進度管理計劃：如何制定和維護一個

適當的進度管理計劃可幫助您按時交付項目。 項目計劃流程在製定計劃之前開始，並在整個項目生命週期中持續進行。 理想的計劃包括設定期望，並包括有關如何制定、管理、執行和控制項目進度的信息。

雖然不是每個項目的重要組成部分，但複雜的項目應該有一個進度管理計劃，以使您的團隊保持正軌。 無論您是否在整個項目中使用它，它都是了解您的項目管理實踐的重要基礎。

什麼是進度管理計劃？

進度管理計劃是解釋如何創建、跟踪和管理項目進度的文檔。 進度管理計劃因項目而異，但它們通常定義了將採用的進度方法、績效測量、工具和程序。

相關：項目計劃模板

創建進度管理計劃是項目進度流程的第一步，因為它設置了創建和管理項目進度所遵循的規則。

創建進度管理計劃後，項目經理使用項目管理軟件通過使用甘特圖、任務列表和項目日曆等工具來創建項目進度。 ProjectManager 是一款功能強大的項目管理軟件，具有創建項目計劃所需的所有項目計劃功能。

角色和職責

首先要做的是確定誰將做什麼。 您需要指派負責該計劃的人員，通常是項目經理。 然後，決定誰有權更新您的日程安排軟件中的日程安排。 這也可能是項目經理； 但是，較大的項目可能有一個項目管理員來處理此任務。 在某些情況下，團隊本身會在他們在處理任務時提交狀態時更新計劃。 通常是項目經理給予最終批准。

更新時間表

計劃的一部分是決定您多久更新一次時間表。 有時，這是開始一周的星期一早上的活動。 其他時候，您可以在另一天更新時間表或選擇每兩週更新一次。 每週更新被認為是常態，強烈推薦，但更新日程的頻率取決於項目、利益相關者、組織等。

反饋

反饋是任何進度管理計劃中不可或缺的過程。 時間表很靈活，您從項目一線團隊成員那裡獲得的狀態報告對於滿足項目不斷變化的需求至關重要。 為確保此渠道保持暢通且沒有任何漏洞，您需要確定反饋的傳遞方式。 這可以通過狀態報告、團隊會議或其他溝通方式進行。

安排更改

隨著時間表的變化，需要審查和批准這些變化。 同樣，必須任命一名團隊成員，通常是項目經理，作為截止日期變更的批准人。 但是，如果變更超出了時間表中可接受的浮動範圍，則可能需要高層管理人員和/或項目利益相關者的批准。

調度工具

列出您將用於構建和管理您的日程安排的工具。 同樣重要的是要注意誰將使用這些工具以及在何種程度上使用這些工具。 確定只讀、編輯和更新等角色。

報告

報告使您可以向利益相關者傳達進度，獲取數據以做出更好的決策，並使您的項目保持在正軌上。 您的進度管理計劃的這一部分概述了您需要的報告類型、在整個項目中生成和接收報告的人員以及報告的頻率。

日程整合

最後一個組件適用於那些管理作為更大時間表的一部分的時間表的人，或者是項目群或項目組合中的一個項目的時間表。 如果是這種情況，您需要跟踪其他時間表，並確保您的時間表與其他人的整體時間表和策略保持一致。

如何制定進度管理計劃

進度管理計劃是更大的項目管理計劃的一部分，是確保您滿足項目可交付成果的一種手段。 它還概述了允許您在到期日之前完成的流程。

進度管理計劃由四個部分組成：進度製定、進度控制、進度變更和項目進度。 讓我們更深入地研究這些主題。

日程製定

一旦項目團隊中的某個人收到此任務，他們就會收集團隊的意見並編寫程序，以幫助更好地估計每項任務的持續時間、相關成本和完成任務所需的資源。

這包括對項目進度所需的一切（包括項目管理軟件）進行徹底審計，誰負責制定和管理進度，誰有權進行更改等等。

日程控制

此時，您需要確定如何衡量和控制您的日程安排。 這意味著有一種方法可以將您的計劃進度和成本與您的實際進度和成本進行比較。 您必須確定如何衡量進度，例如完成百分比、小時數、成本等。

團隊中的某個人將負責衡量進度。 有時是項目經理，但他們並不總是適合這項工作。 團隊通常也太忙而無法擔任這個角色。 根據您的項目、您的團隊以及進行這些測量的規律性做出此決定。

安排更改

正如我們所提到的，項目中無疑會發生變化，例如增加時間或成本，重要的是你有一個批准這些變化的人。 這個人通常是項目發起人，不參與日常活動的人。

發生變化時要記住的一些事情是：這是更改時間表的理由嗎？ 是否涉及文書工作？ 實際實施變革的時間表是什麼？ 當然，誰有權批准變更？

項目進度表

時間表通常是項目計劃的一部分，並作為文件之一或附錄包含在內。 當項目較大且進度較長且較複雜時，通常會納入項目管理軟件工具中。

ProjectManager 是項目管理軟件，可幫助您管理項目計劃和進度。 通過觀看這個簡短的視頻了解如何。

日程管理清單

為確保您的日程安排包括所有必要部分並避免範圍蔓延，請務必回答以下問題。

• 您將如何制定時間表？

選擇提供工具來幫助您創建和管理日程安排的軟件，例如甘特圖，它可以在時間線上收集和組織任務。 您還應該了解用於更好地估計項目所需時間的技術。

• 誰在循環中？

確定需要隨時了解進度的利益相關者，並了解他們希望獲得更新的頻率和方式。

• 如何以及何時衡量績效？

有許多方法可以監控和跟踪項目進度和績效。 從提供高級快照的儀表板到深入了解數據的報告，請確保在執行計劃之前擁有正確的工具。

• 你將如何保持正軌？

如前所述，項目會發生變化，您可能會發現自己在某個時候落後於計劃。 這不是世界末日，但需要做出回應才能按時恢復。 一些常用的技術是崩潰（添加更多資源）、快速跟踪（一次執行多個任務）、更改範圍或修改計劃。

• 資源將如何管理？

了解完成每項任務所需的資源以及它們如何適合您的日程安排。 當您的團隊準備好執行該任務時，您將希望手頭有所有必要的材料。

計劃管理模板

我們提供了幾十個免費的項目管理模板來幫助您管理您的項目。 以下三個模板非常適合創建項目進度表並為您的進度管理計劃收集必要的信息。

甘特圖模板

甘特圖是一種多功能工具，允許項目經理創建、跟踪和管理項目進度。 您可以將我們的免費甘特圖模板用作 Excel 文件或將其導入 ProjectManager 以創建您和您的團隊可以在線訪問的項目進度表。

工作分解結構模板

創建工作分解結構可以讓您可視化您的項目任務並相應地確定它們的優先級。 這是創建項目進度表時的基本步驟。 您可以下載我們的工作分解結構模板或使用我們的在線甘特圖，它具有內置的工作分解結構功能，可以為您自動化流程。

項目範圍模板

在創建進度管理計劃之前，您需要定義項目範圍，概述所有需要完成的項目工作。 重要的是，您還要確定不會做的事情，以便您可以創建準確的項目計劃。

ProjectManager 如何幫助安排管理計劃

管理您的日程安排就像一個嵌入在較大項目中的較小項目。 無論項目的規模如何，都有要滿足的時間表、要管理的資源和要分配的團隊。 您需要讓每個人都全力以赴，並監控他們的進度和工作量。 有很多工作要做，這就是 ProjectManager 的用武之地。我們屢獲殊榮的軟件讓您保持井井有條並保持高效。

建立你的時間表，然後管理需要一個強大的工具。 我們的在線甘特圖收集您的項目任務並添加填充在項目時間線上的開始和結束日期。 然後，您可以標記任務的優先級，以便您的團隊知道什麼是最重要的以及何時完成。 為了輕鬆跟踪進度，可以使用我們的里程碑功能將整個時間表分解為不同的階段。

人工和資源成本也可以在甘特圖上收集。 完成計劃後，您可以過濾以查看關鍵路徑，甚至設置基線，從而可以衡量項目差異。 您將始終知道自己是否處於正軌或需要進行調整以恢復進度。 如果您需要更改日程中的某些內容，只需將任務拖放到新日期，所有內容都會自動更新。

團隊可以選擇使用我們的多個項目視圖之一來組織自己的工作，例如動態任務列表或日曆。 看板視圖使您的工作流程可視化，因此經理可以看到誰在做什麼。 還有一些資源管理功能可以確保團隊擁有他們需要的東西，而不會讓他們負擔過重。 我們的工作負載頁面使您的團隊的任務保持平衡，以提高生產力。

最後，與您的利益相關者交流項目績效會讓他們感到高興，並讓您能夠維持您的日程安排。 我們的一鍵式報告可以過濾，僅顯示您和您的利益相關者想要查看的數據。 當您向利益相關者展示時，它也很容易以 PDF 或打印出來的形式共享。 ProjectManager 控制您的日程安排，並為您提供保持進度所需的透明度。

ProjectManager 是一個屢獲殊榮的基於雲的工具，可構建和管理項目進度、執行計劃、監控進度和報告績效。 它是滿足您所有項目管理需求的一站式商店。 了解為什麼我們已經幫助數以萬計的團隊管理了數十萬個項目，今天就參加這個為期 30 天的試用。