根本原因分析：快速指南

幾乎每個項目都會出現問題。 但是知道有問題是一回事。 弄清楚如何解決它是另一回事。 如果您錯過了最後期限並且您的產品或服務的質量受到影響，那麼就有問題了。

為了解決這個問題，你需要使用一些技巧，讓你的團隊有一個開放和誠實的空間，這樣你就可以討論解決問題的方法。 一種方法是使用根本原因分析。

什麼是根本原因分析？

顧名思義，根本原因分析是一種解決問題的技術，它為團隊提供了識別導致問題的問題的機會。

當項目出現問題時使用根本原因分析，尤其是那些對客戶產生負面影響的問題。 這可能從客戶抱怨項目的某些方面到團隊被阻止和交付進度落後於計劃。

當然，項目中的問題不是單一原因造成的。 這就是為什麼要設置根本原因分析來捕獲導致您遇到的問題的各種原因。

為什麼根本原因分析很重要？

問題很糟糕！ 它們會擾亂您的項目進度並花費金錢，而根本原因分析有助於解決它們。 這應該足以激勵您應用此方法。 根本原因分析還有助於防止問題再次出現。 一旦你知道問題是什麼以及如何阻止它，你就可以防止它再次發生。

一種迭代方法

使用根本原因分析的另一個原因是它是一種持續改進的工具，即如何保持產品或服務的質量。 如果項目的質量不能滿足利益相關者的期望，那麼任何項目都不會成功。

文檔

項目以其文檔而聞名。 有研究，可行性研究等等。 關閉項目時甚至還有文檔。 但通常會忽略項目問題的文檔以及如何解決這些問題。 根本原因分析是一種記錄過程並將其應用於未來項目的方法。

流程改進

該方法可以識別的其他事情是可以修復的過程中的缺陷，再次增加未來的效率，但也注意到團隊培訓中的差距。 因此，它可以為您的團隊提供機會，讓他們成為更有價值的資源。

如何進行根本原因分析

在執行根本原因分析時，重要的是不要被症狀所束縛。 請記住，這是為了揭示根本原因的分析。 這些是您想要集中精力並糾正任何項目弊病的地方。

1. 識別問題：如果沒有明確定義的問題，就無法回頭尋找導致問題的過程中的原因。 這是最重要的一步：了解問題並定義其範圍。
2. 向後工作：要發現您已確定的問題的潛在原因，請追溯步驟。 同樣，可能不止一個。 注意盡可能多的相關。 此過程的一部分包括與您的團隊進行頭腦風暴，使用流程映射和魚骨圖來捕獲導致問題的各種原因。
3. 確定根本原因是什麼：還有其他工具可以提供幫助，例如五個為什麼，我們稍後會介紹，故障樹、原因和事件樹等等。
4. 提出解決方案：再次，與團隊進行頭腦風暴是有幫助的。 他們是與項目及其執行密切相關的人，並且將是您找到解決問題的方法的最佳資源。
5. 實施解決方案：請記住，這不是一次性的事情，但必須是可持續的，並且解決方案實際上正在按照計劃進行。 這需要耐心和跟進，讓任何將受到變化影響的人。
6. 監控、跟踪和報告解決方案：項目管理軟件可以促進這一步驟。

ProjectManager 是一款基於雲的工具，可收集實時數據，為您提供更準確的信息，從而做出有洞察力的決策。 使用實時儀表板在高水平上監控進度和績效，然後使用一鍵式可過濾報告與利益相關者共享，讓他們了解最新情況。

根本原因分析的 5 個為什麼

執行根本原因分析時最好的技術之一被稱為“五個為什麼”。 這種方法只是在問“為什麼？” 一遍又一遍地。 這個練習更深入地研究問題及其原因，而不是接受第一個答案，並讓您更接近實際導致問題的原因。

理解這種技術的最好方法是通過一個例子。 請注意，雖然被稱為“五個為什麼”，但在您找到問題的根本原因之前，可能只有幾個或幾十個為什麼。

假設您正在建造一座橋樑，但錯過了最後期限。

問：“為什麼錯過了最後期限？”
A：團隊無法按時完成任務。
Q：“為什麼團隊不能按時完成任務？”
A：材料延遲。
問：“為什麼材料延遲了？”
答：供應商沒有跟進。
問：“為什麼沒有對供應商進行跟進？”
A：團隊沒有得到充分的訓練。
問：“為什麼團隊沒有得到充分的培訓？”
答：混合方法有差距……

這種問答練習導致了錯過最後期限問題的根本原因。 在這種情況下，存在很多問題，包括缺乏培訓、供應商關係不佳等。 根本原因是沒有正確管理項目的方法論。

魚骨圖

根本原因分析是關於因果關係的。 識別和記錄原因需要某種圖表或文檔。 魚骨圖中最常用的一種也叫石川圖和人字圖。

魚骨圖之所以被稱為魚骨圖，是因為它看起來像一個魚骨架。 中間有一條線，從頂部和底部長出刺，每個刺都收集問題的原因。 它們通向魚頭所在的位置，這本身就是問題所在。

ProjectManager 提供了幾十個免費的項目管理模板，包括這個根本原因分析模板。 使用免費模板與您的團隊進行頭腦風暴會議，並找出防止您的問題再次出現的解決方案。

變化分析

根本原因分析中使用的許多技術中的另一種稱為變更分析。 變更分析用於識別和了解如果採用變更可能會發生什麼，以及完成該變更需要什麼，如何設計它以及涉及的許多風險，包括對資源、工作量和進度的影響。

這是獲得成功添加更改的建議的好方法。 它也可以用來查找問題的原因。 當然，要使這種技術發揮作用，必須有比較的基礎。 它還將涉及大量資源，結果並不總是決定性的。 因此，需要進行大量測試來支持您的發現。

根本原因分析的原則

如上所述，根本原因分析的一般原則是找出造成問題的原因，以便糾正問題並改變導致問題的過程。 然而，要做到這一點，必須系統地執行根本原因分析。

根本原因分析的另一個原則是只能有一個。 是的，魚骨圖上可能收集了幾十個原因，但根本原因是單一的。 這可能意味著您將不得不投入大量時間才能找到它，但它始終存在。 在找到罪魁禍首之前，繼續調查很重要。

為了使您的調查工作，您需要建立事件時間表。 這使您可以了解各種原因之間的關係並找到根本原因。 通過這樣做，您不僅解決了問題，而且將企業文化從反動變為主動。 這種解決問題的方式將減少你必須應對加班的問題。

ProjectManager 如何幫助分析

找到問題的根本原因可以提高效率，這有助於使您的項目保持正軌。 ProjectManager 是一款項目管理軟件，可幫助您發現問題並為您提供解決問題和更有效工作的工具。

在問題變成問題之前發現問題是保持項目順利運行的最佳方法。 因為 ProjectManager 是一個基於雲的工具，所以您可以獲得實時數據，為更好的決策提供信息。 它還可以讓您更快地發現差異，並更快地採取行動，以避免延誤項目或超出預算。

使用我們的實時儀表板獲得有關您的進度和績效的高級視圖。 與其他應用程序不同，它已經為您設置好了，並自動計算項目差異、工作量、時間、任務等，並以易於閱讀的圖形和圖表顯示。 這就像無需執行任何操作即可獲得即時狀態報告。

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