識別和克服項目管理中的資源限制

已發表: 2022-08-23

資源是執行項目計劃所需的——人員、設備和材料。管理這些資源是您交付成功項目的一部分。

項目計劃中的每項任務都將附加項目資源，例如人員、時間和預算。因此，您必須知道它們的可用性來安排它們。這是一種資源約束，項目經理必須學習如何管理這些約束，以保持項目向前發展。

什麼是項目管理中的資源約束？

資源約束是與項目資源相關的任何限制和/或風險。識別這些資源管理約束是在項目規劃階段發生的基本資源規劃活動。資源限制是可能使您的項目脫軌並阻止成功交付的障礙。

約束影響項目生命週期的各個方面。事實上，項目管理中最常見的約束被稱為三重約束；時間、成本和範圍。項目有預算（成本）、截止日期（時間），項目經理必須確切地知道項目將包括什麼（範圍）。

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資源限制通常與成本相關。項目預算決定了你組建的團隊的經驗和技能，以及你可以獲得的非人力資源。

這就是為什麼可用性是資源限制的重要組成部分。如果在項目期間不管理資源可用性和資源分配，您可以快速發現自己擁有出色的材料，但沒有團隊使用它們。（或者，一個沒有執行任務所需設備的專家團隊。）

因此，成本、可用性和訪問都與管理項目中的資源限制緊密相關。當項目經理負責在地理上分佈的團隊時，這對項目尤其有影響，這會使資源管理過程進一步複雜化。

約束是限製或限制資源使用的因素。資源限制是多種多樣的，但通常有一個共同點；成本。無論是工資、租金還是購買，人、地方和事物都需要花錢。

如果您正在從事建築項目，並且需要在 3 月份租用重型設備挖溝，但所有機械都在夏季之前簽訂合同，那就是資源限制。您必須在項目生命週期的規劃階段識別並解決這些限制。

在上面的示例中，項目經理可能會考慮預訂設備，可能會選擇一家替代租賃公司。無論哪種方式，他們都應該在項目的任何基礎被打破之前很久就做出這些決定。這些決策記錄在資源管理計劃中，該計劃是定義如何管理項目資源的項目規劃文件。如果不這樣做，肯定會偏離計劃並超支預算。

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現在我們了解了資源限制，讓我們討論一些使用的最佳實踐。遵循這些項目管理技巧可以幫助您進行整體資源管理：

具有戰略性：在管理任何事情之前，您需要製定戰略並確保其與公司戰略保持一致。這需要知道你想要完成什麼，你將如何確定成功以及什麼將幫助你實現目標。
了解項目要求：了解您的截止日期、里程碑、目標、預算和主要競爭對手。為成功設置項目而花費額外的時間和精力是值得的。
制定應急計劃：您可以識別資源限制並為之做好準備，但總會有突然出現的資源管理問題。不要讓它邊緣化你。為意外情況制定 B、C 或 D 計劃。您可能不知道會發生什麼，但您應該制定一個應急計劃，以了解您將如何應對。
跟踪時間：資源，如項目，在時間上是有限的。您應該知道需要它們多長時間並跟踪資源利用率。當您處理重複性工作時，這非常有用。您可能沒有分配正確的時間。
優先級：並非所有任務都是平等的，因此，並非所有資源都會平均分配。花時間優先考慮你的工作。定義緊急和重要之間的區別，並了解所需的工作量，以便您可以適當地安排您的日程安排。
使用資源管理軟件：擁有可以計劃和跟踪您的資源的資源管理軟件可以節省您的時間和精力。您需要能夠為您提供實時數據並在必要時輕鬆重新分配資源的功能。

沒有資源約束調度，資源約束只是抽象的。資源受限的調度處理資源有限的情況，並讓您設計確保按時完成任務的方法。

在資源限制下完成項目需要解決問題。需要有創意的項目經理來查看項目並確定如何轉移資源以解決限制。為此，項目經理需要平衡三重約束資源，因此這可能意味著從預算、進度或範圍中獲取資源。無論使用哪種約束，最終結果都必須是一個繼續滿足其截止日期和預算的項目。

如果您無法解決資源限制，項目可能會失敗或無法完成。資源受限的調度通常是一種平衡行為。如果您無法僱用足夠的人來製造產品並滿足需求，那麼您可能會尋求更便宜的材料或減少庫存。

當然，可交付成果的質量和客戶群的滿意度存在風險。在製定和調整計劃時，您需要考慮所有這些結果。

顯然，管理資源約束和創建資源受限的時間表需要很大的靈活性。您需要的不僅僅是電子表格來管理所有這些更改。 ProjectManager 是基於雲的軟件，可讓項目經理更深入地了解他們的資源限制，以便他們能夠快速有效地做出響應。

要做的第一件事是組織所有資源，在一個頁面上獲取這些複雜數據的最佳方法是使用 ProjectManager 的交互式甘特圖。使用它來列出您的任務並向它們添加計劃的資源成本。可以鏈接依賴關係，並設置里程碑。

人是你最重要的資源，而且往往是最難管理的。 ProjectManager 的資源管理功能可幫助您更有效地管理您的團隊。首先，您可以設置它們的可用性。然後，當您為他們分配任務時，使用顏色編碼的工作量圖表。您可以直接從圖表重新分配他們的工作，以幫助他們更高效地工作。

使用看板讓團隊的工作流程變得透明。它們允許團隊管理他們的積壓工作，而經理可以了解他們團隊的工作。他們可以看到任何即將到來的區塊，並重新分配資源以保持團隊工作。

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