擴大機構規模：成長和變革的經驗教訓

領導和擴展一家快速發展的代理機構是一段令人難以置信的旅程，尤其是六年前我開始獨立諮詢時，我什至沒有考慮過建立一家企業。

在過去六年建立 Eyeful Media 的過程中，我依靠我的網絡和同事，特別是那些具有代理經驗的人，來成功引導我們的發展。 我每次都學到了寶貴的教訓。

雖然我們很早就學到了一些教訓，但隨著我們的成熟，許多教訓也隨之而來。 我們根據 Adizes 組織生命週期模型將我們的旅程分為幾個階段：

• 嬰儿期。
• 走走式增長。
• 青春期。
• 主要的。

我們意識到需要在每個階段調整和改進我們的方法。

我們能夠利用的許多最重要的增長機會都是從客戶和員工的反饋中收集的。

隨著我們作為一個組織的成熟，我們在每個階段吸取的重要經驗教訓不斷發展。

設定業務發展主題

為了提供清晰度和方向，我們每年都會指定一個代表我們業務狀況的主題。

2020年，我們重點抓好基礎設施建設。 2021年是建立結構的一年。 2022年，我們的目標是提高效率，這仍然是2023年的首要任務。

我們所做的最重要的事情之一就是精心製定和完善我們的使命、願景和價值觀。

明確這些事情使我們能夠以適合我們的方式進行擴展，包括招聘適合文化的人才，以及以符合我們想要實現和代表的目標的方式建設基礎設施、結構和效率。

基礎設施年（2020）

在我們機構的早期，我們依賴承包商和顧問網絡。

然而，隨著我們在 2020 年開始招聘全職員工 (FTE)，我們需要更強大的基礎設施來支持我們不斷壯大的團隊。

改用 FTE 的主要原因是在我們向客戶推介時，人員配置具有更高的可預測性。

以下項目是我希望我們早點實施的所有內容，因此，如果您的預算允許，請考慮在有能力的情況下盡快將它們落實到位：

獲取薪資解決方案

從通過 PayPal 向承包商付款過渡到使用 Gusto 進行工資管理，極大地簡化了我們的流程。

有了 Gusto，發行 1099 和 W2 變得更加高效。 與Corpnet和福利的整合也幫助我們更有效地管理不同州的員工。

投資優質通訊工具

我們意識到無縫協作的必要性，並根據團隊的反饋從 Google Chat 升級到 Slack。

投資於促進有效團隊合作和信息共享的通信工具至關重要，特別是對於遠程機構而言。

選擇企業會計軟件

從 QuickBooks Online 等更強大的會計軟件開始，以避免以後從專為獨立自由職業者設計的版本遷移數據。

項目命名以及設置部門和班級的一致性將為增長分析提供寶貴的見解。

自動收集報告數據

為了減少手動任務並節省團隊的分析時間，我們最初使用 Supermetrics 將數據提取到電子表格中。 （但是，隨著我們需求的增長，我們採用了 Domo，一種更全面的報告解決方案，在我們的效率提高年中創建詳細的內部和外部報告）。

準確追踪時間

儘管許多人不喜歡跟踪時間，但我們認識到它對於了解項目和客戶盈利能力的重要性。

時間跟踪從第一天開始就已經到位，因為我們需要它用於計費目的，但我們升級到了一個可以更好地與我們的技術堆棧的其餘部分集成的解決方案。

（注：在後來的幾年中，我們開始對跟踪的總時間百分比和客戶/項目盈利能力進行更深入的每月分析，但這奠定了基礎）

使用項目管理解決方案

採用項目管理工具來簡化工作流程並提高效率。 我們的第一個 SEO 員工推動了項目管理。

由於我已經擔任過內部領導角色，因此我沒有意識到跨並發工作流協調多個組織的重要性。

投資可讓您的團隊輕鬆分享反饋的工具

作為一家以價值觀為導向的機構，對員工的工作情況保持一致的了解非常重要。 在一位經營一家更大機構的朋友的建議下，我們實施了 15 Five。

儘管大公司通常使用勞動力管理工具，但這是為我們改變遊戲規則的少數事情之一。

構建自定義 PowerPoint/Google 幻燈片模板

這可能聽起來很愚蠢，但我們最好的投資之一是聘請設計師來創建 Google 幻燈片模板。

我們曾經花費無數的時間來修改套牌，因為它們不一致。 這節省了大量時間，而且花費不到 2,000 美元。

減輕簿記工作並獲得可支持多個州的 CPA

我曾經在 QuickBooks 中手動對每筆費用進行分類。 雖然在公司早期管理自己的簿記以了解您的支出是可以的，但在某個時刻它不再是您時間的最佳利用方式。

付錢給某人（例如 Corpnet），讓他們為您設立納稅州並找到簿記員。 在我們開業的頭幾年之後，我們還必須聘請一名新的註冊會計師。 由於在許多州運營的複雜性，我們的第一個項目已經無法滿足需要。

制定總體運營計劃

作為創始人，您的腦海中可能清楚地知道您想與該機構一起走向何方以及什麼對您來說很重要。

但是，當您僱用更多領導者時，您希望確保他們也清楚這一點。 將計劃寫在紙上還可以幫助您發現差距和機會。

設置共享雲端硬盤並整理您的文檔

我可以將所有文檔放入一個文件夾中並進行搜索。 然而，並不是每個人都能這樣工作，而且事後回去整理文檔會非常痛苦。

建立一個有組織的、可擴展的文件結構，使新員工入職變得更加容易。 當您快速成長時，您需要人員快速成長，而花時間進行組織將有助於加速這一過程。

當您執行此操作時，請確保還將所有合同放入有組織的文件夾中。

確定收入和支出流

確定您想要銷售的產品、您想要如何收費以及將資源與您想要完成的工作類型相匹配。

在最初幾年，您可能願意承擔任何遇到的項目，但隨著規模的擴大，您可能會選擇擴大或減少產品的廣度。

結構年（2021）

在此階段，我們的主要重點是建立堅實的基礎並完善可擴展性和戰略計劃的流程。

我們的目標是讓團隊騰出時間來執行戰略舉措並改進入職流程。

擺脫日常任務可能具有挑戰性，特別是如果您一開始是一名營銷人員，現在必須成為一名“真正的”首席執行官。

然而，在聘用合適的人員時，委派職責和建立穩固的團隊結構至關重要。

最大限度地利用現有技術，標準化實踐，並考慮使用更複雜的工具來有效地整合和呈現數據。

引入額外的管理層級，以確保機構內部的有效溝通和協調。 探索合作夥伴關係並獲得信貸額度也可以支持您的機構在此階段的發展。

建立健全的入職流程

我在最初幾年進行了入職培訓，因為我想確保人們理解我們的價值觀。 但這並不高效或可擴展，而且也沒有達到應有的效果。

我們的一些領導者決定建立一個更好的流程，更加明確前 90 天的期望、重要文件的鏈接以及與各個同事的會面和問候。

建立團隊架構

在這個階段，我們開始建立額外的管理層，包括增加集團董事。 這使得我們的團隊能夠向經理尋求幫助，並提供了更多的角色清晰度。

實施年度審查

我從來都不熱衷於年度審查，因為我覺得管理者應該一年 365 天都傳達反饋。

然而，我們的一些環保員工希望有一個更加結構化的流程，幫助他們了解如何才能達到新的水平。

我們開始在 Google Docs 中執行這些操作，但隨後將流程移至 15 Five。

確保信用額度

獲得信用額度的最佳時機是當您不需要信用額度時。

作為領導者，您應對員工及其家人的生計負責。 如果您遇到現金流問題，請設置安全線。

升級您的品牌

在最初的幾年裡，你可能會在雷達下飛行。 當您開始擴大規模時，即使是通過口碑傳播，也可以考慮重新設計網站或刷新徽標。 只要確保你沒有超支即可！

提前聘用，但不要太多

隨著您的機構規模擴大和收入變得更加可預測，請考慮從即時招聘模式轉變為提前一點增加員工。

不要過度僱用，這樣您就不會面臨閒置帶寬（就像鮮花一樣，代理時間也會消失——一旦消失，就消失了！）。 但人員配備充足，可以讓球隊有更多的訓練空間和應對缺勤的情況。

如果項目突然出現並且您需要帶寬，請使用承包商來快速擴展資源。

效率年（2022）

效率成為我們的首要關注點，因為我們的目標是優化流程、擁抱自動化並提高客戶和項目的盈利能力。

我們還非常重視員工的發展。 儘管領導力培訓可能與效率無關，但您的目標應該始終是減少非自願流動並為團隊創造成長機會。 教練可以幫助解決這兩件事。

找個助理

作為創始人，您經常會發現自己承擔著其他人無法處理的任務。

這可能包括為新員工設置電子郵件地址或處理有關福利的問題。 考慮一下您時間的機會成本，並將這些項目交給助理。

構建流程和模板

引導早期員工的流程實施可能很困難。 您可能會遇到阻力，因此請確保儘早且經常獲得他們的反饋。

模板可能包括 90 天計劃或報告計劃等選項，但您的目標應該是找到經常重新創建的內容以節省團隊時間。

您還可以構建可重用的項目方法和內容，儘管您希望避免做任何感覺“罐裝”或千篇一律的工作。

認真對待客戶和項目的盈利能力

您應該始終對盈利能力保持良好的脈搏，但在建立聲譽的最初幾年中，您可能願意接受更薄的利潤。

確保您根據分配的團隊及其具體成本很好地掌握管理帳戶的真實成本。

培養您的員工——不僅僅是戰術平台/營銷培訓

不要假設人們擁有與您相同的技能。 請記住，您所看到的可能比他們多得多。

制定強大的培訓日曆，涵蓋積極傾聽、應對艱難對話以及為不同組織級別的客戶定製材料等主題。

重新調整你的團隊

把你帶到這裡的人不一定是那些讓你進入下一個成長階段的人，但你想保持對工作出色的人的忠誠。

發展業務最困難的部分之一是了解您是否需要改變某些員工的角色或他們的報告關係。 確保您的團隊成員符合您的品牌和價值觀也很重要。

有些人可能工作非常努力，但如果他們不適合文化，最好離開他們。 嚴格的招聘流程可以幫助預先篩選人員。 然而，您可能並不總是能做對。

升級您的法律文書工作

現在您擁有更多的員工和客戶，請確保您有律師審查您的諮詢協議、員工手冊、僱傭協議、保密協議和其他類似的文件。

法律經常變化，您希望確保您的業務受到保護。

檢查您的銀行賬戶

從您成立代理機構時起，您可能就有一個基本的支票賬戶。

隨著您的業務發展，請務必與銀行家討論升級您的帳戶的事宜，並考慮添加關聯的儲蓄帳戶，以便您可以開始收集一些利息。

您也許還可以節省電匯費用。

升級您的報告套件

既然您可能會與更多客戶合作，請考慮使用更高級的報告套件，例如 Domo、Tableau 或其他滿足您公司需求的解決方案。

制定真實的預算

有了一家更成熟的公司，是時候開始根據計劃預算進行運營和管理了。

第一年你可能會犯錯，但了解你的收入增長速度快於或慢於預期的地方以及支出偏離你的計劃的地方是一個強大的力量。

另外 6 個需要牢記的代理機構成長技巧

經常獲得客戶和您的團隊的反饋

沒有什麼比確保您的客戶和團隊成員感到被傾聽更重要的了。

捕獲季度或更頻繁的反饋，包括 NPS、eNPS 和開始/停止/繼續。

注意您收到的反饋，以建立一個強大而持久的機構。

實現收入多元化

當你處於早期階段並且接受大部分發生的事情時，你可能無法控制這一點。

機構發展顧問可能會建議您專注於特定的利基市場，這是一種平衡行為，以確保您在面對該建議時保護您所負責的業務和生計的健康。

避免將過多的業務交給一個客戶或垂直行業。 平衡保留人員與一次性項目對於保持業務健康發展非常重要。

留任者更容易被聘用，而只要你不遇到大量的範圍蔓延，一次性項目就可能是有利可圖的。

當感覺有點困難或客戶不適合時說不

承擔一個你沒有能力支持的項目不會有任何好處。

相信你的領導團隊的觀點，不要僅僅依賴你自己的直覺。 最好是大方地離開，甚至推薦另一家公司，而不是交付低於標準的工作。

請記住，如果客戶不適合您，您隨時可以離開，因為他們貶低員工，總是試圖向您壓榨更多，或者通常是一個糟糕的合作夥伴。

實施最低限度的要求，讓您能夠做到最好

在公司發展的早期階段，您可能願意在最低聘用費或項目費用方面有所調整。

隨著時間的推移，您將了解您的團隊必須花費多少小時來完成您和他們引以為豪並有能力取得成果的工作。

不要為您的費率感到尷尬。 收取您和您的工作的價值。

找出哪些類型的人可以在你的公司茁壯成長

基於我們工作的速度和復雜性，我們發現僱用更多需要日常實踐指導的初級人員具有挑戰性。

退後一步，看看誰會蓬勃發展，誰會選擇退出或表現不佳，並相應地調整您的招聘。

您會希望人們擁有正確的價值觀和技能，這需要付出努力。

密切關注小額開支

如果您完全處於遠程狀態，您會發現您的大部分開支都是人員和軟件，而且軟件的費用會迅速增加。

一個快速提示是定期檢查自由職業者是否仍然是您名冊中的一部分，以便您可以取消電子郵件、項目管理、時間跟踪和其他快速增加的費用。

每季度對所有軟件進行一次審核，以確保您的團隊仍在積極使用它。

擁抱不同的成長階段和變化

擴大代理機構規模是一段激動人心的旅程，充滿挑戰和教訓。 您可以通過收入多元化、進行戰略性招聘、實施高效流程以及專注於團隊發展來成功擴大您的代理機構規模。

擁抱不同的增長階段，適應機構不斷變化的需求，並持續評估和優化您的運營。

請記住，旅程中的每一步都會帶來寶貴的見解，有助於您機構的成功。