如何為項目製作責任分配矩陣（包括模板）

您將用於交付項目的最重要資源是人員。 他們必須適應進度並維持項目預算。 在執行任務和實現項目目標時定義他們的角色和職責是控制項目的重要部分。

您如何協調參與項目的所有人員，以便他們知道自己在做什麼，並且不會阻止其他人執行分配給他們的工作？ 使用責任分配矩陣會有所幫助。 分配矩陣為您的項目提供了一個完成任務的團隊。

什麼是項目管理中的責任分配矩陣？

責任分配矩陣 (RAM) 是一種項目管理圖表，用於識別和定義各種人員和組織，並概述他們在執行任務或交付項目的一部分時的每個角色。

項目經理使用分配矩陣來闡明跨職能團隊在項目及其眾多流程的邊界內做什麼。 有時在響應提案請求 (RFP) 時需要責任分配矩陣。

責任分配矩陣也可以稱為RACI矩陣，代表責任、問責、諮詢和知情。

• 責任人：記錄誰負責執行任務，然後分配給他們。
• 問責制：說明誰擁有決策權，以及該權力如何在整個項目團隊中下放。
• 已諮詢：注意能夠提供對任務的洞察力，從團隊成員到利益相關者。
• 知情：記錄誰獲得了有關進展和績效方面的最新信息，以及該信息的傳播時間和方式。

這將創建活動和項目團隊成員之間的聯繫圖。 根據項目的大小，可以有多個分配矩陣用於不同的項目級別。

為什麼要創建責任分配矩陣？

分配矩陣確定了團隊中每個人的職責，這不僅意味著他們的職責是什麼，還意味著他們如何參與項目。 有些人有明確的任務，有些人會提供工作幫助，而有些人則被指定為決策者。 這些團體在項目中都有自己的身份和職能，以幫助引導項目走向成功。

清晰的溝通會帶來更高效​​的項目。 分配矩陣有助於團隊成員之間更好的溝通，並通過創建一個系統來確保每個人都得到更新並始終在同一頁面上提供透明度。 繁瑣的溝通會使項目陷入過多無意義的會議和令人困惑的交互，在這些會議中人們試圖了解他們應該做什麼。 使用責任分配矩陣會有所幫助，但擁有實時連接團隊的項目管理軟件是理想的。

ProjectManager 通過允許團隊將文件直接附加到任務來管理項目信息，我們無限的文件存儲使重要的項目文檔隨時隨地觸手可及。 對任務發表評論可以節省時間，並在項目團隊中為其他人添加標籤創建了一個溝通過程，避免了冗餘或不必要的會議的陷阱。

何時應創建責任分配矩陣？

責任分配矩陣將在項目開始時創建。 在開始執行任務之前，您希望項目團隊中的每個人都知道他們在參與方面的立場。

儘管它的使用是一種預防措施，但它可以被規範地使用。 如果您深入到項目中並且事情沒有按計劃進行，則可能會出現通信僵局。 如果團隊成員不在循環中，或者誤解了他們應該做什麼，使用責任分配矩陣可能會解開溝通渠道中的那些結。

如果領導層否決了有關如何推進項目的建議，這被視為一個問題，則項目團隊的角色和職責可能需要細化。 責任分配矩陣定義了誰有權做出決定，使用它或重新審視可以確定合適的人是否處於該位置。

事實上，任何定義都可能需要在項目的任何階段重新檢查。 也許任務落後於計劃。 這可能是因為團隊成員不知道他們擁有哪些任務。 任何時候發生延遲，返回分配矩陣都是很好的第一步，即使您在項目的規劃階段按照應有的方式完成了該過程。

如何創建責任分配矩陣

實際制定責任分配矩陣並不像讓每個人都了解他們的角色和責任那麼困難。

因此，您希望讓您的團隊參與到流程中，獲得他們的意見並最終接受，而無需在流程上花費太多時間和精力。 按照這些步驟確保每個人都同意，並且您將成功分配責任。

1. 確定項目中涉及的所有參與者，從團隊成員到利益相關者以及介於兩者之間的每個人。
2. 列出與項目相關的所有可交付成果。 使用工作分解結構確保您不會遺漏任何內容。
3. 與團隊成員會面，討論如何執行任務以創建可交付成果。 每項任務都需要根據團隊的責任和權限進行討論。
4. 使用左側列中列出的項目任務的表格起草責任分配矩陣。 在頂部添加項目中每個人的姓名。
5. 在任務遇到項目團隊成員的地方，分配他們是否負責、負責、諮詢或通知。
6. 完成後，與項目團隊和利益相關者分享責任分配矩陣，並在必要時召開會議，以確保每個人都了解他們在項目中的角色。 如果您在共享空間中工作，請打印一份副本並發布。

免費的責任分配矩陣模板

使用 RACI 模板是讓您的團隊和項目取得成功的捷徑。 ProjectManager 不僅僅是一個屢獲殊榮的軟件，它可以組織任務、團隊和項目以簡化工作並提高生產力，它還是所有項目管理的在線中心。

在數百篇博客文章、指南和教程視頻中，有幾十個免費模板可以幫助您完成項目生命週期的每個階段。 使用我們的免費 RACI 模板將幫助您更好地指導所有項目團隊，讓他們了解他們在項目中的立場以及他們的責任和問責程度。

在項目開始時使用它來避免延誤並解開阻礙項目按計劃進行的任何溝通障礙。 為了使您的項目保持在正軌上，請下載我們的免費 RACI 模板，並搶先構建可行的責任分配矩陣。

最佳實踐

使用我們的免費 RACI 模板是一個好的開始，但您必須確保正確填寫。 責任分配矩陣與創建它所付出的努力一樣好。 以下是在構建分配矩陣的過程中可以應用的一些最佳實踐。

• 讓團隊參與進來：他們是執行工作的人。 您希望他們的投入和支持避免任何代價高昂的錯誤或關於項目開始時未明確說明的耗時問題。
• 確定每一項任務：確定完成最終交付所需的所有任務。 一旦你有了這份完整的清單，請確保團隊中只有一個人負責。
• 定期更新您的 RACI：確保每個新版本都明確標記為最新版本，並分發給團隊中的每個人。 有時您需要重新訪問職責分配矩陣或人員變動需要進行編輯。
• 有效地分擔責任：一個人不應該承擔項目的大部分責任，您希望在整個項目團隊中授予權力，而不僅僅是在最高管理團隊中。
• 優化任務：經理可以使用 RACI 矩陣來查看是否有太多的團隊成員分配給了一項任務。 也許這些工人可以分散開來以提高生產力。 可能有太多的人被列為諮詢，這會減慢這個過程。 分配矩陣是無窮無盡的。

ProjectManager 如何幫助您更好地管理項目

ProjectManager 是一個基於雲的工具，可以實時連接每個人，以促進項目的規劃、監控和報告。 它可以為項目團隊中的每個人提供一份工作，並讓他們了解他們有權在哪里以及何時諮詢他人，以及定義報告流程。

讓我們看看負責的人，例如執行項目的團隊。 受邀加入軟件後，您可以共享項目計劃、分配任務、添加詳細方向、添加截止日期和優先級標籤等。 然後，團隊可以通過將文件和圖像附加到任務並實時評論來進行協作，以更好地協同工作。

那些需要隨時了解項目的人可以通過被邀請加入項目並與他們分享計劃和時間表來做到這一點。 利益相關者可以隨時了解報告功能的最新信息，這些功能可以一鍵生成有關項目差異、成本、時間等的報告。 然後以 PDF 格式共享它們。 報告甚至可以快速過濾到利益相關者感興趣的數據為零。

當事情沒有按計劃進行時，責任分配矩陣可以幫助您重新分配資源。 使用我們的軟件獲得進一步的洞察力。 資源管理功能包括一個用顏色編碼的工作量圖表，因此很容易看出誰有太多任務以及誰可以承擔更多工作。 然後，您可以簡單地從工作負載頁面重新分配這些資源，以幫助您的團隊更高效地工作。

ProjectManager 讓您有條不紊，讓您的團隊專注於他們的任務和循環中的利益相關者。 通過在線甘特圖來安排工作和看板，在項目生命週期的各個方面提高效率，這是一種可視化工作流程功能，可提供生產透明度。 所有這一切都在一個協作平台上，讓每個人都保持聯繫。 立即免費試用 ProjectManager。