有說服力地呈現數據的六個基本步驟

“與表格相比，圖形方法在闡述統計事實方面具有相當大的優勢。 一堆沉重的數字令人眼花繚亂，大眾的頭腦無法從中吸取任何有用的教訓，就像從黃瓜中提取陽光一樣。”

-來自經濟和工業妄想的亞瑟·布里格斯·法誇爾和亨利·法誇爾

在之前的專欄中，我分享了數據可視化是講故事和說服的秘密武器。 我想接著提供可操作的提示，以幫助您通過自己的努力與團隊共享數據來取得更大的成功。

在我的職業生涯中，我參加過無數次會議，客戶或同事向我展示了數據……很痛苦。 當我痛苦地說時，並不是因為他們沒有在競選或項目上努力工作，並且有驚人的見解可以分享。 但是，洞察力和行動的實際呈現/交付本可以更有效。 並且非常值得付出努力。

有說服力地呈現數據是“最後一英里的努力”，因為您已經完成了工作，精神上感覺“完成了”，現在只是分享學習和後續步驟。 這是可以理解的，也是基本的人性。 工作感覺已經完成，這就是為什麼許多內容創作者在準備繼續進行下一件事時會隨意地將幻燈片放在一起。 今天我想說服你不要這樣做，而是花時間仔細地展示你的數據。

如果您遵循以下六個步驟，您與老闆或客戶的下一次會面不僅會更加順利，而且您更有可能影響該人採取您想要的行動。

我舉了幾個例子來說明我的觀點。

1.在進入數據之前，設置情況

永遠不要通過在屏幕上扔圖表和圖形來開始向小組展示。 永遠不要僅僅通過共享 Google 表格或將 Google Analytics 報告投影到開銷上來向小組展示。

製作一個快速套牌——這不僅更好地展示它，而且為團隊提供了一個更容易在內部傳播的外賣，獲得轉發內容的高級管理人員更有可能打開和點擊。

所以你已經開始了一個演示。 首先，花時間讓人們了解你所做的（視覺上，理想情況下）。 例如，您是否剛剛在新著陸頁上運行了 A/B 測試？ 太好了，在你深入研究結果之前，先展示一張帶有舊頁面和新頁面的幻燈片，這樣我們就可以看到你做了什麼，以及你為什麼首先運行這個特定測試的目標。

這樣做的好處是現在每個人都會按照你的邏輯立即開始你的演示，你會得到更少的問題。 您的團隊最初可能已經簽署了該項目，但更有可能他們不記得所有事情。 幫助他們。

例如，如果我的同事 Krista Seiden 打算展示她重新設計 Google Apps for Business 網站的項目的結果，那麼在深入研究數據之前，她應該首先展示舊網站的外觀。

2. 每張幻燈片都有一個明確的要點，修復損壞、混亂或誤導性的可視化

太多次我看到年輕的客戶主管把他們所有的數據都放在一張幻燈片上（甚至可能沒有像數字列表那樣可視化）因為他們覺得需要預先把所有的東西都說清楚，更多的數據肯定是好的，因為它看起來更正式，對吧？ 錯誤的。

永遠不要有一張有多個圖表的幻燈片——它的材料太多了，沒有人會吸收它，人們的眼睛會蒙上一層光。 這些信息太多了，無法讓我們思考並仍然聽演講者。

當你試圖說出一切時，你什麼也沒說。 不該做什麼的示例（一張幻燈片上的四個圖表，太多了）：

更重要的是，永遠不要誤導你的聽眾！ 下圖中的這種可視化比例不僅完全被破壞，而且“可愛”的嘗試使用人物圖標來表示圖表中的條形圖只會增加更多的混亂。 很難認真對待使用此類圖形的任何人，無論其是否出於善意。

有些圖表是無望的……下面不僅有你永遠不應該使用的 3D 條，因為它們令人難以置信地令人困惑，而且圖表上方的圖標增加了更多的混亂。 更何況這張圖表沒有標籤！ 這張圖表唯一能說服某人的是，創建它的人可能不應該向您的團隊展示數據。 順便說一句，這是某人在機構會議上展示的真實圖表（編輯以保護無辜者）。

通過伊恩·盧裡

3. 盡可能簡單和乾淨地呈現數據（現在讓我們看一些很好的例子）

如果您想比較一個行業中不同收入來源或消費者偏好的增長，您無需做任何花哨的事情。 只需在帶有標籤、來源和標題的簡單折線圖中繪製數據即可。 很簡單，結果很清楚！

從下圖我們知道，在 2017 年至 2018 年之間，在線視頻服務收入預計將超過票房。 沒有混淆的餘地，也沒有任何曲解的餘地。

我們所有人都會遇到這種情況——你創建了一個不太清楚的圖表。 但是，這是可以解決的：弄清楚您想要傳達的內容並重新混合數據以清楚地描繪您想要傳達的內容。

下圖的巨大收穫是過去 10 年互聯網作為消費者新聞來源的巨大增長 216%。 但是在第一個圖表中你不能很好地看到這一點。 將您想用來表達觀點的數據點加粗，並考慮調出百分比變化以讓您的受眾關注趨勢有多大。

來源：通過他們的“Visualize This”挑戰之一流動數據，以改善數據可視化

4. 始終根據上下文呈現數據——永遠不要假設人們知道你在做什麼，即使是你自己的團隊

因此，例如，不要只顯示本月的指標趨勢，而是疊加去年的情況，以便快速了解與之前的時間範圍相比這意味著什麼。

谷歌分析讓這件事變得非常容易，而且它比看起來漂亮且向右移動的圖表更有幫助。 當然，這看起來不錯，但這是什麼意思？ 這些數字好嗎？ 我們不知道。 上下文回答了這個問題。

此外，永遠不要簡單地單獨顯示這樣的圖表——相反，在下面有一個文本框，上面有你想要引起注意的百分比變化呼叫及其原因。 告訴我們您希望我們從數據中獲取什麼。

請記住，有人應該能夠點擊您的幻燈片並清楚地了解您想要交流的內容，而無需您進行演示。

作為分析師不僅解釋“發生了什麼？” 但為什麼？' 以及“這是什麼意思？” 是區分好與偉大的東西。 讓您的生活更輕鬆的提示：使用 Google Analytics 中的註釋為產品中的有趣事件添加標註，稍後當您需要共享數據時，您不必擔心忘記在該時間段內發生的事情。

5. 附錄中有其他詳細信息，但您無需仔細閱讀

您不需要在演示文稿中查看每一個 KPI 和指標指標，尤其是那些不是項目核心的指標。 實際上，正是您沒有展示的內容才能使演示文稿變得更好。 更多的數據不僅不能幫助你講述你的故事，而且會讓房間裡的每個人都筋疲力盡，你會失去注意力。

一次坐下來我們只能吸收這麼多，而且我們作為分析師和營銷人員的工作是只分享關鍵信息。 提供 CYA 的附錄，但如果有人確實想了解更多，也提供詳細信息。 他們可以離線執行此操作，而不會浪費團隊的時間。

6. 有一張“下一步”幻燈片，您可以準確地總結接下來要完成的工作

您已經介紹了您的項目、目標、結果和見解。 您已經提出了自己的觀點，並說服了每個人按照您希望的方式思考（看到現實，萬歲！）。

現在總結一下，具體來說，您將以任務列表和團隊可交付成果的形式處理這些數據（例如運行新測試，讓人們開始急需的新站點設計，或刪除無人購買的產品）從您的電子商務目錄）。

額外提示：在演示之前查看您的幻燈片/演示文稿

練習使演示變得完美，雖然您可能不需要花費大量時間準備為活動做主題演講，但您至少應該快速演練一下您想說的話。

付出努力是值得的，即使是通過某事進行一兩次排練，不僅會讓您對材料感到滿意，而且還會明確您可以從演示文稿中刪除哪些內容。