項目需求管理：快速指南

每個項目都有需求，這意味著每個項目經理都應該準備好需求管理計劃。 這是如何運作的？ 假設您的組織正在建設一個新的配送中心，據報導它將帶來數百個新工作崗位。 它將包括新員工、新的人力資源人員和新設備。

但是，如果沒有來自各個方面的洞察力——您的客戶支持專家、利益相關者、團隊成員和客戶群——您如何知道項目要求是什麼才能使配送中心取得成功？

這就是為什麼需求管理是一個需要掌握的重要方面，因為它對項目的長期成功至關重要。

項目管理中的要求是什麼？

在項目管理中，需求是為了成功完成項目而必須完成的一組任務或條件。 它們可以包括產品特性、質量、服務甚至流程。 這些要求的目的是確保資源和公司的長期目標在項目結束時保持一致。

掌握這些項目管理要求對於管理和執行項目至關重要。 ProjectManager 是具有無限文件存儲和實時通信功能的軟件，可作為滿足您所有項目要求的中心樞紐。 使用我們的列表視圖快速查看您的所有項目要求，但我們的多個項目視圖中的任何一個都可以隨時隨地訪問文件。 如果文件更新，每個人都會收到電子郵件和應用內警報通知，因此只有一個事實來源。 立即免費開始使用 ProjectManager。

項目要求的類型

一般來說，需求可以分為三種方式：業務需求、解決方案需求和涉眾需求。

業務需求

業務需求是實現項目的業務的總體需求。 屬於此類別的需求是與組織的長期目標保持一致的更基礎的長期需求。

解決方案要求

解決方案需求更加以產品為中心，並深入挖掘。 它們可以是功能性的或非功能性的，它們確保產品的最終結果滿足產品需要做的和產品應該做的。

就像我們上面的示例一樣，解決方案需求可能包括功能需求，例如銷售團隊使用新 CRM 完成工作所需的適當工具的實施。 如果 CRM 工具還包括內容營銷日曆以協助營銷團隊，則非功能性要求是必要的，但這不一定是必需的。

利益相關者要求

利益相關者要求描述了簽署里程碑、生產工作、最終確定可交付成果等的關鍵人員。 他們可以是客戶、團隊成員、業務合作夥伴或關鍵領導。 它需要一個頑強的項目經理來確保所有相關利益相關者的需求在整個項目中得到很好的平衡。 這對於良好的利益相關者管理至關重要。

什麼是需求管理？

需求管理是記錄、分析、跟踪、確定優先級和驗證項目需求的過程。 簡單來說，項目經理必須從所有利益相關者那裡收集需求，然後創建需求管理計劃。 需求管理計劃將作為指南，列出所有項目需求並定義滿足這些需求的指南和程序。

然後，一旦項目開始，項目管理團隊必須確保項目活動和可交付成果與先前定義的項目要求保持一致。

需求管理是一項持續的活動，項目經理必須與利益相關者溝通，以跟上對原始需求所做的任何更改。 對項目要求的任何更改都應使用已定義的更改管理策略進行適當控制。

需求管理計劃 (RMP)

有一個需求管理計劃或 RMP 很重要。 該計劃通常包括以下清單：

• 利益相關者的角色和責任：這些角色是否已經確定？ 對於每項任務，是否分配了一個負責人來監控風險和管理日常工作？
• 需求管理流程：是否已在所有部門和利益相關者中引出、記錄和理解它們？
• 定義您的需求類型：功能性和非功能性需求是什麼？
• 映射您的需求工件：這可以包括用於利益相關者審查的補充文檔。
• 優先考慮要求：並非每個要求都同等重要。 如果一個需求有很多依賴項，那麼它會在列表中移到更高的位置，以確保它不會阻礙許多其他任務。 但如果這是一個獨立的需求？ 然後它可以被取消優先級。
• 使其可追溯：到目前為止，良好的需求管理最重要的組成部分之一是可追溯性。 跟踪您的需求可以讓利益相關者和團隊成員深入了解需求存在的原因、進行了哪些更改以及需求是否完整。
• 合併編號或版本控制系統：這是為了幫助利益相關者和團隊成員了解每個里程碑發生了多少修訂，並確保最新的始終是正在處理的版本。
• 制定溝通計劃：正如我們之前提到的，最好盡可能透明並記錄所有內容。 當需要審查項目在哪裡做得最好以及在哪裡遇到問題時，這將有所幫助。 溝通計劃還可以鼓勵員工參與，並管理對利益相關者和團隊成員的期望。

5 個步驟的需求管理流程

儘早列出您的需求可以打破用戶與開發人員、利益相關者與團隊成員、公司與客戶之間的溝通障礙。 讓我們討論收集這些需求的過程。

1. 需求獲取

與任何規劃良好的項目一樣，您將通過採訪和調查其他人的需求和項目需求來開始規劃過程。 這可能是您的整個利益相關者名單、客戶支持團隊、銷售人員及其需求或您的客戶的縮編。 這個過程稱為需求獲取，是收集項目需求的第一步。 使用我們的免費需求收集模板開始。

2. 需求文檔和理解

寫下所有內容並記錄產品規格，以便其他團隊成員從一開始就了解項目範圍。 這部分過程稱為需求文檔和理解。 你能得到的越詳細越好。

3. 儘早並經常溝通

使您的需求文檔易於跨部門翻譯。 即使他們從未與您會面，他們也應該從一開始就清楚地了解項目要求和範圍。 包括來自利益相關者和內部會議的更新筆記，以便每個參與的人在看到更新展開時感覺好像他們已經接受了項目。

了解您的假設

如果您了解項目中的假設，則可以更好地平衡項目中的需求。 假設通常圍繞三件事：時間、預算和範圍。 管理您的需求時的假設可能如下所示：

• 忘記考慮假期、PTO 和病假
• 未考慮工具是否可操作或是否需要維修
• 假設利益相關者將在里程碑期間及時提供反饋

4. 監控和跟踪需求

在整個項目中，確保您在所有團隊級別上監控和跟踪您的需求，確保在每個階段都保持較低的風險。 您還可以使用這些數據來確保項目從時間、範圍和預算的角度來看都走上正軌，這樣您就可以在審查里程碑時向主要利益相關者報告您的發現。

5. 項目執行期間的需求管理

需求通常不是由組織中的一個部門管理； 他們的管理範圍從戰略規劃到投資組合管理、項目管理、項目管理和持續改進部門。

在整個項目過程中管理您的需求的好處有五個：它有助於降低成本，可以提高項目質量，有助於減少完成項目所需的時間，降低風險，並且可以使您的範圍管理計劃有效。

如何確保滿足要求？

在每個里程碑以及最後，您都必須與利益相關者一起審查項目，這一點很重要。 進行事後審查，檢查面試問題和項目結束清單以收集最終信息。 您還可以提出其他問題以獲取新信息。 這可以包括：

• 您覺得項目過程順利嗎？ 是還是不是？
• 在這個項目過程中可以改進什麼？
• 你從這個項目過程中學到了什麼？
• 您建議我們在未來的項目中包含哪些內容？

在項目結束時，一切都與可追溯性有關。 如果您可以回顧一個需求並查看它所經歷的所有更改以及它是如何完成的，那麼您和您的團隊就可以判斷它是否是一個真正的解決方案。 您還可以了解它是否有任何相關的非功能性需求。

了解項目的結果及其要求圍繞著管理整個項目生命週期的可追溯性，以便您可以在之後徹底審查它。

ProjectManager 幫助進行需求管理

任何偉大項目的關鍵是盡量減少意外。 使用需求管理，目標就是：創造一個以溝通為主題的環境，每個人都在同一個頁面上，所以驚喜是有限的。 ProjectManager 提供的工具不僅使這成為可能而且變得簡單。

使用我們基於雲的甘特圖，您和您的團隊可以從一個視圖查看整個項目計劃，包括其所有依賴項。 需要編輯需求？ 我們的甘特圖易於編輯，可以適應任何變化，使其可追溯。

ProjectManager 非常適合希望以更高透明度進行全面溝通的團隊。 借助甘特圖、看板和任務列表等多種視圖，您可以通過主要利益相關者或團隊成員的評論輕鬆協作。 此外，當一名團隊成員更新任務時，通知會在正確的時間發送給正確的人。

跨多個團隊管理需求並非易事。 確認所有參與您的項目的人都在同一頁面上，無論如何。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的軟件，致力於幫助團隊跨多個平台進行有效協作。 立即註冊我們的 30 天免費試用。