更有效的電子郵件通信的七個簡單規則

無論您的行業、領域、職業、日常職責或職責如何，溝通都是您成功不可或缺的一部分。

這在 SEO 和鏈接建設中尤其如此，其中溝通對於教育客戶、執行活動、保護鏈接和展示結果至關重要。

電子郵件可能是當今數字世界中的主要通信方式。 如果您不能通過電子郵件進行良好的溝通，您可能會遇到困難。

有效溝通的好處

1. 建立信任、設定項目範圍並定義期望。
2. 傳達和強調正確的信息。
3. 識別團隊障礙並促進解決問題。
4. 使雙方都能理解。
5. 確保客戶、團隊和個人滿意。

你展示自己、交流想法和推銷的能力是成功的基礎。

讓我說清楚，知識、技能和誠信對任何企業都至關重要。 但是能夠很好地溝通在工作的各個方面都至關重要。

良好的溝通可以增加價值、灌輸信任、建立信心、解決問題、揭示障礙，並促進 SEO 活動的幾乎每一部分以及與客戶、主管和團隊成員的關係。

溝通在鏈接建設中具有雙重價值，這需要與其他網站所有者進行一對一的溝通以確保鏈接的安全。 您需要有效地傳達為什麼鏈接對他們（或他們的受眾）最有利。

有效電子郵件通信（和外展）的規則

1. 使用模板格式。
2. 了解你的聽眾。
3. 以價值引領。
4. 簡潔明了。
5. 主動語言獲勝。
6. 發送完整的電子郵件。
7. 跟進。

你的電子郵件的目標是什麼？ 電子郵件的每個元素（主題行、結構、單詞選擇）都應該支持這一點。

1) 模板：如何格式化電子郵件

每個人都收到了可怕的批量生產的電子郵件，其中包含零定制的模板。

如果我再收到一封“親愛的網站管理員”的電子郵件……

儘管如此，我仍然堅信模板的價值。 模板導致系統和流程，這導致格式良好的電子郵件易於閱讀和理解（更不用說生產了）。

我是否使用模板的經驗法則是：

1. 我是否向類似的受眾發送多封電子郵件？
2. 我以後會發送類似的電子郵件嗎？
3. 是否有一種最佳方式來構建信息以傳達我的信息？

一個好的模板的秘訣是列表分割。 您的模板應該根據您的受眾進行定制，根據需要留出足夠的變化空間。

除非我正在回復一個線程或發送一封獨特的電子郵件，否則我很可能正在使用某種形式的模板。

即使是手寫電子郵件也遵循通用格式（AKA 模板）。 想想您每天必鬚髮送的各種電子郵件。 我敢打賭，即使您是單獨撰寫每封電子郵件，也會遵循一些通用模板。

這是我經常使用的模板示例：

這就是我在帖子中積極提及某人或他們的公司時使用的方法。 這有助於我建立聯繫，提醒他們他們被提及的事實以及原因，甚至可能讓我獲得一些社交分享。

創建流程是提高效率的關鍵。 這種優化的想法對 SEO 人群來說不應該是新的

2）了解你的聽眾

最重要的溝通規則是圍繞您的聽眾展開整個對話。

想想看：

你如何與同事交談？ 主管？ 一個客戶？ 一個好朋友？ 你的父母？

風格、語氣、用詞和交流方式因受眾而異。 這是溝通 101 – 您需要構建對受眾有意義且有效的對話。

在起草電子郵件之前，您應該了解以下有關聯繫人的信息：

1. 姓名
2. 頭銜/職位
3. 性格
4. 權威/影響
5. 他們的溝通方式
6. 他們多久被投一次
7. 你的職業關係。

如果您發送類似的電子郵件，無論受眾如何，您的溝通都是無效的。

3）價值第一的溝通

您發送電子郵件總是有原因的。

為了有效地溝通，應該清楚你為什麼發送電子郵件，以及為什麼它對你發送電子郵件的人很重要。

這是最後一點——為什麼你的電子郵件對你的聯繫人很重要——這是最重要的。 以此為主導，您可以建立價值並獲得考慮。

你不需要寫很長的介紹你是誰，或者為什麼你所做的事情對世界很重要。 為您的觀眾帶來價值。

他們為什麼要關心？

您越早在電子郵件中回答這個問題越好。

編輯模板時，我的第一步始終是將“為什麼這對您很重要”語句移至頂部（或盡可能靠近頂部）。

這是我經常收到的一封電子郵件：

下面是我如何使這封電子郵件價值第一。

你好，科里，

您是否正在努力提高銷售和營銷帶寬？

（直接與此人的職位或公司聯繫的自定義行）。

在 [redacted]，我們為您的潛在客戶、潛在客戶生成和數據管理服務提供定制的 B2B 列表，因此您在我們進行所有研究的同時擁有客戶。

我們專注於：

• 白皮書潛在客戶生成。
• CRM 數據維護和準確性。
• 市場情報研究。
• 市場測繪和市場評估。

讓我們討論 [redacted] 如何幫助您實現目標。

它是完美的嗎？ 不——這不是我的事，所以我不能修改信息或定位。 此外，我不打算購買或外包列表構建，所以我是錯誤的受眾。

然而，這個重新格式化的版本具有價值。 它不會浪費任何時間。 如果不合適，他們可以立即繼續。 如果是這樣，他們更有可能真正閱讀並回复。

發送電子郵件應該總是有原因的。

不要埋葬你的領導。

4) 簡潔明了

寫好文章的秘訣是自由編輯。

寫下你的電子郵件，然後儘可能多地剪掉它。 然後再切一點。

我喜歡剪：

• 垃圾詞：那個，很多，東西，喜歡，感覺，
• 委婉語：得到感覺，聽到，幫助，花時間，讓我知道，期待，喜歡，堅持到底等。
• 副詞：完全、特別、完全、特別等。
• 不當代詞：任何不必要的轉換。 盡可能保持第一人稱。
• 一切：如果我能剪的話，我會的。

在發送電子郵件之前，不要痴迷於重讀它們。 相反，切掉所有東西，直到你知道沒有垃圾為止。 每個人都會因此而更快樂。

5) 主動語態是給人類的

主動語態在電子郵件中傳達正確的觀點和事件鏈。

電子郵件報告尤其依賴主動語態，因為被動語態可能會歪曲工作。

被動語言剝奪了因果關係的交流，使不清楚哪個行動導致了哪個結果，並淡化了電子郵件交流的價值。

如果您在主動語態和被動語態中掙扎，請尋找尷尬的措辭並考慮誰做了什麼。 確保您沒有出於任何原因混淆信息。

被動與主動的幾個例子：

“該頁面由 SEO 優化。” vs “SEO 優化了頁面。”

“整個月，團隊建立了八個鏈接。” vs “該團隊本月建立了 8 個鏈接。”

“通過我們聯合 SEO 的努力，排名有所提高，搜索流量也有所增加。” vs “我們的 SEO 工作提高了排名並增加了搜索流量。”

被動語態會破壞你的語氣，混淆你的意思，削弱你的地位。

6）包括你的音調

不要推銷請求。 不要這樣做。

它經常發生：

最好的情況是“是的，發送一個音調”。 同樣的回應可能是你的實際目標——鏈接、出版物、報導、會議等。

不要讓生活變得比需要的更困難。 每個人都很忙，每個人都會收到太多的電子郵件。 偽禮貌不會增加你的推銷成功的機率，特別是如果你遵循規則#2 並且只在你有價值的時候發送電子郵件。

最好的電子郵件可以回答初始電子郵件中的任何問題。 考慮您的聽眾，並確保在合理範圍內涵蓋所有內容。

7）跟進——這是禮貌

如果您正在建立鏈接或發送促銷電子郵件，如果您不跟進，您就沒有做好自己的工作。

發送跟進電子郵件並不粗魯——這是禮貌。

後續電子郵件是衡量電子郵件價值的一個很好的試金石。

如果您認為自己可以提供一些有價值的東西，那麼您不應該羞於發送提醒以確保該人有機會查看您的電子郵件。

通過確保他們不會錯過合理的機會，您實際上是在幫他們一個忙。 如果您沒有這種感覺，則說明您的方法還不夠完善。 你需要相信你的信息的價值、外展的簡潔性、你聯繫的目標。

我將發送的上限是四個。 原始的，帶有三個線程消息。

這不適用於與我有明確關係的聯繫人——僅當我認為某人確實錯過了我的電子郵件並且我有重要的理由與他們聯繫時。

我不知道有多少次我的第三封（甚至第四封）電子郵件得到了積極的回應。 人們很忙。

如果您根本沒有跟進最初的電子郵件，那麼您就錯失了巨大的機會。