什麼是資源優化？ 技術與最佳實踐

資源優化是交付成功項目的關鍵。 當然，資源是指用於執行項目的任何東西，包括人力資源和非人力資源。 資源管理技術使項目按計劃進行。

為了在正確的時間獲得正確的資源，項目經理需要了解資源優化技術。 讓我們看看資源優化如何有益於項目管理的整體規則，包括管理項目和項目組合時的一些最佳實踐。

什麼是資源優化？

資源優化是一個總稱，涵蓋了項目管理中用於將項目資源與項目進度相匹配的各種方法。 它以盡可能高效的方式參與資源的分配和管理。 這些資源可以是從材料和設備到勞動力的任何東西。

對於任何組織要在其行業中取得成功並保持競爭力，資源優化至關重要，因為它可以幫助業務和項目順利運行。 了解可用資源並有效地安排它們對於任何組織在時間範圍和預算內實現其戰略目標都是必不可少的。

資源優化的一些工作方式是通過使項目任務與截止日期和可用資源保持一致來管理人力資源的工作量。 這是組織可以保持在預算範圍內的一種方式。 其他資源優化技術包括資源均衡、資源平滑和反向資源分配。

項目管理軟件可幫助您充分利用資源並對其進行管理，以便在您需要時可以使用資源。 ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，具有資源管理功能，可幫助您將資源與項目進度相匹配。 在入職團隊時，設置他們的可用性，包括 PTO、休假和全球假期，以簡化分配。 然後切換到顏色編碼的工作量圖表，輕鬆查看誰過度分配。 直接從該圖表平衡工作量，以保持團隊更高效地工作。 立即免費開始使用 ProjectManager。

為什麼資源優化在項目管理中很重要？

資源優化在項目管理中很重要，因為它可以幫助項目提高生產力和績效。 這意味著可以滿足項目進度並保持項目預算。 利益相關者一直在關注進展，以確保您滿足他們對項目的期望，包括達到里程碑和不超支。

項目管理中的另一個問題是團隊士氣。 如果你的團隊不開心，他們就不會很好地合作或盡可能地富有成效，這會對你的時間表和預算產生負面影響。 讓團隊快樂的一種方法不是讓他們過度工作，而是讓他們分配到容量。 這使項目經理可以充分利用他們的團隊，而不會讓他們筋疲力盡，這不僅會影響項目，還會影響員工保留。

在計劃項目時，項目經理將尋找關鍵路徑以了解必須完成哪些任務才能成功交付項目。 了解關鍵路徑可以更好地確定任務優先級。 資源優化可幫助項目經理確保他們擁有完成這些關鍵任務所需的資源，而無需調整他們的進度或預算。

資源優化技術

我們已經提到了三種更常見的資源優化技術：資源均衡、資源平滑和反向資源分配。 每個都很重要，值得定義並提供更多細節以了解它們的工作原理。

資源平衡

資源平衡是指調整開始日期和完成日期以允許項目以其擁有的資源完成的時間。 這有助於在資源的需求和可用性之間找到平衡，並避免讓您的團隊筋疲力盡。 項目經理使用它來分配具有適當資源的任務，例如有資格完成該特定工作的團隊成員。

這有助於資源使用並減少赤字，同時提高項目資源的效率。 它可以幫助避免過度分配，並有助於提供高質量的產出。 但是，它可能會導致其他項目的延遲、超支您的預算，並且可能需要您分配額外的資源。

資源平滑

在處理時間限制時使用資源平滑。 也稱為時間約束調度，資源平滑將需求保持在預算範圍內，並避免使用比為項目分配的資源更多的資源。 為此，必須能夠訪問人力資源的工作量。 這有助於以具有成本效益的方式按時交付，但需要優先處理某些任務並延遲其他任務。

反向資源分配

反向資源分配從您的最後一項或最關鍵的任務開始，並從您的日程安排開始倒推，這就是它得名的地方。 當有固定的截止日期或關鍵任務必須在特定日期發生時，您會希望使用這種資源優化技術。 這使您可以確定所需資源的開始日期。

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有效資源優化的好處

管理資源總是比不這樣做更可取，但有效的資源優化具有特定的好處。 其一，它有助於資源調度，因此您擁有具有適合任務的技能組合的資源。 它還通過快速響應不斷變化的客戶需求來幫助進行需求預測。

有效的資源優化有助於項目經理更好地安排他們的人力資源。 不僅可以簡化此過程，而且可以確保您擁有正確的報導範圍，從而防止士氣下降和生產力下降。

通過平衡工作負載以及識別和刪除您未使用的資源，還可以節省成本。 此外，您對自己的資源了解得越多，就越能更好地規劃未來的項目、進度和預算。 最重要的是，您可以在整個項目中獲得透明度，從而建立信任、更好地理解並在這樣做的過程中取得更大的成功。

您還將了解您團隊的技能。 ProjectManager 等軟件工具提供了您團隊技能組合及其可用性的概覽。 這允許項目經理預覽潛在的團隊成員，並選擇那些具備與未來項目工作相一致的技能組合的人。

資源優化最佳實踐

為了在您的組織中提高效率，無論您在哪個行業工作，您都需要利用資源優化。 以下是提供成功的資源優化策略需要考慮的一些事項。

1.衡量你的資源能力

要正確安排資源，您首先需要識別它們。 分配過程必須首先了解可分配的資源，然後確保沒有任何資源過度分配超出其能力。 這需要在項目之前對您的資源進行準確估算。 然後，如有必要，項目經理可以請求更多資源來填補其資源計劃中的漏洞或為可能的短缺或過剩做準備。

2.跟踪資源利用率

資源優化只是第一步。 要保持資源利用率，您需要監控您的資源，最好是實時監控。 這可以通過各種項目管理工具來完成，例如儀表板、報告和其他資源管理功能。 他們捕獲資源使用情況並讓項目經理了解他們的實際績效，然後他們可以將其與計劃績效進行比較。

3.使用資源管理軟件

這些資源優化最佳實踐中的大多數都需要使用資源管理軟件。 您需要一個可以提供實時數據的在線工具，以幫助您在管理資源時做出更有見地的決策。 它還應該具有向您顯示工作量、差異等的報告功能，以及一個儀表板，以便在您需要時提供進度和性能的高級視圖。

ProjectManager 如何幫助優化資源

ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，可為項目經理提供實時數據並連接跨部門或時區的團隊。 我們的軟件具有資源管理功能，可幫助您加入團隊並實時跟踪他們的工作量。 您還可以在實時儀表板上監控工作量、成本、時間等，只要您需要項目的高級視圖，這些儀表板就會在易於閱讀的圖形和圖表中說明這些指標。 沒有像輕量級工具那樣耗時的配置。 即插即用。

使用時間表衡量勞動力成本

管理團隊的時間表可以幫助您跟踪人工成本。 團隊可以通過互聯網連接或我們的移動應用程序隨時隨地記錄時間。 隨著這些時間在整個軟件中更新，時間表會自動更新。 您可以添加來自不同項目的任務，如果您正在執行相同的任務，則可以復制前一周的時間表，甚至可以根據需要自動填寫時間表。 我們的時間表是安全的，一旦提交給管理員批准，就會被鎖定且無法更改。 您可以生成時間表報告以查看團隊成員任務的完成百分比，從而了解項目是否步入正軌。

使用多個計劃視圖安排資源

當然，在您可以監控您的勞動力成本之前，您必須對其進行規劃。 我們的軟件有多個項目視圖，這意味著您可以在功能強大的甘特圖上安排您的項目，這些甘特圖鏈接所有四個任務相關性以避免延遲，甚至可以過濾關鍵路徑。 計劃好任務、成本和資源後，設置基準以實時跟踪項目差異。 可以跨多個項目視圖輕鬆共享和使用甘特圖。 團隊可以選擇在看板、任務列表、日曆或工作表視圖上執行工作，以獲得更適合其工作的工具。

我們的軟件可讓您實時規劃、管理和跟踪您的資源，無論是人力資源還是非人力資源。 但這只是我們工具可以做的一方面。 我們擁有任務管理和風險管理功能，可幫助您保持高效並避免代價高昂的延誤，以免您無法按時完成計劃。

ProjectManager 是在線項目管理軟件，可幫助您實時計劃、管理和跟踪項目。 我們的協作平台允許您隨時隨地共享文件、評論等。 加入 Avis、Siemens 和 Nestle 的團隊，他們已經使用我們的工具成功管理了他們的項目。 立即免費開始使用 ProjectManager。