RFP:徵求建議書的快速指南(包括模板)

已發表: 2022-08-23

一旦項目獲得批准,執行可能需要在管理工作的組織範圍之外的商品和服務。 向第三方供應商和承包商招標的過程是通過稱為徵求建議書或更常見的 RFP 的文件完成的。

正是通過這個渠道,項目經理收集利益相關方並決定與誰簽訂項目合同。 熟悉此過程的最佳方法是使用 RFP 模板,它允許您填寫空白以生成完整的 RFP。 我們將提供一些您可以在下面使用的 RFP 模板,但首先,讓我們更好地理解我們在說什麼。

ProjectManager 的甘特圖
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什麼是 RFP?

徵求建議書 (RFP) 用於尋找可以為公司項目提供必要產品和服務的供應商和承包商,這些產品和服務超出了招標組織內部所能提供的範圍。 因此,RFP 是一份用於採購該工作並允許供應商和承包商投標該工作的文件。

RFP 提供了項目概述,以便讓投標公司清楚地描述需要什麼以及他們如何幫助實現這些目標。 它將解釋流程和合同條款以指導投標人。 大多數組織使用 RFP 開展業務,而政府幾乎總是以這種方式開展業務。

發出多份 RFP 後,您將選擇感興趣的各方,他們可以提供最符合您需求的商品和服務,無論是他們提供的技能還是滿足您的預算需求。

RFP 不僅是為滿足您項目標準的供應商和承包商簡化採購的一種方式; 他們還詳細說明了工作範圍以及商品和服務的付款方式。 在 RFP 中明確說明這一點有助於避免在賠償、交付日期等方面出現任何誤解。

RFP、RFI 和 RFQ 之間有什麼區別?

有很多不同類型的請求表單,區分它們可能會有點混亂。 例如,有一個信息請求 (RFI),當企業知道它想要從投標人那裡得到什麼但需要更多詳細信息時使用它。 因此,RFI 不是冗長的文件,因為它們更關心澄清供應商或承包商提供的信息。

另一個經常與 RFP 混淆的業務文檔是報價請求 (RFQ)。 同樣,這些文件不太詳細,而是僅關注供應商或承包商對其商品或服務的需求。 RFQ 還可以詢問有關供應商或承包商將如何滿足您的要求的信息。

簡而言之,RFI 和 RFQ 是 RFP 的子集,它是更高級別的提案,用於解決業務問題或項目需求。 它通常更加詳細和正式,具有嚴格的採購規則,包括內容、時間表等。這三個文件經常一起使用,以某種組合使用,有時甚至獨立使用。

項目管理中的 RFP

RFP 在項目管理領域尤為重要,因為它們有助於保持項目經理井井有條並幫助他們做出重要的業務決策。 每個 RFP 都概述了不同的供應商選項,包括定價、流程步驟、合同條款等詳細信息。

通過這些 RFP,項目經理可以篩選信息,以代表他們的組織確定最佳前進路徑。 由項目經理選擇最符合項目及其目標的 RFP,從而為項目選擇理想的供應商。

RFP 項目經理不僅是批判性思考者和團隊領導者,而且他們注重細節、耐心和戰略性,以充當其組織的倡導者。

RFP 流程:如何創建 RFP

創建 RFP 沒有固定規則,因為它們可能因公司、行業以及營利性和非營利性組織而異。 但是,他們確實有一個共同的目標,通常,RFP 流程會達到這些相關點。

1. 創建項目邊界

在動筆之前,與組織中的高層討論項目的限制條件,例如他們批准的最高預算是多少,截止日期的靈活性,哪些要求是必須的,以及等等。

2. 確定利益相關者

RFP 是一件複雜的事情,需要對項目和組織有深入的了解。 確定關鍵利益相關者並選擇一個代表小組,該小組願意與您分配的任何人會面以監督該過程,以便他們可以將其用作音板。

3. 採訪利益相關者

一旦您確定了利益相關者,並且在您確定誰可以隨叫隨到任何問題的過程中,還要讓他們定義項目需求。 他們的回答不僅會影響 RFP 流程,還會影響整個項目。

4. 編寫 RFP

使用 RFP 模板可以幫助編寫 RFP,我們將在下面提供鏈接。 它們的結構一般如下。

  • 組織背景
  • 簡短的項目描述
  • 項目要求和目標
  • 項目預算
  • 里程碑和截止日期
  • 更多信息和/或問題
  • 聯繫方式和提交截止日期

5. 創建評分標準

在您發送 RFP 之前,請再次查看它,但這次對您從響應的供應商和承包商處收到的回复的重要性進行排序。 這是選擇一小部分合格候選人的好方法。

6. 發送 RFP

自然,這個過程的全部意義在於將其交到潛在的供應商和承包商手中。 因此,您需要找出發布 RFP 的最佳位置,以便將其傳達給合適的人。 它有助於聘請顧問來指導您完成此階段。

7. 審查回复

在提交截止日期之後,收集所有回复并快速通讀以了解建議的解決方案。 然後,您可以應用您之前開發的評分系統。

8. 研究

您可能會收到一些回复,提供您不熟悉的解決方案。 重要的是進行研究,看看這些是否可行,即使它們不在你的雷達範圍內。 研究的另一部分包括對回复的供應商和承包商進行背景工作,以更好地了解您可能與誰簽約工作。

9. 選擇供應商或承包商

選擇符合您標準的供應商或承包商; 然後進行背景調查以跟踪他們在以前項目中的工作記錄。 這將啟動談判,因為提案就是這樣。 它可以按原樣接受,也可能需要一些來回。 一旦每個人都在同一頁面上,就簽訂合同。

RFP 示例

我們在 RFP 方面一直很籠統,但實際上有幾種不同的類型與特定行業或項目開發階段有關。 以下是一些 RFP 示例,但還有許多其他示例,並且 RFP 的風格可能因組織和行業而異。

  • 營銷 RFP:當營銷機構創建其營銷材料時,無論是案例研究還是活動,他們通常會通過其中一個來僱傭人才。
  • 品牌 RFP:為組織創建品牌需要指導方針,並且組織將有一定的期望,這些期望在此類 RFP 中進行了概述。
  • 設計 RFP:此 RFP 針對圖形藝術家開發印刷、網絡、移動或其他廣告。
  • 網站RFP:當您建立網站時,您需要聘請Web開發人員和其他與網頁設計相關的特定人才,他們將回复此類RFP。
  • 政府 RFP:為政府機構完成的任何工作都需要 RFP,其中將概述與該辦公室相關的具體要求。
  • 非營利性 RFP:與非營利性組織合作時,與營利性企業合作的標準不同,將在此處詳細說明。
  • 金融 RFP:金融領域的 RFP 通常是投資者向金融服務公司發送的正式問卷,以幫助他們選擇合適的金融合作夥伴。
  • 施工 RFP:組織可以通過 RFP 獲得更多詳細信息並更好地了解如何實現其目標,最終幫助他們選擇最佳供應商。
  • 採購 RFP: RFP 通常是採購流程的第一步,幫助企業選擇符合其標準列表的供應商。 採購中的 RFP 通常遵循信息請求 (RFI)。
  • 房地產 RFP:在房地產領域,代理商代表其租戶匯總 RFP,以概述每筆交易的要點和經濟條款。

RFP 模板

RFP 模板有各種形狀和大小。 最簡單的可能只有幾頁,但可以擴展到幾十頁。 有些有封面和華麗的演示文稿,而另一些則是準系統,只是事實文件。

什麼適合您取決於項目和您的組織,或者可能只是個人喜好。 以下是一些提供 RFP 模板下載的網站。 拜訪他們,看看是否有適合您的。

  • 中心點
  • 模板實驗室
  • 科技湯
  • CRM 里程碑
  • 微軟

RFP 是一個項目:嘗試使用軟件來管理流程

RFP,即使有一個 RFP 模板來指導您,也不是可以快速拼湊起來的。 它涉及研究和對未來項目的徹底分解。 事實上,它是一個項目中的一個項目。 因此,像 ProjectManager 這樣的項目管理軟件可以在您構建 RFP 時為您提供幫助是有道理的。

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ProjectManager 的帶有任務數據的甘特圖

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項目經理的看板

一旦分配,觀察它從一個列移動到另一個列,指示它在過程中的位置。 如果團隊成員有問題,他們可以在任務級別發表評論,並根據需要標記其他項目成員以將他們帶入對話。 協作可以幫助每個人更高效地工作。

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