和病假到假設利益相關者將及時提供反饋。
• 我們理解項目需求的最終目標是什麼？ 什麼是基於時間的目標、預算目標和範圍目標？ 是否會更直接地與競爭對手在市場上競爭？ 是解決客戶問題還是修復錯誤？

通過以清晰簡潔的方式回答上述所有問題，您將準備好向利益相關者展示您的需求的完整地圖。

5. 監控進度

一旦您提出的需求獲得利益相關者的批准，您將在項目時間表和流程中實施它們。 此時，您需要確保有一種方法可以監控和跟踪所有團隊的所有需求，以確保風險觸發器保持在低水平。

您還需要使用這些數據向利益相關者報告項目進度，向部門經理提供反饋，並確保項目從時間、範圍和預算的角度來看都在正軌上。

需求收集技術

既然我們知道什麼是需求收集並且我們已經探索了需求收集過程的步驟，那麼您將希望有很好的來源來獲取它們。 主要來源是利益相關者，例如客戶、用戶等。 其他來源可能包括專家、分析師和有關競爭對手的信息。

一旦確定了來源，就可以應用許多技術來收集需求。 這是一個迭代過程，沒有任何一種需求收集技術能夠單獨完成這項工作。 您需要使用盡可能多的數量。 以下是一些最重要的需求收集技術。

用例場景

用例是解釋用戶將如何在您的產品上執行任務的文檔。 它是從用戶的角度編寫的，並按步驟完成，包括：誰在使用產品，他們想從產品中得到什麼，用戶的目標，他們為完成任務而採取的步驟以及產品如何響應他們的行為。

頭腦風暴

與一組參與者進行頭腦風暴會議，只要他們認為產品很重要，他們就可以對產品說任何他們想說的。 讓一名輔導員帶領小組，組織他們的反應並確定他們的優先順序。 從解釋頭腦風暴會議的目標開始，讓小組提供盡可能多的想法，不要批評或辯論，完成後收集所有信息。

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思維導圖

思維導圖是另一種收集想法的方式。 它涉及創建思維導圖，首先將中心思想放在頁面的中心。 然後使用線條、箭頭、對話氣泡和不同的顏色來顯示中心主題和由此產生的想法之間的聯繫。 它允許與您的中心思想相關的想法有機地發展。 它顯示了不同的事實是如何相關的。

需求收集工具

在項目結束時，分析和理解成功或失敗的能力完全取決於您用來記錄所有內容的工具。

因此，正如我們所提到的，在您開始之前，您將需要一個用於所有文檔的存儲庫。 也許這是一個文件共享系統，多個用戶可以從同一服務器訪問所有文檔。 或者您需要的工具包括一個時間跟踪系統，您可以使用它來分析每個團隊成員在以前項目的某些領域上花費的時間，以了解他們在這個項目上可能需要多長時間。

下載需求收集模板以幫助您的項目流程也是有益的。 這將幫助每個人與業務需求、用戶需求和系統需求保持一致。

無論工具是什麼，確保可以從多個位置、在多台計算機上訪問它，無論每個相關人員駐紮在哪裡。 您將希望讓每個人都盡可能輕鬆地通過所有渠道進行交流、發送更新和提供反饋。

需求收集模板

無論使用何種技術或其組合來收集需求，您都需要將它們收集到一個文檔中。 模板是收集需求等的好工具。 ProjectManager 是與項目的任何方面相關的免費模板的在線中心。 這裡有一些可以幫助您收集需求。

需求收集模板

第一個免費模板是我們的 Word 需求模板。 有一個封面可以將收集到的需求與其他項目區分開來，還有一個地方可以跟踪對文檔的任何修訂。 然後你可以描述這個項目，它的目的、範圍和時間表。 利益相關者甚至還有一個空間來捕捉他們的想法。

利益相關者分析模板

說到利益相關者，我們免費的 Excel 利益相關者分析模板將幫助您識別和管理您的利益相關者。 您可以使用此免費模板來描述項目涉及的利益相關者、他們與項目的關係以及承諾程度，這有助於您計劃如何管理他們。

項目計劃模板

最後，您將不得不獲取所有這些信息並使用它來製定您的計劃。 我們免費的 Word 項目計劃模板可幫助您確定工作範圍並將其簡化為可管理的任務。 還有管理團隊工作量的空間。 項目計劃模板收集所有需求並將其付諸實踐。

ProjectManager 幫助滿足需求

任何偉大項目的關鍵是從一開始就收集所有需求。 這需要一種跨所有渠道的無縫通信方法和一個可以無限期保存數據的存儲庫。 ProjectManager 提供的工具不僅使這成為可能而且變得簡單。 使用我們基於雲的軟件，您和您的團隊可以託管無限量的文檔，以便您可以在任何時間存儲來自人們的任何請求。

在交互式甘特圖上規劃您的項目

需要具有時間跟踪系統的跨功能甘特圖嗎？ 我們的軟件託管混合工具，可以隨著您的項目向前發展而調整。 我們的甘特圖完成了甘特圖所熟知的一切，甚至更多。 您可以篩選關鍵路徑並設置基線以跟踪計劃工作與實際進度之間的差異。

使用多個項目視圖

我們的軟件具有多個項目視圖，因此您在甘特圖上的計劃會在整個工具中更新，無論是看板、任務列表、工作表還是日曆視圖。 無論身在何處，每個人都可以按照自己的意願工作並進行實時交流。

協作到核心

ProjectManager 非常適合希望在多個位置以更高透明度進行溝通的團隊。 使用我們的軟件，您可以通過添加關鍵利益相關者或團隊成員的評論來輕鬆有效地協作。 此外，被任命者可以安排任務並發出警報，以確保客戶得到良好管理並且時間表保持不變。

我們的平台是您項目的唯一真實來源。 電子郵件通知和應用內提醒讓您隨時了解評論和進度。 實時儀表板和一鍵式報告可提供您需要的實時數據，以便您做出富有洞察力的決策以交付成功的項目。

跨多個團隊收集和管理需求並非易事。 確保團隊成員和利益相關者無論如何都是最新的。 ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助團隊跨多個渠道進行有效協作。 從今天開始免費。