什麼是項目管理中的範圍蔓延？

如果某些事情可能導致雄心勃勃的網站項目死亡怎麼辦？ 您的第一個想法可能是這可能是拖延、缺乏計劃或缺乏經驗的設計師，但實際上還有更危險的事情：範圍蔓延。

當項目超出最初的目標時，越來越多的任務會不斷堆積，直到錯過最後期限，每個人都失去動力。 一旦這種情況開始發生，就很難恢復。

您是否害怕您或您的組織屈服於範圍蔓延？ 通過計劃、溝通和緩和的期望，您可以阻止它的發展。

讓我們學習如何在發生之前識別和避免範圍蔓延。

當您決定處理一個新項目時，您要做的第一件事就是製定計劃。 項目範圍是項目規劃的一部分，涉及寫下目標、項目可交付成果、成本以及與項目相關的其他要點。

在項目範圍內，您可以概述所有內容，包括截止日期、不同成員的職責、質量控制措施以及項目的總成本。

項目範圍本質上是團隊和客戶的項目指南，通常包含在合同中。 它可以幫助每個人專注於他們的任務，並為客戶提供完成項目的切實時間表。

範圍蔓延是指項目的要求和可交付成果超出了最初的願景。 在項目管理中，範圍蔓延是導致失敗的主要原因之一。 當新的請求流入涉及額外的修訂、重新製作、重新設計和額外的要求時，就會發生這種情況。

範圍蔓延的原因有很多，最明顯的是項目利益相關者之間的溝通不暢，以及缺乏對確保項目目標所需內容的初步確定。

下面是一個作用域蔓延的例子：

想像一下，您和您的團隊正在為客戶開發 WordPress 發布站點。 該站點需要有一個主頁、一個關於頁面和一個小型在線商店。 完成這項工作的最後期限只有三週。 儘管這是一個很短的截止日期，但您和您的團隊相信您將及時啟動並運行網站。

畢竟，您過去已經創建了 WordPress 網站，並且您確切地知道完成該項目需要什麼以及需要多長時間。 根據最初確定的項目範圍，沒有明顯的挑戰，您擁有所需的所有必要工具和資源

然而，在項目進行一周後，客戶要求在網站上提供更多特性和附加功能。 起初，他們只是要求您能夠將其納入現有項目範圍的小調整。 但是，他們隨後要求進行更大的更改，例如擴大商店、向站點添加博客、自定義徽標、SEO 服務以及創建更多原始協議中未包含的頁面。

不知不覺中，項目範圍已經從一個“帶有在線商店的小型 WordPress 網站”變成了一個擁有大量功能和頁面的成熟網站。 不幸的是，您無法在三週的截止日期前完成項目。

這就是范圍蔓延的險惡之處：它通常開始很小，所以你不會注意到，直到為時已晚。

以下是范圍蔓延的幾種常見且可避免的原因：

沒有計劃額外的請求是范圍蔓延的主要原因之一。 如果原合同規定瞭如何處理這些新要求（即增加期限、增加成本、僱用額外人員等），那麼這些都不會構成問題，也不能被視為範圍蔓延。

但是，假設項目將在沒有變化的情況下繼續進行，不可避免地會導致在它們確實發生時無法處理它們。

缺乏溝通是范圍蔓延的另一個重要原因。 有時一個項目只是在你和一個客戶之間。 其他時候，客戶是整個​​公司，這意味著有很多高層想要在設計中有發言權。

無論您與誰一起工作，溝通不暢往往會導致期望失控。 即使你只是自己做這件事，弄清楚你想要什麼並將它清楚地佈置成一組有截止日期的任務也是很好的。

堆積太多的修改會扼殺一個網頁設計項目。 當您嘗試捕捉客戶的願景時，每個站點都需要進行一些更改，但是如果做得太過分，則可能會完全拖延進度

這些小任務非常小，您甚至可能不會注意到它們佔用了多少時間，但是如果您不加以控制，它們可能會造成嚴重的損害。 這種在項目上工作超過其收益遞減點的特殊做法通常稱為鍍金。

定義不明確的項目範圍可能對項目的成功造成致命的影響。 如果您的團隊成員、項目經理和其他利益相關者不清楚項目的要求和可交付成果，那麼在某些時候不可避免地會出現故障。

範圍蔓延可能發生在項目的任何時候，但有幾個階段你應該格外警惕

• 在最初的計劃階段，當試圖列出合理可實現的目標清單時
• 在向客戶發送內容後，他們可能會要求比您有時間更多的修改和添加，或者需要很長時間才能完成的修改。
• 當某人被排除在規劃過程之外時，他們可能會稍後進來要求更改。
• 項目中期，允許將無限數量的任務添加到日程表中，會使項目開始看起來不太現實。
• 當計劃結束時，你正在努力完成任務，通信量減少，客戶將有時間提出更多想法。
• 一旦錯過了一個截止日期，就更容易讓它多滑一點並繼續解決問題。
• 就在您即將完成最後幾項任務時，肯定有人會說：“但如果我們添加……怎麼辦？”

簡而言之，範圍蔓延可能會出現在項目的任何階段，但如果您已經預料到它的到來，那麼防範它就容易多了。