什麼是營銷、業務和網站設計中的 RFP 文件以及我如何編寫？

無論您在什麼樣的公司工作，從頭開始一個項目都絕非易事。 但是，一旦您批准了大型項目（例如營銷活動、網站設計或品牌重塑計劃），您就可以進行下一步：選擇合適的合作夥伴來幫助您完成項目。 要以最不痛苦和最全面的方式做到這一點，您需要編寫一份 RFP 文檔。

與您最初的想法相反，編寫 RFP 不需要很困難或乏味。 幸運的是，我們準備了所有最佳實踐和指南。 如果您按照我們的說明進行操作，您的 RFP 將為您完成工作——每個潛在合作夥伴都會確切地知道您在尋找什麼，並且您將能夠輕鬆確定它們是否適合您的品牌和項目。

什麼是 RFP？

RFP 是“徵求建議書”的縮寫。 從本質上講，RFP 是公司在需要外包項目時編寫並發送給潛在服務提供商或供應商的文件。 其中概述了有關發行公司和手頭項目的詳細信息。

通常，RFP 包括有關項目範圍、截止日期和可交付成果、現有抵押品和可用預算的細節。 然後將該文件交付給各種可能的合作夥伴。 雖然一些公司將他們的 RFP 作為硬拷貝發送，但大多數公司通過電子郵件分發。

如果供應商對該項目感興趣，他們將通過發送他們的建議來回复。 通過這種方式，客戶公司可以比較不同供應商可以為他們提供的服務，並選擇他們認為對他們的項目最有價值的人。

為什麼企業需要 RFP？

從發行公司的角度來看，編寫 RFP 似乎只是工作量過大。 反之！

選擇合適的外包公司往往是項目成功與失敗之間的區別。 投入時間創建寫得很好的 RFP 的直接結果是您將獲得的響應質量。 通常，RFP 還將包括一組關於供應商應回复的響應格式的指南。 反過來，這使得比較提供類似服務的不同承包商變得更加容易。

此外，對項目的全面概述將有助於外包供應商準確了解您的需求。 從 RFP 中包含的描述和時間表來看，他們將能夠準確確定他們是否能夠滿足您的要求。 這可以避免承包商過度承諾、錯過最後期限並在最後一刻放棄項目，從而避免潛在災難。 有了完整描述的項目擺在他們面前，潛在合作夥伴就不太可能低估您的需求或高估他們自己滿足這些需求的能力。 更進一步，這可以成就或破壞您的項目。

最後，讓我們從另一個角度來看看 RFP 的重要性。 當然，RFP 的主要目的是獲取有關您可以選擇的供應商的信息。 但是，供應商也必須表示有興趣與您合作。 畢竟，合夥企業是一條雙向的道路。 通過撰寫和分發提案請求，您還可以將您的公司和品牌標識介紹給您可以合作的其他公司。 編寫一個組織良好、全面的提案請求將確保您留下良好的第一印象，並告知他們您的使命和核心價值觀。

RFP 文件：基礎知識

本質上，您的 RFP 將由三個不同的部分組成——您的公司、項目和管理信息。

你的公司

第一部分將包括有關貴公司的信息。 可以將其視為“關於我們”部分，作為對您業務的獨特介紹。 您不僅將自己展示為潛在合作夥伴，而且還將幫助賣家同時了解您的使命、目標受眾和想要的結果。

該項目

顧名思義，第二部分將包含有關您需要幫助的項目的詳盡信息。 雖然在文檔的第一頁包含項目簡介是個好主意，但請保存此部分的主要詳細信息。

例如，如果您的目標是為您的公司建立一個新網站，則您需要包含的信息將特定於網頁設計領域。 但是，我們將在本文後面的網頁設計、營銷和徽標設計中擴展您應包含在 RFP 中的特定於項目的細節。 但是，公司信息和管理材料對於所有 RFP 主題都是通用的。

行政信息

最後一部分將保存有關項目的管理信息，例如如何響應 RFP、提案應包含的內容以及提案評估過程將如何運作。 徹底完成這部分將使您更容易比較收到的提案。

告訴潛在合作夥伴你是誰

正如更好地了解潛在代理商和外包公司對您來說很重要一樣，他們需要知道您是誰以及您的品牌旨在實現什麼——以及比通過他們自己的介紹更好的了解方式！ 確保您介紹自己並在整個提案文件請求中留下良好印象。

但是，請確保您不會通過詳細講述您公司的歷史而使您的讀者厭煩。 從對您的服務或產品的基本介紹開始。 這應該很簡短，但足以描繪出你是誰。 很有可能，你已經在別處寫了一大段這樣的文字。

一個很棒的東西——特別是如果你正在尋找網站、標誌或營銷服務——是關於你的業務的獨特特徵。 讓您在競爭中脫穎而出的東西很可能與您想要強調的東西相同。

另外，稍微擴展您的使命和您的公司價值觀。 這將為您啟動的項目提供一些背景信息，以及它背後的動機。 如果你很幸運，這將確保你找到一個擁有相似價值觀的完美候選人。 誰知道呢，也許您最終會建立一種超越臨時項目目標的合作夥伴關係！

最後，討論您的客戶。 盡量不要太寬泛——定義人口統計將使您的合作夥伴準確了解他們需要定位的對象。 列出您的受眾成員的共同興趣或品質，以及他們為什麼選擇您的品牌而不是您的競爭對手。 如果適用，請提及他們的平均年齡、性別、地理位置、經濟和文化背景。 使用各種指標仔細和徹底地處理這部分，以確保決策基於信息，而不是基於個人偏好或“預感”。

RFP 文件中應包含的內容

RFP 的核心和最重要的部分是項目詳細信息部分，我們之前簡要介紹過。 您包含的信息會因項目的性質而異，但所有 RFP 項目描述都將包含一些通用元素。

確保寫下這個項目的目的和你希望達到的結果。 觸及您希望解決的潛在問題。 這將幫助您最終合作的專業人士幫助您提出良好的、可持續的解決方案——只要確保他們知道您願意聽取他們的專業意見和建議。

此外，您還需要包括品牌和質量標準、可交付成果、預期時間表（包括開始和結束日期）、付款條款以及其他合同細節、條款和條件。

現在，讓我們看看您在為營銷活動、網站設計項目和徽標設計計劃編寫 RFP 文檔時需要包含的特定信息。

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如何為網站設計項目編寫 RFP

無論您的公司已經出現在萬維網上，還是您剛剛決定走向數字化，選擇合適的網頁設計師和開發人員都是您應該優先考慮的事情。 畢竟，您的網站既是數字名片，又是有用的數字營銷工具。 通過它，大多數潛在客戶將與您的公司互動，因此，擁有一個優秀、功能強大的網站將確保您留下良好的第一印象。

首先，明確網站的主要目的。 它是電子商務網站還是信息空間？ 你更喜歡它產生新的線索還是通知投資者？ 您的客戶應該與它進行什麼樣的互動？ 誰是您的目標受眾，您想吸引誰？ 您是在創建 B2B（企業對企業）還是 B2C（企業對消費者）網站？

您的網站很可能有多種用​​途——主要用途、次要用途，甚至可能是三級用途。 有各種類型的網站，開發人員和設計人員通常是專門的。 盡可能定義您的需求，以便找到了解您的細分市場的專業人士。

如果您已經有網站，請提供鏈接！ 準確地解釋你喜歡和不喜歡它的什麼； 寫下它的好與壞元素。 你永遠不會太詳細地描述它為你服務的方式以及它讓你失望的方式。

不要忘記讓網站設計和開發公司知道您已經擁有哪些抵押品和材料。 例如，您已經擁有的原理圖、線框、功能和軟件可以大大降低最終價格。 另外，請隨時向您要聯繫的網頁設計和開發專業人員徵求意見和建議！ 您花時間詳細描述了網站的目的和目標受眾，並且您需要一家能夠提供寶貴見解的公司。

如果您需要從頭開始或需要徹底改變現有網站，您還需要確定在哪個平台上構建網站。 WordPress、Magento 和 Drupal 等平台各有優缺點，具體取決於您需要的網站類型。 如果您有強烈的偏好，請在您的 RFP 中詳細說明。 相反，如果您希望代理商推荐一個平台，請讓他們知道。

列出您的網站應具備的功能。 然後，將列表分為您絕對需要的功能和您希望列表中的功能。 創建一個有組織的清單將使供應商提供全面的清單項目成本明細，這（再次）將使比較過程更容易。

最後，進行自己的研究，以確定您的競爭對手和其他時尚品牌在其網站上包含的內容。 這可能會激勵您在 RFP 中包含某些您可能沒有想到的重要功能。

準備好您的 RFP 後，您可以查閱我們的代理列表部分，以找到一些出色的網頁設計和開發公司及其聯繫信息！

如何為營銷活動編寫 RFP

您已經掌握了製造產品或提供服務的流程——但確保接觸到潛在客戶並說服他們採取行動是另一回事。 無論您是需要提高品牌參與度、推廣特定產品或服務，還是只是想擴展您的業務，聘請營銷機構進行特定活動或整體戰略指導通常是個好主意。

您需要在 RFP 中包含的第一件事是對您的特定問題的簡要概述。 說明您的特定市場地位是什麼困擾著您。 您是在處理低保留率還是您的銷售達到了平台期？ 您是否吸引了新的潛在客戶，如果吸引了，您成功將多少轉化為機會？ 您的品牌是否一致？ 您當前的交流是否與您的聽眾產生共鳴？ 另外，告訴他們一些關於您的競爭對手的信息。 是什麼讓你脫穎而出？

指定您的業務目標並寫下您希望營銷策略實現的目標。 您想擴大客戶群，還是有更具體的目標，例如達到單個產品的目標銷售額？ 只是提高品牌知名度是您的主要目標還是需要重新定義您的品牌？ 您是否需要重新考慮您的內容以及與目標受眾溝通的方式？ 您將應用哪些指標來表明成功？ 詳細描述您的問題和目標將有助於該機構準確了解他們可以如何幫助您。

此外，決定您是要開展本地活動還是全球活動，以及任何計劃應該是數字的還是實體的。 當然，這取決於您的產品性質、人口統計和預算。

您應該說明您是否需要幫助定義營銷策略、啟動廣告活動、利用媒體優勢，或發展您的品牌標識和設計。 在此之後，您可以準確地列出您的想法。 描述您的營銷需求範圍。 您是否希望製作硬拷貝印刷材料以及如何分發？ 您需要創建網站和社交媒體帳戶嗎？ 這些是否需要多媒體或搜索引擎優化？

除了列出您需要的可交付成果和結果之外，您還應該讓機構知道您已經擁有什麼。 提及您是否擁有任何照片和視頻材料，以及它是否是最新的。 向他們概述您的在線狀態，鏈接到您的網站和社交媒體帳戶。 描述您擁有的內容。 提及您是否有任何正在進行的廣告活動並概述它們產生的結果。

最後，花一些時間來描述您現有的和您的目標受眾。 複述您對現有客戶的了解，並討論您希望獲得的客戶類型。 當他們第一次了解您的公司時，您希望他們做什麼？ 定義他們是誰，他們住在哪裡，以及你如何在情感層面上與他們交流。 如果您需要更多地了解您的客戶並發展與他們的互動，請在您的 RFP 中指定。

詳細了解這些信息後，探索可以幫助您實現業務目標的頂級營銷機構！

如何為標誌設計和品牌項目編寫 RFP

如果您需要定義（或重新定義）公司的視覺方面，您將需要一個徽標和特定於品牌的 RFP。 對於這些提案請求，當您需要處理視覺品牌時，提供詳盡的公司介紹尤為重要。 畢竟，徽標旨在完全代表一家公司。

許多設計機構利用公司特定的品牌手冊來創建具有凝聚力的徽標和標識。 但是等等——什麼是品牌書，你真的需要一本嗎？

從本質上講，品牌手冊（也稱為“風格指南”）是您品牌的一組定義特徵。 它用作您公司推出的每個產品、溝通和營銷活動的開髮指南。 創建品牌手冊將確保您在整個業務範圍內避免風格、質量和特徵的不一致。

品牌手冊將始終包含您的徽標，但通常還包含已批准的調色板、字體系列、名片和​​信頭設計、網站佈局、文案語氣、已批准的圖像，甚至插圖樣式和您的品牌使用的其他圖形元素。 在大多數情況下，一些品牌書籍元素與徽標同時開發。 但是，你沒有讓他們都在同一時間，所以一定要註明你所需要的！

如果你已經有了一個標誌和一本品牌書，但想要做一些更小的改變，請概述一下。 提供您目前擁有的材料，然後詳細說明您喜歡和不喜歡它們的哪些方面。 就您希望看到的更改提出建議。 如果您已經知道自己想要什麼，請描述它。

或者，如果您想從頭開始一個全新的標誌設計，請提及您目前設想的類型。 文字標記會比圖形徽標更適合您嗎？ 組合會起作用嗎？ 選擇專業合作夥伴後，請不要猶豫，請設計專業人士幫助您做出決定！

如果您已經知道您希望徽標採用的樣式，請盡可能詳細地解釋一下。 描述您想要的顏色，選擇您認為適合您品牌的地理形狀，並隨意添加您自己製作的圖畫——即使它很笨拙！ 許多與客戶合作設計有效身份的機構都以此為靈感。 您還應該指定是否希望收到多種設計理念以供選擇。 但要注意——這會增加成本！

最後，解釋將如何使用徽標。 它會印在您的產品上嗎？ 它將放置在哪些材料或色調上？ 你能預測它最常用的尺寸——小到鋼筆印刷，大到廣告牌？ 根據這些信息，設計師將確切地知道要為您提供什麼。 儘早指定徽標的使用方式將使您取得成功！

更好的是，這些頂級徽標設計和品牌推廣機構可以幫助您發現成功的品牌標識。

對提案請求的正確回應

為了使雙方的流程更容易，最好包含有關管理細節的詳細、具體的信息。

首先，準確說明您希望在提案中看到的內容。 為確保您有足夠的信息來評估受訪者，您需要來自每個潛在合作夥伴的標準化數據集。 請他們描述項目的可能時間表並估算每個項目的預算。 如果您想收到以前的類似項目的摘要，或列出的經驗和技術專長，請提及。 您還可以要求處理您的項目的人員的專業傳記或作品集。 最後，創建一組與項目相關的問題，以評估他們的理解力和創造力。

準確指定提案的外觀將使您的選擇過程快速而輕鬆。 概述您希望提交的提案的格式（例如，.doc、PRD 文件或硬拷貝）。 說明提交提案的截止日期，並說明申請人何時可以收到您的來信。 您也可以告訴他們您是否更願意麵對面地、通過電話或通過視頻會議進行任何潛在的採訪（儘管此信息也可以在以後保留）。 最後，包括您公司的所有聯繫信息！

徵求意見稿？ 十分簡單！

儘管一開始看起來似乎是一項可怕的任務，但創建一個完整的 RFP 確實並不困難。 一旦您確切地確定了您的品牌需要什麼才能取得成功，那麼編寫 RFP 就是一個順利的過程。 更好的是，有一些易於使用的工具可以幫助您創建 RFP——例如，嘗試使用 Nusii 和 PandaDoc 開始。

現在，您確切地知道您需要在提案請求中包含哪些內容。 您的最終結果應該是一份只有幾頁長的文檔。 希望最終版本將是一個全面的項目概述，它將提供所有必要的信息。

如果您遵循我們上面列出的要點，您一定會找到非常適合您的項目的受訪者，這讓您面臨艱難的選擇——您應該選擇這些出色的機構中的哪一個？ 無論如何，毫無疑問，一份寫得很好的徵求建議書文件將是一段美好友誼的開始。

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