如何舉辦成功的在線圓桌會議

我們對技術的訪問使我們能夠利用我們的創造力來產生越來越多樣化和合格的現場體驗。

例如，想像一下，舉辦傳統上要求公司有足夠空間容納與會者的公司活動。 在數字時代，這不再是問題。

如果您想召開圓桌會議，解決公司內部問題或向買家角色提供有價值的內容，您可以利用視頻會議來連接更多的演講者。 甚至可以邀請其他人作為觀察員。

然而，要使活動取得成功，了解如何以最佳方式舉辦圓桌會議、確保聽眾參與並獲得多項利益至關重要。

想了解更多嗎？ 在這篇文章中，您將學習：

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什麼是圓桌會議？

圓桌會議只不過是一個旨在促進參與者之間討論的活動，參與者可以是公司成員，也可以只是組織者邀請的人。

參與者代表不同行業是很常見的。 因此，活動採取專家會議的形式，參與者自願參加，增加了精彩見解的產生。

這個想法是為所有相關人員提供空間，讓他們有機會為辯論做出貢獻。 雖然這對於促進多樣化和合格的體驗非常有用，但必須小心不要讓討論變得一團糟。

這就是為什麼圓桌會議除了參與者人數有限外，還應該有一個強有力的調解人。 這不是問題，因為針對遠程會議的主要工具提供了審核資源。

到目前為止，我們將圓桌會議描述為大型頭腦風暴會議。 通過這種方式，他們無疑為參與者帶來了好處。 然而，它的商業用途也很普遍。

在許多情況下，贊助商會負責活動的所有必要投資，通常作為展示其品牌的回報。

由於專家會議對公眾有吸引力，因此將圓桌會議轉化為數字營銷內容，向公眾開放也是可行的。

舉辦圓桌會議有什麼好處？

如您所見，圓桌會議是進行深入討論的絕佳場所。 這種優勢如何使您的業務受益直接取決於您的目標。

想像這樣一種情況，公司意識到它需要處理一個問題，但管理層不確定解決方案。

管理人員邀請來自不同部門的專家參加圓桌會議，澄清擬議的討論。

因此，公司的管理層會發現自己置身於各種各樣的見解之中，這些見解可以直接用於優化品牌的運營。

同時，參與者有獨特的機會向他們的同齡人學習，即使他們剛剛認識他們。 這種見解交流是企業環境中最有效的學習形式之一。

考慮到國際公司的成員分佈在不同地點的現實，這一點就更加明顯了。

通過使用專門的平台，可以很容易地將所有相關參與者召集到同一個會議中。 因此，與傳統會議不同，專業人士可以參加沒有限制。

圓桌會議打破等級制度

最古老的圓桌會議參考之一來自亞瑟王的故事，這是最著名的西方社會故事之一。

根據傳說，亞瑟過去常將他的顧問召集在圓桌旁，正是為了說明人人平等的理念。 換句話說，圓桌會議沒有等級制度，因為所有參與者的意見都具有相同的權重。

儘管引用的是一個神話故事，但這個概念完全適用於關注本文的圓桌會議。

沒有指定的領導者，參與者會更有動力發表自己的意見，這在不可估量的層面上豐富了辯論。

圓桌會議可用於提升品牌權威

還記得我們提到過為您的圓桌會議尋找贊助商的可能性嗎？

在這些情況下，活動向更廣泛的受眾開放是很常見的，但這並不意味著它應該對所有人開放。

例如，想像一下，您的機構將與優秀的數字營銷專家一起舉辦圓桌會議。 為了提高知名度，您邀請了一組精選的人，他們可以成為您的 VIP 客戶、戰略合作夥伴和其他行業成員。

此事件可以很容易地用作品牌戰略的一部分。 將辯論的質量與品牌形象聯繫起來，並有助於提高您的市場權威。

舉辦圓桌會議時應避免哪些錯誤？

在我們開始討論舉辦圓桌會議的技巧之前，有必要提一下您應該避免的一些錯誤。 最常見的問題之一是缺乏對時間管理的關注。

你需要計劃討論，使其既不超過規定的時間，也不提前結束。 如果辯論在有人回答問題後就結束了，主持人應該介入以刷新氣氛並將事件繼續進行。

另一個普遍存在的問題是所討論的主題不夠明確。 即使你召集了最好的演講者，如果他們不明白他們應該提供什麼樣的反饋，他們也可能表現不佳。

因此，有一個強有力的調解人是必不可少的，最重要的是，知道如何與與會者溝通。

另一種可能損害圓桌會議成功的情況是發言集中在一兩個人身上。 沒有大家的參與，就不可能達到預期的效果。

當這些會議通過視頻會議進行時，一些參與者感到更加害怕的情況並不少見。

必須確定這些情況並採取必要的干預措施來調整圓桌會議並提高其質量。

如何成功舉辦圓桌會議？

現在，讓我們開門見山：您可以使用哪些實踐和技巧來舉辦圓桌會議？

繼續閱讀並找出答案！

定義你的目標

這始終是第一步。 定義目標可以讓您為流程的其餘部分奠定基礎。 畢竟，根據您希望通過圓桌會議實現的目標，您將決定邀請哪些人、討論哪些主題等等。

讓所有參與圓桌會議計劃、製作和評估過程的團隊參與進來至關重要。 只有了解了目標，這些人才能採取適當的行動來確保目標的實現。

可以涵蓋幾個主題。 您可以選擇一個您的潛在客人感興趣的，同時又與您公司的活動相關的。

仔細選擇您的與會者名單

確定了目標和主題後，就該總結與會者名單了。 首先，您必須確定活動中需要多少參與者。

在圓桌會議中，這個人數通常在 6-10 人之間。 但是，如果您認為可以延長此限制，沒有什麼能阻止您。

一旦你選擇了與會者，一定要收集他們每個人的相關信息。

他們的工作、專業領域和工作經驗直接影響他們如何為對話做出貢獻，因此了解他們很重要。

了解他們的特點也有利於與他們的交流。 畢竟，您必須通過您希望他們討論的要點。 主持人是執行此任務的重要盟友。

選擇一個強大的版主

如果效率低下，許多人同時發言或偏離主題，您可能會忘記圓桌會議的所有好處。

必須確保所有服務員都有相同的發言時間。 避免長時間的沉默也是保持討論活躍的關鍵。

主持人應該能夠處理所有這些情況。 如果他或她覺得討論走上了死胡同，他/她應該鼓勵參與者找到更有創意的出路。

Mods 還負責激勵不太自信的與會者參與，並讓那些忘乎所以的演講者平靜下來。

一個好的做法是向主持人提供包含引入問題和主要討論要點的指南。 但是，調解員不應被視為參與者。 他們的作用只是適度，而不是公開他們的意見。

讓參與者保持參與

如果沒有參與的人，就沒有圓桌會議。 如果圓桌會議的目的是交流思想，則必須確保與會者參與對話。

一種可能性是創建一個交互環境。 例如，增加一個問答環節，觀眾向圓桌參與者提問，現場回答。 人們喜歡被傾聽，等待他們的回答會讓他們保持專注和投入。

另一個技巧是使用視覺輔助工具。 研究表明，與單獨接觸口頭元素相比，人類在接觸視覺和口頭元素的組合時保留的信息多 6.5 倍。 因此，使用圖表、圖形、短視頻和圖像來留住觀眾的注意力。

在較長的會議期間安排短暫的休息也是一個好主意，讓參與者有機會恢復精神和充電。 此外，考慮結合能量活動，如短暫的破冰船或伸展運動，以保持能量水平和注意力。

最後，請記住，除非您提供相關內容，否則這些都不起作用。 一個好的技巧是重新利用內容，這意味著以一種新的格式重複使用材料。 例如，一篇高性能的文章可以成為一個圓桌話題。

轉錄對話

談到重新利用，除了流式傳輸圓桌會議並將其作為用戶的現場體驗提供之外，您還可以使用它來製作其他材料。 電子書和博客文章是最常見的例子。

當然，為此，您需要指派一名工作人員負責轉錄整個對話的單一任務。

準備好轉錄後，下一步就是將其無縫轉換為不同的格式。 WriterAccess 是一個平台，可以將您與能夠巧妙而精確地處理任務的一流作家聯繫起來。

投資合適的平台和工具

最後，使用最合適的平台和工具至關重要。 市場上的不同選擇提供資源以促進從促銷到活動的整個過程。

當我們談論遠程會議時，必須驗證該平台是否具有支持您的圓桌會議的必要功能。 Zoom 和 GoToMeeting 是可用於小型活動的平台的很好示例。

一些選項提供更高級的功能，例如 Hubilo，包括自定義事件外觀以代表您的品牌。 因此，在選擇您的平台之前，請檢查它們提供的內容。

用於協作頭腦風暴的白板（如 Stormboard）和投票工具（如 Poll Everywhere）可以讓觀眾參與其中。

請記住，工具的選擇將取決於圓桌討論的具體需求和目標。

最後的話

舉行圓桌會議是促進深入討論的一種方式，讓專業人士和專家參與。 因此，您可以產生有價值的見解並鼓勵所有與會者參與。

定義您的目標、與會者和主持人，並開始計劃您的下一個成功活動。

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