如何在項目管理中跟踪資源可用性

項目是有計劃和安排的，但這只是真正工作的序言。 執行項目以在不超支預算的情況下按時完成項目需要項目經理了解資源可用性。 它是更大的資源管理過程的一部分。

資源是用於交付項目任務的任何東西，包括材料、設備、人工等。 我們將討論不同類型的項目資源，為什麼它們對項目管理如此重要，以及資源管理軟件如何幫助您管理資源可用性。

什麼是資源可用性？

資源可用性是了解執行項目需要什麼、何時需要以及在什麼情況下需要。 能夠協調交付項目所需的資源是項目成功按時完成並保持預算的關鍵。

弄清楚如何分配和分配資源是任何有效資源管理計劃的一部分。 首先，項目經理需要知道項目需要哪些資源。 這說起來容易做起來難。

然後，您必須了解所有資源，從您的團隊將使用的工具到您將組建的團隊。 有了完整的資源列表後，您必須像拼圖一樣將它們組裝起來以適應您的日程安排，以便在您需要時交付它們。 否則，將會出現代價高昂的延誤。

帶有資源管理工具的項目管理軟件對於規劃和安排資源至關重要。 ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，具有強大的甘特圖，可以組織您的資源並將它們連接到您的項目任務。 您可以鏈接所有四種類型的依賴關係以避免延遲，甚至可以過濾關鍵路徑以幫助確定工作的優先級。 設置基線時，您可以捕獲資源計劃並可以實時跟踪它，將計劃工作量與實際工作量進行比較。 了解您的資源可用性並按時完成。 立即免費開始使用 ProjectManager。

項目資源類型

項目資源的清單幾乎是無窮無盡的，但它們可以分為有形和無形兩類。 有形資源是物質意義、人、地點和事物。 無形資源不是物質，例如能量、士氣、時間、信息等。

這並不意味著這種二分法定義了所有項目資源。 有些東西很難分類，例如，金錢。 它是有形的，因為你可以把它拿在手里數一數。 但它也是無形的，因為它的價值取決於發行它的國家。

因此，項目資源需要更多細節才能充分定義。 在管理項目時，查看分為以下七類的資源會有所幫助：人員、信息、材料、工具、能源、資金和時間。 讓我們定義這些術語中的每一個，並提供一個示例來說明它以便更好地理解。

人們

這些是您的人力資源，例如您組建的執行項目的團隊。 據說，人是您最寶貴的資源。 這是有原因的。 沒有你的團隊，其他六類資源都是惰性的。 你可以擁有世界上所有的錢和一套很棒的工具，但如果沒有工作人員，你所擁有的只是一個貧瘠的工作場所。 花時間組建一支具備實現目標所需技能和經驗的團隊。

信息

您和您的團隊完成項目所需的知識也是一種資源。 無論您是必須培訓他們，還是他們帶著已經學到的技能組合來參與項目，這些信息對於項目的成功都是非常寶貴的。 信息可以是一切，從了解如何使用執行任務所需的工具到了解項目的流程和方法。 信息是靈活的，團隊也必須如此。 隨著事情的變化，每個人都必須迅速適應。

材料

材料很容易理解，因為它們是有形的。 這些對像用於項目的執行，可以是任何東西，從建築中的磚塊和砂漿到在更抽象的環境中工作時的紙和鉛筆。 但通常，材料與更具體的項目相關，例如建築或製造。 這些行業必須處理供應鏈管理和材料採購，這為資源可用性增加了另一層。

工具

工具是另一種有形資源。 不過，它們會在項目的整個生命週期中使用，而不僅僅是在執行階段。 工具範圍廣泛，從建築和製造工具（例如錘子和重型機械）到硬件和軟件。 幾乎所有項目都使用計算機，而所使用的軟件更適合項目類型。 無論哪種情況，工具都是任何項目的必要資源，它們的可用性是交付項目成功的關鍵。

活力

許多人可能不會在所需資源列表中包括能源，但它是必不可少的。 能量可能意味著將項目中使用的工具和機器運行到使您的團隊富有成效的工具或軟件的能量。 對於大多數項目，能源是電力。 它運行您的計算機，這是軟件開發等的工作場所。 但是建築甚至一些製造項目需要其他類型的能源，無論是汽油還是柴油。 確保您擁有不間斷的能源至關重要，並且應該成為任何資源可用性規劃的一部分。

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錢

每個人都知道，如果沒有資金，項目就會陷入困境，但資金通常不包括在資源可用性計劃中。 但是，當然，在項目能夠向前推進之前，您需要利益相關者的資金支持。 如果您沒有獲得適當的資金或預算管理不當，該項目將無法繼續。 有了錢，幾乎任何資源你都可以獲得更多，但沒有錢，你就會陷入困境。

時間

時間是一種您可以管理但永遠無法控制的資源。 項目管理沒有超時，因此準確地安排您的資源在您需要時出現是資源管理的另一個重要方面。 將您的項目放在時間表上是查看整個項目從頭到尾並從截止日期開始倒推的好方法，以確保您可以在規定的時間內完成所有工作。 時間是普遍的，它會影響每個項目，但它是此列表中更難以捉摸的資源之一。

為什麼跟踪資源可用性很重要？

能夠跟踪資源能力是管理資源的關鍵。 如果您不知道您的資源在哪裡，那麼您就無法在需要時將它們送到需要的地方。 這就是計劃、安排和優化項目資源如此重要的原因。 否則，您就是在浪費項目資源，這會浪費您的時間和金錢。

有許多方法可以跟踪資源可用性。 三種比較常見的方法是資源調度、資源規劃和資源優化。 使用這些來幫助您監控您的資源，以便您可以更有效地應用它們。

資源調度

資源調度用於最有效地將資源分配給任務或項目。 其中一部分是安排資源完成項目所需的開始日期和結束日期。 這些日期基於資源容量和可用性。

資源規劃

資源規劃是關於確定項目所需的資源以及如何獲取和分配這些資源。 這在項目管理中是正確的，但當您必須在多個項目之間共享資源時，這也是項目組合管理的關鍵部分。

資源優化

資源優化是指確保人力資源和非人力資源的可用性與項目進度相匹配的方法。 實現這一目標的一些技術包括資源平衡（調整開始和結束日期）、資源平滑（將需求保持在預算範圍內以避免添加更多資源）和反向資源分配（從最後一個或最關鍵的任務開始並從那裡向後安排）。

如何使用 ProjectManager 管理資源可用性

ProjectManager 是在線項目管理軟件，可為您提供實時規劃、管理和跟踪資源的工具。 我們的軟件具有時間表，可讓您跟踪您的人工成本並查看團隊任務的完成百分比。 還有多個項目視圖，例如任務列表、看板等，它允許您的團隊按照他們想要的方式工作，同時管理人員可以透明地了解他們的流程。 管理人員可以識別潛在的瓶頸并快速重新分配資源，以保持團隊滿負荷運轉。

使用工作負載圖表監控團隊的工作負載

規劃和安排您的資源只是第一步； 您還必須跟踪它們。 使用我們的軟件，您可以列出您團隊的技能和可用性，包括 PTO、休假和全球假期，這使得入職更容易，任務分配也更輕鬆。 當您切換到顏色編碼的工作負載頁面時，您可以一目了然地看到誰過度分配了。 只需直接從圖表中重新分配他們的任務以平衡他們的工作量，從而使您的資源更有效率。

使用實時儀表板跟踪資源利用率

另一個跟踪項目資源的工具是我們的實時儀表板。 它不需要像輕量級軟件那樣耗時的配置。 我們的實時儀表板會立即收集實時數據，並自動將其顯示在易於閱讀的圖形和圖表中。 您可以跟踪時間、成本等。 只需單擊儀表板即可獲得項目或投資組合的高級視圖。

如果您想要比實時儀表板上可用的更多詳細信息，可以輕鬆生成大量關於項目狀態、投資組合狀態、差異、時間表等的報告。 每個報告都是可自定義的，因此您可以過濾數據以僅顯示您想要查看的內容。 此外，所有報告都可以以各種格式輕鬆共享，以使利益相關者了解情況。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，它使團隊能夠實時計劃、管理和跟踪他們的工作。 除了資源管理之外，還有任務管理和風險管理功能都在一個協作平台上，該平台連接跨部門和時區的團隊。 加入使用我們工具的 Avis、雀巢和西門子的團隊。 立即免費開始使用 ProjectManager。