什麼是資源加載以及為什麼它在項目管理中很重要？

已發表: 2022-12-16

你已經聽過無數次了；團隊是項目最寶貴的資源。他們做的工作。但是項目經理必須將每個團隊成員與該工作聯繫起來。資源加載是一個讓團隊成員在整個項目中充分參與的過程。

能夠平衡整個團隊的資源負載很重要。項目管理中的資源加載可幫助您避免過度分配，這會削弱士氣並削弱生產力。但首先，讓我們談談什麼是資源加載並探索資源加載與資源均衡。

什麼是資源加載？

資源負荷是您分配給團隊的全部分配小時數除以您必須完成工作的小時數。您可以按每日、每週、每月或項目查看資源加載情況。

資源加載的問題是很容易過度分配團隊成員。例如，如果您有一個團隊成員滿負荷工作，而他們出於某種原因不得不介入以幫助或替換另一名團隊成員，那麼該團隊成員就被過度分配了。

這是項目偏離軌道、錯過最後期限或超出項目預算的一種方式。資源負荷著眼於需要完成的工作，並將其除以資源的全部能力，例如八小時工作日。確保考慮到會議、假期、休假時間，甚至是全天的休息時間。

項目管理軟件可以幫助您加載資源。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，可讓您查看團隊的可用時間，包括遠程工作人員的全球假期。您可以在實時工作量圖表上監控這一點，該圖表採用顏色編碼，一目了然。如果您過度分配某人，您可以直接從工作量圖表中重新分配資源。立即免費開始使用 ProjectManager。

項目經理的工作量圖表 — ProjectManager 具有資源管理功能，可讓您的團隊滿負荷工作。 **學到更多**

資源加載與資源平衡

很容易將資源加載與資源調配混淆。它們在很多方面都很相似，但它們在優先級方面有所不同。當然，兩者都在處理資源管理，但它們側重於不同的資源。

正如我們所述，資源加載與您的團隊、員工或人力有關。每個工作人員都被分配了一項任務或項目的一定百分比，直到他們被 100% 預定為止。這允許項目經理分配他們的團隊，並知道他們是否需要招募更多的團隊成員來完成所有項目工作。

資源加載主要與人力有關。資源平衡不僅涉及資源，還涉及時間，如項目和預算的開始和結束日期。資源平衡用於平衡時間表和預算與資源，將事情分解為時間和可用資源。它用於時間緊迫的項目。

總而言之，資源加載允許您根據每個團隊成員的可用性和能力來計算您期望每個團隊成員在一段時間內完成的工作量。就是資源利用。資源均衡是指根據優先級、項目時間表、里程碑和預算確保資源分配大小合適。資源負荷固定於項目開始和結束日期，並且可以調整資源平衡以應對資源衝突。

如何創建資源加載圖表

使用資源加載圖表來查看項目工作是如何在整個團隊中分配的。這是一個類似於基本電子表格的簡單文檔。最重要的是，您可以分三步構建一個。

1. 將團隊成員與任務進行比較

使用矩陣，首先在頂部水平列出項目的所有成員。然後，在左側列出完成項目所需的所有任務。

2. 計算花在任務上的時間

查看每個團隊成員每週完成任務的時間。現在算出他們在每個項目任務上花費了多少時間。為項目團隊中的每個人執行此操作。

3. 將實際小時數與目標利用率進行比較

獲取您收集的資源調度數據並將其與您的目標利用率進行比較。這將幫助您確定您希望團隊每天完成任務的時間。

資源加載在項目管理中的重要性

沒有資源，您的項目就只是一個計劃。資源加載通過確保他們有足夠的工作而不是太多來幫助您分配團隊。任務太少，你就沒有滿負荷工作，這會減慢你的速度。這意味著進度落後並且可能超出預算。

另一方面，您可以過度分配資源。如果您這樣做，您的團隊不太可能會富有成效，而且他們會落後於計劃。即使他們能跟上步伐，也是不可持續的。您的團隊會精疲力盡，這會使他們中的許多人退出項目，或者您將無法留住團隊成員。無論哪種方式，當項目經理忽視資源限制時都會出現問題。

讓您的團隊保持高效

資源加載是一種技術，可幫助您保持團隊滿負荷工作，以便在預算範圍內按時交付項目。在規劃方面，資源加載是現實進度和預算的關鍵組成部分。它使管理人員能夠了解項目需要哪些資源以及可能花費多少。

資源加載不僅有助於了解有多少團隊成員和成本。確定項目所需的材料和設備也很重要。不僅是什麼，還包括您何時需要它們。所有這些都是正確規劃項目的關鍵。

免費資源管理模板

應該清楚資源加載很重要。但這只是您更大的資源管理計劃的一小部分。資源管理是對資源的所有規劃、調度和分配，包括團隊、資金、技術、材料、設備——執行項目所需的一切。

資源管理幾乎影響到項目的每個方面。當然，它涉及計劃和調度，還涉及團隊的可用性和技能組合、資源利用率、容量和分配時的優先級等等。擁有完善的資源管理計劃不僅可以在您需要的時候擁有您需要的東西，還可以提高士氣。一個快樂的團隊是一個富有成效的團隊。

ProjectManager 有很棒的資源管理工具，我們稍後會介紹這些工具。但是，如果您還沒有準備好更新，那麼讓我們告訴您我們網站上提供的免費可下載模板。項目的每個階段都有項目管理模板。以下是一些與資源管理相關的內容。

資源計劃模板

資源加載是整體資源規劃的一部分。您可以在其中識別和組織資源，幫助您了解完成項目所需的資源。我們的 Excel 免費資源計劃模板允許您結合項目進度和預算來規劃資源。

項目預算模板

項目預算是支付項目資源的費用。無論您的資源決定了您的預算，反之亦然，您在規劃項目時都需要牢記這兩點。使用我們的免費 Excel 項目預算模板是一個強大的工具，可以準確估算項目成本，包括資源。

每週工作計劃模板

當您進行資源加載時，您可以更好地了解如何分配資源並使它們保持滿負荷運轉。使用我們免費的 Excel 每週工作計劃模板，您可以組織團隊的每週工作計劃，以更好地管理他們的工作流程和工作量，從而保持他們的工作效率。

ProjectManager 和資源加載

我們的免費項目模板非常適合資源管理和項目管理，但您會遇到只有項目管理軟件才能幫助您清除的障礙。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，可幫助您加載資源，並讓您實時訪問團隊的實時可用性和工作量，并快速輕鬆地重新分配它們以避免瓶頸。

獲得資源的高級視圖

為了明智地重新分配資源，您需要實時監控您的項目。我們的實時儀表板可讓您隨時了解項目概況。沒有像劣質產品那樣讓您慢下來的設置。您可以通過彩色圖表一目了然地查看運行狀況、已完成任務的百分比、成本、工作量等。能夠實時跟踪這些指標可以做出更有見地的決策。

在甘特圖上分配和跟踪資源

在您可以監控您的資源之前，您需要對它們進行規劃。資源加載有幫助，但使用我們的交互式甘特圖可以讓您將資源與團隊成員相匹配，同時跟踪成本和進度。這一切都是在線完成的，因此很容易與您的團隊和利益相關者共享。您可以鏈接依賴關係以避免延遲，並設置基準以查看您的實際資源與您的計劃相比如何，根據需要重新分配以保持進度。

當然，這還不是全部。我們有自動通知，讓您了解添加到任務的更改或評論的最新信息。時間表跟踪您團隊的工作，我們擁有快速、可自定義和詳細的報告工具，可為您提供更多數據——此外，它們很容易與利益相關者共享以保持更新。

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可增強團隊的能力，並為管理人員提供更好地實時計劃、管理和跟踪工作所需的工具。不僅僅是資源管理，還有管理您的任務和風險的功能。加入 Avis、雀巢和西門子的團隊。立即免費開始使用 ProjectManager。