如何制定風險管理計劃

您識別它們、記錄它們、監控它們並為它們計劃：風險是每個項目的固有部分。 一些項目風險必然會成為問題領域——比如在假期執行項目並且必須圍繞它們計劃項目時間表。 但是，任何給定項目中都存在許多風險，如果沒有風險評估和風險緩解策略，可能會給您和您的項目管理團隊帶來不受歡迎的意外。

這就是風險管理計劃的用武之地——幫助在風險成為問題之前降低風險。 但首先，什麼是風險管理？

什麼是風險管理？

風險管理是項目管理的一個分支，負責管理潛在的項目風險。 管理風險可以說是項目管理中最重要的方面之一。

風險管理流程有以下主要步驟：

• 風險識別：管理項目風險的第一步是識別它們。 您需要使用數據源（例如來自過去項目的信息或主題專家的意見）來估計可能影響您的項目的所有潛在風險。
• 風險評估：一旦你確定了你的項目風險，你需要通過查看它們的可能性和影響程度來確定它們的優先級。
• 風險緩解：現在是時候制定一個包含風險緩解措施的應急計劃來管理您的項目風險了。 您還需要定義哪些團隊成員將成為風險負責人，負責監控和控制風險。
• 風險監控：必須在整個項目生命週期中監控風險，以便對其進行控制。

如果超過閾值的一項風險滿足其條件，它可能會使您的整個項目處於危險之中。 每個項目通常也不會只有一個風險。 有許多風險類別需要與您的利益相關者進行評估和討論。

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這就是為什麼風險管理需要成為一個在整個項目生命週期中保持不變的主動和被動過程。 現在讓我們定義什麼是風險管理計劃。

什麼是風險管理計劃？

風險管理計劃定義瞭如何執行項目的風險管理過程。 這包括將用於執行風險識別、評估、緩解和監測活動的資金、工具和方法。

風險管理計劃通常包括：

• 方法論：定義將用於執行風險管理活動的工具和方法，例如風險評估、風險分析和風險緩解策略。
• 風險登記冊：風險登記冊是一張圖表，您可以在其中記錄項目的所有風險識別信息。
• 風險分解結構：它是一個圖表，可讓您識別風險類別和項目風險的層次結構。
• 風險評估矩陣：風險評估矩陣允許您分析項目風險的可能性和影響，以便您確定它們的優先級。
• 風險應對計劃：風險應對計劃是一份項目管理文件，它解釋了將用於管理項目風險的風險緩解策略。
• 角色和職責：風險管理團隊成員作為風險所有者承擔責任。 他們需要監控項目風險並監督他們的風險應對行動。
• 資金：有一個部分，您可以在其中確定執行風險管理活動所需的資金。
• 時間安排：包括一個部分來定義風險管理活動的時間表。

如何制定風險管理計劃

對於每一個網頁設計和開發項目、建設項目或產品設計，都會存在風險。 這確實是項目管理的本質。 但這也是為什麼最好通過制定風險管理計劃來盡可能領先於他們的原因。 制定風險管理計劃的步驟概述如下。

1. 風險識別

風險識別發生在項目規劃階段的開始，以及整個項目生命週期。 雖然許多風險被認為是“已知風險”，但其他風險可能需要額外的研究才能發現。

您可以創建一個風險分解結構來識別所有項目風險並按照風險類別對其進行分類。 您可以通過採訪所有項目利益相關者和行業專家來做到這一點。 許多項目風險可以劃分為風險類別，如技術或組織，並按特定的子類別列出，如技術、接口、性能、物流、預算等。此外，創建一個風險登記冊，您可以與您的每個人共享在識別階段發現的所有已知風險的集中位置進行面談。

您可以使用在線項目管理軟件方便地為您的項目創建風險登記冊。 例如，使用 ProjectManager 上的列表視圖來捕獲所有項目風險，添加它們的優先級，並分配一個團隊成員負責識別和解決它。 比待辦事項列表應用程序更好，您可以附加文件、標籤和監控進度。 查看解決問題的工作完成百分比。 通過註冊免費試用 ProjectManager 來避免使您的項目脫軌的風險。

2. 風險評估

在下一階段，您將審查風險的定性和定量影響——例如風險發生的可能性與它對項目的影響——並將其映射到風險評估矩陣中

首先，您將通過為風險可能性分配一個從低概率到高概率的分數來做到這一點。 然後，您將繪製出從低到中到高的風險影響，並為每個項目分配一個分數。 這將使您了解風險影響項目成功的可能性，以及響應的緊迫程度。

為了使所有風險管理團隊成員和項目利益相關者能夠有效地理解風險評估矩陣，通過將影響級別得分乘以風險概率得分來分配總體風險得分。 您可以開始使用我們的免費風險評估模板。

3. 制定風險應對計劃

風險應對是在項目風險發生時為減輕項目風險而採取的行動計劃。 風險應對計劃包括您將執行的風險緩解策略，以緩解項目中風險的影響。 這樣做通常是有代價的——以犧牲您的時間或預算為代價。 因此，您需要在創建風險管理計劃之前為您的風險管理需求分配時間和金錢。

4. 分配風險負責人

此外，您還需要為每個項目風險分配一個風險所有者。 作為風險所有者的風險管理團隊成員負責監控分配給他們的風險，並在需要時監督風險響應的執行。

此外，您還需要為每個項目風險分配一個風險所有者。 作為風險所有者的風險管理團隊成員負責監控分配給他們的風險，並在需要時監督風險響應的執行。

當您創建風險登記冊和風險評估矩陣時，列出風險負責人，這樣一旦項目風險發生，沒有人會混淆誰需要實施風險應對策略，每個風險負責人都可以立即採取行動。

請務必使用風險登記冊記錄每個項目風險的確切風險應對措施，並在實施前讓所有利益相關者批准您的風險應對計劃。 這樣，您就可以記錄問題和解決方案，以便在整個項目完成後進行審查。

5.了解你的觸發器

無論是否存在已經影響項目的風險，都可能發生這種情況——尤其是在項目里程碑期間，作為審查項目進度的一種手段。 如果有，請考慮重新分類這些現有風險。

即使這些觸發因素沒有得到滿足，最好隨著項目的進展制定一個備用計劃——也許在項目達到某個點之後，某個風險的條件就不存在了。

6.制定備份計劃

將您的風險登記冊和風險評估矩陣視為一份活文件。 您的項目風險在項目期間的任何時候都可能在分類上發生變化，因此，在流程中製定應急計劃非常重要。

應急計劃包括在項目里程碑期間發現新風險並重新評估現有風險以查看是否滿足這些風險的任何條件。 對風險進行任何重新分類都意味著稍微調整您的應急計劃。

7.衡量你的風險閾值

衡量您的風險閾值就是要發現哪個風險太高，並與您的項目利益相關者協商以考慮是否值得繼續該項目——無論是在時間、金錢還是范圍上都值得。

以下是通常確定風險閾值的方法：考慮您的風險得分“非常高”或多個“高”分，並諮詢您的領導團隊和項目利益相關者以確定項目本身是否可能處於失敗的風險。 需要額外諮詢的項目風險是已超過風險閾值的風險。

要密切關注在項目中引發問題的風險，請使用項目管理軟件。 ProjectManager 具有嵌入在我們工具中的實時儀表板，這與您必須自己構建的其他軟件不同。 我們會自動計算您項目的運行狀況，檢查您是否準時或落後。 全面了解您的支出、進度等。 識別風險越快，解決風險的速度就越快。

維護風險管理計劃的最佳實踐

風險管理計劃只會在幾種情況下失敗：由於預算不足、建模錯誤或完全忽略風險而逐漸增加。

您的風險管理計劃是在整個項目生命週期過程中不斷演變的計劃，從開始到結束。 因此，最佳實踐是關注風險管理計劃的監控階段。 繼續評估和重新評估您的風險及其分數，並在每個項目里程碑處解決風險。

在維護您的風險管理計劃時，項目儀表板和其他風險跟踪功能可以成為救命稻草。 觀看下面的視頻，了解項目管理儀表板、實時數據和項目報告在保持項目按計劃進行和不超出預算方面的重要性。

除了日常風險監控之外，在每個里程碑，使用您在項目開始時使用的相同清單進行另一輪訪談，並重新訪談項目利益相關者、風險管理團隊成員、客戶（如果適用）和行業專家.

記錄他們的回答，必要時調整您的風險登記冊和風險評估矩陣，並向關鍵項目利益相關者報告您的風險管理計劃的所有相關更新。 這個過程和透明度將幫助您識別任何需要評估的新風險，並讓您知道之前的任何風險是否已過期。

ProjectManager 如何幫助您制定風險管理計劃

不要讓風險不報告。 使用 ProjectManager，可以訪問協作工作區，幫助您比以往更快、更輕鬆地解決風險。 使用項目調度和任務工具來識別風險並為其分配風險所有者。 全面了解哪些任務分配給了哪些團隊成員，並在他們解決這些風險時實時觀察。 將它們標記為已完成，並將它們存檔以備後用——我們提供無限量的雲存儲，便於記錄保存。

跟踪和報告

ProjectManager 也在監控階段大放異彩。 我們獲得專利的實時儀表板可讓您實時查看關鍵項目指標，如滑點、工作量、預算等。 此外，獲得自動報告，只需按幾下鍵即可創建報告，因此您始終能夠在滿足風險條件時採取行動。 風險跟踪從未如此簡單。

無論項目如何，風險都必然會發生。 但是，如果您擁有正確的工具來更好地導航風險管理計劃流程，則可以更好地減少錯誤。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可實時更新，為您提供有關風險、問題和變更的所有最新信息。 開始 30 天免費試用並開始更好地管理您的風險。