什麼是項目管理中的資源日曆?

已發表: 2022-08-23

管理項目不僅需要計劃和預算,還需要調度。 雖然可交付成果應在項目時間表的特定時間點到期,但要按時完成這些可交付成果需要使用資源日曆安排人力資源。

為了做到這一點,了解什麼是資源日曆、它在項目管理中的使用方式以及項目管理軟件如何幫助提高調度過程的效率非常重要。

什麼是資源日曆?

資源日曆是一種工具,可確保您的項目團隊在您需要他們執行任務時可以工作。 它顯示誰有空以及項目經理何時可以將他們分配給任務。

為您的團隊提供可用的工作日很重要,但擁有每個團隊成員的個人資料也很重要。 該配置文件通過允許項目經理快速查看誰可以做什麼來協助資源日曆。 換句話說,個人資料顯示了技能和經驗。

項目管理軟件不是手動跟踪資源,而是幫助您管理資源。 ProjectManager 是項目管理軟件,可讓您實時跟踪資源。 項目經理可以通過我們的工作量圖表查看他們的團隊分配了多少任務。 如果您過度分配團隊中的某個人,請直接從工作量圖表重新分配他們的任務。 保持團隊的工作量平衡可以提高他們的工作效率並保持高昂的士氣。 立即免費開始使用 ProjectManager。

ProjectManager的工作量圖表
ProjectManager 可幫助您平衡工作量,以保持團隊滿負荷工作。 學到更多

項目管理中資源日曆的目的是什麼?

資源日曆是項目經理必不可少的工具,因為他們允許他們提前計劃,因為他們知道他們分配的團隊成員可以按預期執行任務。

這可能看起來並不重要,但是如果您正在處理一個稍微複雜的項目,您需要知道資源在您需要時是可用的。 不僅如此,通常還有多個使調度更加複雜的依賴關係。 高水平地管理您的資源是成功交付項目的關鍵。

事實上,項目經理可以計劃他們的資源並發現該項目是不可行的。 最好在計劃階段就知道這一點,而不是在你投入工作之後。 您最不想做的事情是在執行階段發現由於資源限制您沒有能力處理項目。

但這並不一定意味著擱置該項目。 項目經理有選擇; 他們可以調整項目範圍、進度、資源分配和成本,以找到可行的前進道路。 但如果不使用資源日曆,這幾乎是不可能的。

資源日曆不僅是更有效地分配任務的工具,而且還有助於跟踪設備和員工。 資源日曆的一項功能包括跟踪每個團隊成員在任務上花費的時間量的時間表。 還有工作量圖表來平衡團隊的工作量並保持他們的生產力。 甘特圖有助於跟踪資源成本以保持預算。

資源日曆的另一個用途是,如果您正在管理共享資源的項目集或項目組合,它會很有幫助。 資源日曆可幫助項目集或項目組合經理識別共享資源,這使他們更容易跨多個項目進行計劃。

資源日曆中應該包括什麼?

如果這聽起來像資源日曆做了很多,那麼,它確實。 資源包括完成項目所需的任何東西,例如人員、設備、材料等。 這需要管理很多,但資源日曆是一個多方面的工具,旨在處理這些不同的職責。 以下是資源日曆中包含的內容,在整個項目生命週期中,所有這些都應該在項目經理的指尖。

團隊成員信息

當您加入團隊時,請確保將他們的信息添加到資源日曆中。 如果您需要在緊急情況下聯繫他們,這可以是一般聯繫信息,例如手機號碼。 但是您還需要創建他們的技能和經驗的檔案,因為這些信息在決定將誰分配給什麼任務時至關重要。

材料、設備和其他有形資源

雖然您的團隊是您最寶貴的資源,但他們並不是您唯一的考慮因素。 可能需要考慮材料、設備和其他有形資源。 您需要注意他們的成本以及他們的可用性,或者您的供應商何時能夠發貨,這樣您就可以確保團隊在需要時擁有他們需要的東西。

日程

識別您的資源只是管理它們的開始。 現在,是日曆的時間了。 資源日曆需要規劃項目何時需要資源。 只有這樣,一切都會在正確的時間出現在需要的地方。 資源日曆可以是每天、每週或每月,具體取決於項目和項目經理。

每日工作量信息

資源日曆通常會為您的人力資源分配任務和時間表,並創建工作量信息。 這是一個顯示每個團隊成員分配的圖表。 它是一個關鍵工具,可讓您平衡團隊的工作量以提高生產力,而不會讓他們筋疲力盡。

資源日曆與項目日曆

當然,資源日曆並不是項目管理中唯一使用的日曆。 還有一個項目日曆。 但它們是同一回事嗎? 兩者都是在項目的規劃階段開發的。 我們已經註意到資源日曆顯示了可用性,當資源在不同項目之間共享並且包括人力資源和非人力資源時,它們很有幫助。

項目日曆可幫助您確定團隊的工作日和班次。 如果您的團隊的帶薪休假 (PTO)、假期和工作日不透明,就不可能正確安排您的項目。 項目日程表可以由您需要的任意數量的項目日曆組成,所有這些都可以根據需要進行更新。

如您所見,資源日曆和項目日曆都很相似,但並不相同。 資源日曆比項目日曆更具動態性,因為資源日曆的更改可能很頻繁。 項目日曆更加固定,因為假期和周末不一定會改變。

使用資源日曆的好處

資源日曆是您的資源計劃和更大的資源管理計劃不可分割的一部分。 它是在項目的規劃階段開發的,並設置了協調一切以滿足您的交付期限的方式。 使用資源日曆有什麼好處? 這裡有一些例子。

更好的資源調度

安排您的資源是滿足您的日程安排的關鍵。 資源日曆允許項目經理提前安排完成任務所需的所有資源。 必要時甚至沒有一種資源會延遲項目並增加成本。

為您的團隊平衡工作量

如上所述,您團隊的工作量是一種平衡行為。 您希望他們以盡可能高的效率工作,但不要過度工作,以免他們精疲力盡,團隊士氣陷入低谷。 資源日曆允許項目經理一目了然地看到誰被分配了什麼,如果存在不平衡,他們甚至可以重新分配工作量。

改進資源跟踪

您的資源可能分佈在不同的團隊中,這是資源日曆的另一個好處。 它提供了一個集中的地方來跟踪您的項目或投資組合資源,以獲得完整的可見性。

使用 ProjectManager 製作資源日曆

ProjectManager 是具有資源管理功能的在線項目管理軟件,包括資源日曆。 我們的資源工具集成到一整套項目管理功能中,使項目經理能夠計劃、監控和報告項目的每個階段。 所有這些都可以實時完成,以實現更有效的資源管理。

創建資源可用性日曆

為了讓您的團隊的可用性可見,在他們入職後要做的第一件事是從您的頭像的下拉菜單中選擇假期選項。 假期彈出窗口允許用戶選擇個人、國家和全球假期和工作時間。 現在您知道安排時誰有空。 假期將在工作負載頁面上顯示為黃色。

當您開始分配任務時,會出現一個彈出窗口,例如甘特圖,顯示每個團隊成員的實時可用性。 完成任務後,團隊成員就知道他們在做什麼。 當他們更新工作時間時,這些信息會立即反映在整個軟件中。

帶有分配彈出窗口的 ProjectManager 甘特圖
平衡你的工作量

您可以通過訪問工作負載頁面來確保團隊的任務是平衡的。 您所做的所有假期設置都將反映在工作負載圖表中。 團隊成員工作時間的顏色編碼細分使您可以輕鬆查看誰在度假以及誰需要更多任務或更少任務。

如果您單擊團隊成員的姓名,您將看到他們所有任務的下拉菜單。 您還可以過濾圖表以顯示所有任務或隱藏它們。 其他過濾選項包括日期範圍、特定項目或搜索欄的使用。 平衡工作量很容易; 單擊該框,一個彈出窗口將允許您將任務重新分配給另一個團隊成員。

帶有重新分配彈出窗口的 ProjectManager 的工作量圖表
查看實時儀表板和報告中的資源

儀表板是項目進度和性能的高級概述。 它會自動實時更新並顯示包括工作量圖表在內的六個項目指標,讓您可以概覽團隊的分配情況。 這是一個帶有顏色編碼的條形圖,用於顯示已完成、待辦事項和過期工作。 與其他資源管理工具不同,我們的儀表板無需設置。

要深入研究數據,請使用我們的可定制報告。 有八種不同的報告,從時間表到可用性、工作量和差異,以及項目狀態和項目組合狀態。 您可以過濾報告以僅查看特定日期範圍內的信息,例如,查看時間表、工作量和可用性,以便更好地安排您的資源。

ProjectManager 的儀表板與工作量圖表的特寫

我們還提供強大的甘特圖來規劃您的日程安排和資源。 設置基准後,您可以添加計劃資源成本並使用實時數據來跟踪實際資源成本。 這使您可以生成項目差異報告或在甘特圖上跟踪您的人力和非人力資源成本。 您可以控制在整個項目生命週期中檢查資源。

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如果您仍然對研究資源管理主題感興趣,我們的網站上有很多。 除了作為強大的項目管理軟件外,我們的網站還是所有項目管理的在線中心。 我們每週發布多個博客,並提供教程視頻、指南、白皮書、案例研究等等。 這裡有一些文章可以擴展我們的資源日曆主題。

  • 資源管理終極指南
  • 資源計劃模板
  • 2022 年最佳資源管理軟件

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