如何衡量項目的資源利用率
已發表: 2022-08-23每個項目團隊都需要資源來完成任務。 他們需要工具、設備、材料等來完成工作。 在整個項目生命週期中管理資源對於成功至關重要，而衡量資源利用率是這樣做的第一步。
那些負責管理項目並成功交付的人必須知道如何保持團隊的生產力並充分利用資源。 其中最重要的方面之一是適當的規劃，並確保項目團隊有足夠的時間和能力來完成對他們的要求。
換句話說，項目經理必須磨練資源管理的關鍵技能。 您的資源不僅僅是團隊，每個資源都在毫無阻礙地推進項目中發揮作用。 但是，當您專門談論團隊的時間時，您就是在處理資源利用問題。
什麼是資源利用？
在項目管理中，資源利用率是對分配給工作人員的計費小時數的度量。 因此，了解您的資源利用率對於了解您的成本並做出調整項目計劃、預算或時間表等決策非常重要。
資源利用是項目經理如何找出他們的團隊在一段時間內有多少能力，並確定他們的哪些資源被利用不足或過度利用。 它讓管理人員可以了解他們的團隊在項目上花費了多少小時。 資源利用與資源分配不同，理解這種差異很重要。
如果沒有正確的資源管理工具，資源利用率可能會不堪重負。 為了衡量資源利用率，項目經理使用配備時間跟踪、任務管理和資源規劃功能的軟件，例如時間表和甘特圖。 ProjectManager 具有測量、跟踪和管理資源利用率的理想工具。 免費開始。
資源利用與資源分配
資源分配是項目經理選擇他或她的團隊並在整個項目生命週期中為任務分配資源的方式。 這包括根據需要對其團隊工作量進行的任何重新分配和更改。
但是，資源利用更具戰略性，因為它衡量了您的資源的有效性。 理想情況下，您將通過資源分配來組織您的項目，並通過衡量資源利用率和優化您如何使用團隊時間來推動其成功。 這兩個過程協同工作，因此擁有一個可以幫助您衡量有效性的強大資源規劃工具至關重要。
資源利用類型
儘管資源利用率只有一個定義，但有不同的方法來衡量它，用於資源規劃中的不同目的。 以下是最常用的資源利用類型。
整體利用率
在衡量整體資源利用率時，項目經理會添加團隊成員在分配給他或她的所有可計費、不可計費和戰略活動上花費的時間，並將其與他/她的總可用時間進行比較。 這有助於確定團隊成員的時間是否被完全利用以及如何更好地利用它。
可計費利用率
計費工時是工作完成後向客戶收取的工時。 因此，當客戶或項目經理需要確定工作人員的可計費小時數時，會計算可計費資源利用率，不包括不可計費小時數和戰略活動。 這種資源利用方法在衡量和比較員工績效時非常有用。
非計費使用
所有不被視為計費的活動都歸類為不可計費。 當項目經理需要評估他們的資源利用效率時，使用此方法。 高不可計費利用率可能表明團隊在非關鍵任務上花費了太多時間。
戰略利用
組織有長期目標，這是其戰略計劃的一部分。 為了實現這些計劃，他們需要執行戰略項目和計劃。 戰略資源利用率衡量團隊成員在這些戰略活動上花費的小時數。
現在我們已經了解了不同類型的資源利用率，我們可以使用資源利用率公式來衡量它。
資源利用公式
有許多計算資源利用率的公式。 它們用於獲得不同的見解，您甚至可以創建一個來滿足您的資源管理需求。 最常用的資源利用率公式是全職等效公式（FTE）：
資源利用率 = 工人分配的小時數 / 工人的總可用小時數 * 100
此公式根據每個團隊成員或整個團隊的總可用時間與他們工作的小時數之間的關係計算資源利用率百分比。 要衡量不同類型的資源利用率，只需將工作人員的分配工時值更改為計費、非計費和戰略工時。
如何衡量資源利用率
今天，大多數公司使用配備時間跟踪和資源管理功能的項目管理軟件來測量、跟踪和管理他們在任何時間點的資源利用率。 以下是一些通用步驟，您可以在 ProjectManager 等軟件的幫助下測量資源利用率。
相關： 2022 年最佳資源管理軟件
1. 定義計費和非計費時間
準確衡量資源利用率的第一步是定義團隊將執行的計費和不可計費活動。 定義後，您可以計算總體利用率、可計費利用率和不可計費利用率。
2. 確定每個團隊成員的可用時間
現在，您需要根據每個團隊成員的合同確定他們的可用時間，這些合同可以是全職、兼職或單位定價等。 現在，您擁有了分配工作和使用時間表來跟踪資源利用率所需的信息。
3. 使用時間表來衡量資源利用率
時間表是衡量資源利用率的重要工具，因為它們可以讓您記錄團隊的時間、使用資源利用率公式並衡量您的整體資源利用率。
4.使用資源利用公式
根據您的需求，您可以選擇衡量可計費、不可計費或戰略資源利用率。 只需使用上面的資源利用率公式來衡量您的資源利用率。
5.確定員工的生產力
根據您的資源利用率分析，您可以根據同行比較分析以及他們在可交付成果方面所做的工作來確定哪些員工分配過度、分配不足以及哪些員工績效不佳。
為什麼資源利用很重要？
應該清楚為什麼資源利用對於運行項目至關重要，但深入了解這樣一個過程的好處並沒有什麼壞處。 一方面，利用您的資源是在您的項目中保持高效的關鍵。 如果您的團隊負擔過重，他們將無法發揮最佳水平。
資源利用還可以讓您了解您的項目。 透明度越高，項目監控越好，您錯過重要步驟的可能性就越小。 這使您可以在風險發展為可能使您偏離方向的問題之前發現風險。
所有這一切都意味著您將獲得更多的收益——或者在商業術語中，投資回報率。 如果您確保您的資源沒有被過度徵稅或過度使用，那麼您將更有效地工作並為您的底線增加資金。
最後，資源利用過程為項目經理提供了更靈活地工作的工具。 他們可以靈活地快速重新安排資源，這意味著他們可以避免問題或快速解決問題。 它使項目保持在正軌上。
資源管理模板
我們有幾十個免費的項目管理模板來幫助您管理您的項目。 以下三個模板在衡量資源利用率時非常有用，可以幫助您滿足資源管理需求。
資源管理計劃模板
我們的免費資源管理計劃模板是記錄團隊工作時間並在時間表上跟踪它們的絕佳工具。 您可以根據需要對其進行自定義，然後將其用作可下載的 Excel 文件或將其導入 ProjectManager，以便您和您的團隊可以隨時隨地訪問它。
RACI 矩陣模板
RACI 矩陣是了解團隊成員職責、定義他們在項目中的職責、責任和角色的理想工具。 我們的免費 RACI 矩陣模板是您開始資源利用分析過程的好地方。
儀表板模板
儀表板是從高級角度監控項目運行狀況的好方法。 使用我們的項目管理儀表板模板，您可以監控成本、工作量和任務，使其成為跟踪資源利用率的絕佳工具
ProjectManager 如何為您計算資源利用率
使用不同的公式來計算您的資源利用率需要時間。 如果有一種工具可以自動進行這些計算，這樣您就不必這樣做了，那不是很好嗎？ ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可以做到這一點。
我們擁有一整套集成在一起的項目管理工具，允許您共享數據並留在同一個程序中來管理您的項目。 一項基本功能是我們的資源管理軟件，它可以分配資源並讓您跟踪其成本，同時讓您了解團隊的可用性。 您甚至可以通過一個工具平衡他們的工作量。
實時數據
這是它的工作原理。 因為我們的軟件是基於雲的，所以您的所有數據都是最新的，幫助您利用實時信息做出決策。 您可以隨時通過我們的團隊管理頁面查看誰在做什麼。 在那裡，您會獲得一份團隊成員列表，其中包含有關他們的任務、截止日期和進度的詳細信息。
在您知道誰在做什麼之前，您可以為他們分配任務，您需要確定他們的可用性。 您可以在團隊管理頁面上進行設置，這樣您就可以確定團隊的工作日、節假日和帶薪休假。 如果您的團隊在現場或分佈在世界任何地方，這可以通過我們的全球假期功能來完成。
在線甘特圖
一旦您阻止了團隊的可用性，您就可以在在線甘特圖上分配資源。 從這個項目視圖中，您還可以通過查看他們必須完成工作的小時數來分配團隊成員的任務。 請注意它們是過度分配還是分配不足。 甚至可以估算資源成本。
強大的資源管理功能
我們資源利用軟件的基礎是工作負載頁面。 在這裡，您可以看到每個團隊成員的工作量以及分配給他們的任務是否過多或過少的顏色編碼圖表。 不需要資源利用方程。 最重要的是，如果您想平衡他們的工作負載以提高生產力並避免倦怠，只需直接從工作負載頁面重新分配即可。 如果您管理多個團隊，請不要擔心，您可以按項目、團隊或日期過濾頁面。
ProjectManager 可以做很多事情來提高項目的效率。 我們的時間表會隨著團隊處理任務而自動更新。 您可以跟踪他們的工作時間。 還有一個實時儀表板，用於高級視圖的進度和一鍵式報告，以更深入地了解數據。 使用一種工具進行計劃、監控和報告。 立即參加 30 天免費試用，了解它如何幫助您提高工作效率。