小企業融資企業家指南

大多數小企業融資建議分為兩種思想流派。

一個鼓勵您引導您的業務：放下您的頭，卸下您的個人積蓄，投資您第一次銷售的所有現金，並且通過一些努力，您會成功的。

另一所學校則更為傳統：去大銀行，簽下你的房子，如果你有良好的信用記錄，你會得到一筆可觀的高利率貸款。

這兩種策略都是合理的，但小企業融資還有其他方式發揮作用。

在本文中，我們將討論商業貸款和財務管理。 首先，我們將討論您的資金選擇。 然後，我們將研究一旦您在銀行存入資金後如何管理小企業的財務。 如果您在這裡了解小型企業財務基礎知識，請參閱我們關於如何管理財務的部分。

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了解小企業貸款和融資方案

當涉及到您的業務時，資金是首先要考慮的事情之一。 這也是您在旅途中做出的最重要的財務選擇。 您如何為業務提供資金會影響您的運營方式。

小企業融資選擇的類型

讓我們看一下為企業提供資金的幾種常見方式：

• 定期貸款
• 商戶現金墊款
• 設備融資
• 信用額度
• 小企業管理局貸款

定期貸款

定期貸款是特定金額的銀行貸款，在設定的時間段內定期償還。 定期貸款設定為固定利率或浮動利率。 這些貸款可能需要大筆首付以降低貸款支付和總貸款成本。

成熟的小企業，通常經營兩年，選擇定期貸款。 他們使用定期貸款購買資產（如設備）或增長投資，而不是用它來支付日常開支。

定期貸款與其他融資選擇有一些區別：

1. 降低利率
2. 資金使用靈活性
3. 可預測的付款時間表

它們還提供三種不同的貸款選擇，每種貸款都為您的業務服務：

1. 短期（一年內償還） 。 企業選擇這些貸款而不是商家現金墊款，因為它們的利率較低且更容易獲得。 您可以使用短期貸款來購買假期庫存，利用庫存交易，或者如果您遇到資金不足的情況，可以支付工資。
2. 中間期限（償還一到五年） 。 這些貸款適用於更大規模的項目，例如設備購買或舊企業債務再融資。 您將希望將這些貸款用於可能需要幾個月或幾年才能獲得投資回報的項目。
3. 長期（6 至 20 年償還）。 長期貸款面向增長機會，例如新建築或製造業的重型設備採購。 它們由貴公司的抵押品或現有資產提供支持。 這些貸款通常有嚴格的規定，規定你可以用這筆錢做什麼，不能做什麼。

傳統銀行的承銷流程可能笨拙且晦澀難懂。 這就是 Shopify 為商家提供快速簡單的資金的原因。 通過 Shopify Capital，商家可以在獲得批准後的幾天內獲得資金。 一旦商家接受報價並獲得批准，資金將在短短兩天內存入，並且可以在銷售時償還貸款。 您可以使用這筆貸款來資助工資單、庫存、營銷活動或其他可以推動您的業務增長的事情。

我只是不想處理通過銀行的整個過程——我想專注於業務。 傳統的貸款感覺很麻煩，也更受限制。 Shopify Capital對此有不同的心態。 它是如此容易。

最好的部分？ 您可以通過最少的文書工作和沒有信用檢查來避免冗長的申請流程。 通過 Shopify Capital 的資金，您可以快速輕鬆地獲得所需的財務支持。

閱讀更多：如何獲得小企業貸款以及申請前須知

商戶現金墊款

商戶現金墊款是您可以收取固定費用的一筆款項。 在此模型中，資助者購買您未來銷售額的一定百分比，然後通過保留您的信用卡或借記卡銷售額的一部分，每天收取一定百分比的銷售額。 由於有時銷售額可能會很高，有時會很低，因此沒有固定的期限長度。

Shopify Capital 以商家現金墊款的形式向英國符合條件的商家提供小企業資金。

設備融資

在您的業務中，您需要購買、升級或更換不同的設備。 這就是設備貸款的用武之地。

設備融資是一種小型企業貸款，旨在幫助您為您的企業購買設備。 這些貸款涵蓋任何數量的東西，包括辦公家具、商用烤箱、醫療設備、計算機、重型製造設備等等。

每個貸方都有不同的條款。 但總的來說，您可以為一件物品的總購買價格提供大約 80% 的資金。 小型企業設備貸款通常需要 20% 的首付。 您從第一天起就擁有設備。

信用額度

適應變化是擁有小企業的常規部分。 有時，如果您想抓住增長機會，您可能需要快速獲得現金，並採用靈活的每月付款條件。 無擔保信用額度可以是一個解決方案。

將小企業信貸額度視為信用卡而不是貸款。 它使您可以使用資金來滿足出現的任何業務需求。 開立信用額度時沒有一次性支付（意思是您一次收到所有現金）。

與信用卡類似，一旦您從信用額度中提取現金，利息就會開始累積。 您可以花費的金額取決於您剩餘的可用額度。 當您償還提取的資金時，您的信用就會增加。 貸方將限制您可以藉入的金額。

小企業管理局貸款

小企業協會 (SBA) 與貸方合作，向小企業主提供貸款。 SBA 不會直接向借款人借錢。 它為其合作夥伴提供的貸款制定了指導方針。 SBA 幫助那些難以獲得其他貸款計劃批准的小企業主。

例如，如果銀行認為您的業務風險太大而無法借錢，因為您信用不佳，SBA 可以為貸款提供擔保。 然後銀行的風險較小，並且更願意提供商業貸款。 SBA 貸款可用於大多數業務需求，金額各不相同。 某些計劃有資格限制和要求。

有興趣獲得 SBA 貸款嗎？ 在美國小企業管理局網站上了解有關資格要求的更多信息。

替代資金選擇

許多貸方會要求您提供抵押品或個人擔保才能獲得資金批准。 抵押品是指可以保證您支付貸款的資產，例如您的房屋或其他高價值財產。

如果您未能償還貸款，銀行將收回財產作為還款。 這是貸款的常見過程，但不是唯一的方法。

替代資金選擇包括：

• 朋友和家人
• 資本投資者
• 眾籌
• 投資您的企業

朋友和家人

企業主在開始新企業時經常向朋友和家人尋求資金。 您可以在製定商業計劃或獲得價值證明之前從他們那裡籌集資金。 這筆錢可以幫助為庫存或早期產品開發的初始訂單提供資金。

與獲得銀行貸款或資本投資相比，朋友和家人的途徑要正式得多。 有些人可能願意在無息的基礎上向您的公司投入資金。 它還可以讓您完全控制您的業務。

兩種主要類型的朋友和家人投資是股權融資和商業貸款。 在股權融資中，您向投資者提供企業的股權。 隨著您的業務價值增長，他們的投資也在增長。 通過商業貸款，您承諾在一定時期內或當您達到特定盈利點時向投資者償還利息。

資本投資者

資本投資者以天使投資者或風險投資基金的形式出現。 這些經認可的投資者為小型初創公司或早期公司提供融資。 作為資本投資的回報，這些投資者獲得股權或可轉換債務，這是一種未來可以轉換為股權的貸款。

貸款金額可以從 5,000 美元到超過 100 萬美元不等，具體取決於所有權數量和啟動規模。 這種類型的資金通常保留給高增長、高潛力的初創公司。 銀行通常不會對它們進行投資，因為它們不了解技術或商業模式。

眾籌

眾籌是指從大量人群中籌集少量資金，通常是為了換取回報。 它類似於朋友和家人以及資本投資，但是，眾籌從公眾那裡籌集資金。

近年來，Kickstarter、Indiegogo 和 GoFundMe 等平台越來越受歡迎。 這些網站幫助人們為新業務、產品、非營利組織或慈善事業籌集資金。 發起眾籌活動的准入門檻很小。 眾籌的一個附帶好處是，它有助於吸引新的受眾到您的電子商務業務，否則您可能無法接觸到。

投資自己的企業

為您的企業提供資金的另一種選擇是用自己的資金進行投資。 許多企業家將早期利潤再投資於營銷和廣告活動，放棄自己的任何薪水。 這個策略背後有一點數學。 因此，如果您對此感興趣，請閱讀投資您的業務：開始之前您需要了解的內容。

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如何管理您的小型企業財務

有句耳熟能詳的說法：“給一個人一條魚，他會吃一天。 授人以漁，養其一生。” 但是，如果那個人一旦抓到魚不知道該怎麼處理呢？

當您了解小企業財務的運作方式時，您就會知道如何處理魚——換句話說，就是您賺到和花的所有錢。 這意味著不僅僅是開始一項低投資業務。 這意味著知道如何正確處理您的財務會給您的企業帶來生存和發展的戰鬥機會。

讓我們看看成功企業家必備的小企業財務技能，包括制定預算、跟踪支出和創建易於理解的財務報表。

1. 分離您的個人和企業財務
2. 選擇銀行
3. 如何制定預算
4. 了解會計、簿記和記錄保存
5. 如何開始記賬
6. 自己動手（DIY）簿記
7. 外包您的簿記
8. 保持您的業務記錄井井有條
9. 創建和閱讀財務報表

將您的個人和企業財務分開

為您的企業財務健康做的第一件事，也是最簡單的事情是分開您的財務。 將您的個人財務與您的企業財務分開提供許多優勢，從簡化您的會計到保護您的個人財產和其他資產。

分開你的財務還有其他好處。 當您的公司擁有自己的銀行賬戶時，計算減稅和整體稅務準備會簡單得多。 當您的個人和商業收據沒有混在一起時，也更容易確定週三下午的午餐是與客戶還是朋友在一起。 即使您可以很容易地將一組費用與另一組費用區分開來，但在報稅季節整理一堆紙會浪費寶貴的時間，並且聘請特許專業會計師為您做這件事可能會很昂貴。

隨著您的小型企業開始發展，您可能需要考慮合併。 當一個企業合併時，它就成為一個法人實體。 這意味著，如果您的企業面臨財務或法律問題，您的個人資產，例如您的房屋或孩子的大學基金，在大多數情況下都會受到保護。

知道何時合併很重要。 如果您在公司仍處於早期階段時將其設為法人實體，則您將無法再就您的個人所得稅提出任何損失索賠。 同時，公司越成熟，擁有的資產越多，合併它所需的文書工作就越多。 無論哪種情況，預計合併成本在 1,000 美元到 2,000 美元之間。

選擇合適的銀行

並非所有銀行都提供相同的服務。 例如，有些有移動應用程序，有些則沒有。 有些會根據您的小型企業量身定制服務，而另一些則會採用更標準化的方法。

公司賬戶與個人賬戶略有不同，因此在為您的企業選擇銀行時應考慮以下幾點：

• 它提供網上商業銀行服務嗎？
• 它的商業交易費用是多少？
• 商業貸款的利率是多少？
• 它可以為您提供商務信用卡嗎？
• 隨著業務的發展，您能否將其他人和權限添加到您的帳戶？

在一家機構辦理所有銀行業務可以讓事情變得簡單，但請記住，這不是必需的。 例如，如果您首選的銀行沒有具有競爭力的貸款利率，則可以從另一家銀行尋找貸款。

賬戶類型

當您為您的企業開設銀行賬戶時，請考慮同時開設支票賬戶和儲蓄賬戶。 第一個將為您提供管理日常收入和支出的地方，而第二個可用於為稅收或未來對您的業務的投資等事情留出資金。

交易費用

商業銀行賬戶，如個人賬戶，有不同的層級，允許按月收費進行一定數量的交易。 了解您的企業將如何接收付款以及您將通過您的帳戶進行的每月購買次數是在決定設置哪種類型的帳戶時了解的有用信息。

例如，如果您定期與幾個不同的供應商打交道，您需要確保購買交易費用較低（或沒有）。 您可能還想看看您的銀行是否可以為您提供一個沒有每日借記購買限制的賬戶。

貸款和信用額度

即使您現在不需要為您的業務提供貸款或額外融資，您將來也可能需要。 使用商業貸款計算器輕鬆計算固定利率貸款，然後與銀行討論您的選擇。 提前問幾個關於銀行貸款要求的問題。 還要詢問其貸款利率、商業貸款條款和信用額度，以及您的小企業需要什麼才能獲得貸款資格。

商業信用卡

信用卡是建立企業信用評級的好方法，讓您有更好的機會在未來獲得貸款和低利率。 擁有商務信用卡還可以讓您獲得獎勵、欺詐保護和購買延長保修。

如何制定預算

俗話說，如果你沒有計劃，你就計劃失敗。 您永遠無法看到前方財務道路上的每一個顛簸，但您可以通過建立可靠的預算和跟踪您的資金來避免意外並保持您的業務健康。

創建示例預算將使您大致了解在運營的最初幾個月和幾年中會發生什麼。 隨著時間的推移，您的預算將變得更容易創建，並且您將更好地預測全年的費用和收入。 現在，讓我們看一下要包含在初始預算中的事物類型。

了解更多：創業的真正成本是多少？

花費

開始預算的一個好方法是列出您認為您的業務需要的所有可能項目的清單 - 從用於創建庫存的技術到您辦公室的日常項目。 在 Google 上快速搜索您所在行業的預算示例可以幫助您找出您可能遺漏的任何內容。

一次性費用

一次性費用通常是您購買一次（或有時每隔幾年）的大件物品。 這可以包括筆記本電腦、機械和辦公家具。 它還可以包括徽標設計或網站開發等服務。

固定費用

固定費用是您可以可靠地期望每月支付的費用，並且價格變化不會太大。 這可能包括租金、保險、互聯網服務、網站託管、電話費和軟件訂閱。

可變費用

可變費用介於固定費用和一次性費用之間——它們不止一次發生，但金額不同，並且不定期支付。 這可能包括製造您的產品的材料、營銷成本、商務旅行、為您報稅的會計師或信用卡處理費。

產品定價策略

為您的產品製定合適的價格是您預算的重要組成部分。 以下是設定價格時需要考慮的一些因素。

產品的成本

您銷售的商品的硬成本通常很簡單。 例如，如果您經營一家手印 T 卹店，您的材料成本可能是每件 T 卹 8 美元和墨水 3 美元。 但是，設定價格不僅僅是增加硬成本。

勞動

你付錢讓人們生產你的產品或提供你的服務嗎？ 該成本需要計入您的銷售成本。 即使您尚未僱用任何員工，也請務必將您自己的勞動力價值包括在內，以幫助您評估業務效率。 （如果您自己的每小時“工資”最終變得不可持續，那麼您的業務將需要微調。）它還可以讓您很好地了解何時開始將任務外包給其他人。

包裝

如果您的業務涉及向客戶運送產品，包裝和拆箱將在客戶體驗您的品牌方面發揮重要作用。 您的包裹是您產品的延伸，因此您需要將其成本計入銷售成本。

船運

運輸是將您的產品帶給客戶的另一個關鍵部分，未能正確估計其成本可能會影響您的預算。 尺寸、重量、位置和速度等因素都會影響您的運輸成本。 請訪問您當地的郵局以幫助估算您的運費。

同樣，不要忘記將您自己的時間計入運費中。 從技術上講，您可能能夠在五天內提供運輸服務，但每天打包產品並跑到郵局並不是一種有效的時間利用方式，並且會使您遠離其他任務，從而使運輸成本更高。

在線購物者希望在他們的購買過程結束時看到運費增加，但要保持這個成本合理。 面臨高昂運輸成本的客戶很可能會放棄購物車而不再回來。

手續費

如果您接受信用卡，您可能會為每筆交易支付固定的手續費以及訂單價格的 3% 左右的額外費用。 這些費用因您使用的處理服務而異，因此請根據您的訂單量貨比三家。 如果您的商店將接受國際訂單，請記住，來自您所在國家/地區以外的付款可能會導致您支付更高的費用。

直接通過 Shopify 接受信用卡

Shopify Payments 是在線接受付款的最簡單方式。 它消除了設置第三方支付提供商或商家帳戶以及必須將憑據輸入 Shopify 的麻煩。

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損害

有時物品會損壞，無論是在運送給您的途中還是從您運送給客戶的途中。 希望更換這些商品的費用對您來說是最低的成本，但重要的是在您的定價中考慮預期的損壞庫存數量。 谷歌搜索會讓您大致了解您的業務類型的共同點。 將您所在行業的平均損失百分比乘以您的產品成本，得出一個損失估算值，然後將該估算值平均到您的定價中。

退貨

您可能會或可能不會選擇接受退貨。 例如，如果您銷售手工藝品，退貨可能不適合您。 如果您確實選擇接受退貨，您可以做以下三件事之一：

• 收取單獨的“進貨費”以彌補部分損失
• 略微提高價格以彌補退貨造成的損失
• 保持您的價格不變，並相信慷慨的退貨政策將意味著增加銷售額

請記住，您還會因欺詐或有爭議的交易而產生信用卡拒付費用。

品牌和目標市場

您展示品牌的方式將直接影響您的定價策略。 您是一家以高價銷售產品的奢侈品企業嗎？ 您是追求低端市場的折扣店嗎？ 您定位業務的方式是設定價格的一個不太明顯的因素，但它絕對是一個因素。

有時，提高價格可以通過傳遞質量來增加銷售額，這與直覺相反。 其他時候，總是以最低的價格獲勝。 相應地了解您的市場和價格。

競賽

很可能會有其他企業提供與您類似的產品或服務。 研究其中一些以了解他們如何定價他們的物品。 您可能希望提供比競爭對手更低的價格以吸引更多客戶，或者您可能希望使用您的品牌來提升您的產品的價值。

預計收入

一開始，預測銷售額部分是研究，部分是有根據的猜測。 您從事業務的時間越長，您就越能更好地預測這些數字，並了解您全年的高峰和低谷何時出現。 與費用一樣，您的銷售額也會因行業而異。

如果您的業務一開始是副業，那麼您可能已經有了一些初步的銷售數據。 即使是幾個數字也可以幫助您確定哪些產品是暢銷產品，以及一年中什麼時候您的銷售額會高或低。

如果您沒有數據可以開始，您仍然可以通過與您所在行業的其他企業主交談（如果您不知道，您的會計師可能）並在線進行一些研究來收集有用的信息。 有可能，只要稍加挖掘，您就可以找到一些粗略的數字，了解您第一年的預期增長水平，以及哪些月份將在銷售方面起到舉足輕重的作用。

了解會計、簿記和記錄保存

在本節中，我們將著眼於保持公司財務健康正常的三個方面。

簿記是對您的業務交易的日常跟踪，例如銷售額和支付的費用。 小型企業會計會在較長時間內解釋這些交易。 它可以讓您查看您的業務是否盈利，您的業務的哪些部分做得好（或不太好），您的業務價值以及您的現金流。 記錄保存是使簿記和會計成為可能的所有文件的組織。

讓我們更詳細地了解這些財務任務之間的差異、您需要它們的原因以及如何以適合您業務的方式管理它們。

會計

小企業可以使用兩種會計方法——現金和應計製。 您需要在第一個納稅年度結束之前選擇一個系統，然後每年都堅持下去。

現金與應計

現金會計僅在貨幣易手時記錄交易。 因此，如果您向客戶開具發票，在他們的付款結清之前您不會確認該收入。 在權責發生製會計中，銷售、採購和費用在開具賬單後即被確認。

你應該選擇哪種方法？ 現金會計更易於跟踪，因為在收到或付款時記錄交易。 無需跟踪應收賬款或應付賬款，您始終清楚自己擁有多少錢。 換句話說，您的賬簿將始終與您的銀行賬戶相符。

由於權責發生製會計記錄應付賬款和應收賬款，因此跟踪現金流可能更加困難，但它也可以幫助您更好地預測未來幾個月和幾年的企業財務狀況。

通常，您可以選擇最適合您的系統，但也有例外。 在美國，如果企業持有庫存或每年產生超過 2500 萬美元的收入，則必須使用權責發生製。 在加拿大，任何來自自營職業的收入（除非來自農業、漁業或自僱佣金）必須使用應計方法記錄。

當您應該與註冊會計師交談時

如果您的業務仍然是副業，或者財務狀況很簡單，那麼您現在可能可以跳過尋求註冊會計師的幫助。 網上有很多小企業金融資源可供參考。

但是，如果您的小型企業開始掩蓋您的日常工作，強烈建議您與註冊會計師交談以確保您走上正軌。 註冊會計師不僅為您報稅，他們還可以幫助您進行財務規劃、稅務規劃、租賃談判、財務報告、稅務合規和資金管理。

註冊會計師可以查看您的業務計劃和預算，幫助您了解您可能錯過的任何內容，並為您設置適合您所在行業的簿記流程。 如果您在編寫計劃時需要幫助，請使用我們的免費商業計劃模板來指導您。

選擇註冊會計師類似於選擇銀行。 它們必須適合您和您的業務。 獲得註冊會計師推薦的一個好方法是詢問您在您的行業中認識和信任的其他企業主。 確保與 CPA 進行一對一的交談，以了解他們是否是適合您的 CPA。

您的註冊會計師可以幫助您確定需要徵收和留出多少稅款、要跟踪和扣除哪些費用以及您的企業應該使用哪種法律結構，從而幫助您避免意外。

免費：商業計劃書模板

商業計劃通常用於獲得資金，但許多企業主發現編寫計劃很有價值，即使他們從未與投資者合作過。 這就是為什麼我們整理了一個免費的商業計劃模板來幫助您入門。

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開始使用

簿記

簿記是對企業收入和支出的跟踪。 它使您可以密切關注公司的財務狀況，並使您的註冊會計師的工作在報稅時更容易。 基本上，簿記涉及將您的銷售額和費用輸入電子表格並將收據歸檔作為備份。

如果您想在未來某個時候為您的企業獲得融資，保持您的賬簿最新可以幫助支持貸款申請或投資宣傳。 管理良好的財務和清晰的記錄使潛在的貸方和投資者能夠對貴公司的財務狀況做出切合實際的預測，並讓他們有信心投資於您。

管理良好的書籍還可以幫助您的註冊會計師利用所有符合條件的稅收減免並及時發現銀行錯誤。 但是，掌握簿記的最大好處是始終清楚地了解您的企業目前的財務狀況。

保存完好的書籍可以讓您了解您的業務在一年中的高點和低點。 他們可以告訴您您的包裝成本是否太高，或者您是否在營銷上超支。

監控您的書籍可以讓您實時查看哪些內容運行良好以及哪些內容需要調整。

如何開始記賬

既然您知道為什麼需要掌握簿記，讓我們看看如何做到這一點。

第 1 步：選擇會計方法

有兩種類型的簿記系統：單式記賬和復式記賬。 決定使用哪個系統取決於您的財務狀況有多複雜。

單次入場

如果您的企業規模較小且交易量不大，那麼單次記賬是保存賬簿的最簡單方法。 在這種方法中，條目被記錄一次，標記為輸入（收入）或輸出（費用），而像庫存和營運資金這樣的東西被更隨意地跟踪。 單式記賬並不提供複式記賬的所有製衡，但如果您自己做簿記，這可能是您可以選擇的系統。

雙重輸入

使用複式記賬系統，每筆交易都會兩次記入您的賬簿。 它比單個條目更複雜，但它提供了有關您的業務的更多信息。 與單式記賬不同，複式記賬法除了跟踪收入和支出外，還跟踪您的資產和負債，並具有減少錯誤所需的製衡機制。 複式簿記還為您提供創建詳細財務報表所需的信息，以顯示您的業務收入的哪些領域流入和流出。

雙重輸入是一個更強大的系統。 如果您希望獲得商業貸款或吸引投資者，或者如果您正在招聘員工並攜帶大量庫存，強烈建議您使用複式輸入法。

複式有點複雜，我們來看一個例子。 假設您經營一家在線 T 卹店。 您從供應商處訂購空白 T 卹，自己手工絲網印刷，然後將它們運送給您的客戶。

當您從供應商處收到貨物時，您會將費用借記到您的現金賬戶，並作為貸記到您的產品賬戶。 當您的分類帳的貸方和借方列加在一起時，它們應該為零。 當有人提到書籍是“平衡的”時，這就是它的意思。

第 2 步：保持良好的記錄

在報稅時，您有責任證明所有費用的有效性，因此保留收據和發票等證明文件至關重要。

IRS 接受數字記錄，因此如果您使用 Dropbox、Evernote 或 Google Drive 等基於雲的系統上傳文件，您將永遠不必處理弄髒的收據。 您還可以使用 Shoeboxed 等收據跟踪應用程序。

我們將在本指南後面詳細討論記錄保存。

第 3 步：在某處輸入所有交易

簿記涉及在電子表格上跟踪您的財務狀況。 無論您使用 Excel、在線小型企業會計軟件，還是優質的老式筆和紙，您都需要選擇一個可以讓您輕鬆輸入每次銷售和購買的系統。 至少，您需要跟踪金額、日期、供應商和客戶。

第 4 步：對您的交易進行分類

對您的交易進行分類是簿記難題的最後一塊。

對交易進行分類的第一個也是最簡單的部分是您可能熟悉的：貸方和借方。 您還需要按“帳戶”對收據進行分類。 帳戶有助於為您的簿記添加更多上下文。

帳戶通常分為五種類型：

• 資產。 資產是貴公司擁有的東西，例如現金、建築物、計算機、庫存甚至知識產權。 基本上，資產是您的公司在需要時可以出售的任何東西。
• 負債。 最常見的商業責任形式是債務。 因此，如果您有商業貸款，這將屬於負債類別。 所欠賬款也算作負債。
• 公平。 股權是公司所有者進行的任何現金投資或提取。
• 收入。 收入是從銷售商品或服務中獲得的任何收入。
• 花費。 費用是為公司日常運營支付的任何款項。 這可能包括互聯網服務、打印耗材和辦公空間租賃。 費用與資產不同，因為它們通常沒有轉售潛力或者是消耗品（如辦公文具）。

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• 收據
• Bank and credit card statements
• 票據
• Canceled checks
• 發票
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

資產負債表

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

收入證明

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

收入是您長期從事業務的整體利潤。 現金流量是您在任何給定時間可以獲得的流動現金量。 如果您必須預先支付材料費用，現金流很方便。 即使您要從銷售中獲得大量收入，您仍然需要可用現金來支付您的供應商。

商業金融將神話與數學分開

即使您的公司擁有行業中最好的產品和屢獲殊榮的營銷，它仍然可能因缺乏財務意識而失敗。 妥善保管您的記錄、賬簿和會計賬目，可以讓您清楚地了解公司的財務狀況和需求。 反過來，這將使您能夠為公司的未來做出最佳決策。

無論您是單幹還是聘請金融專業人士，向您所在領域的其他成功企業家尋求建議或諮詢優秀的註冊會計師總是有幫助的。

知道如何跟踪和管理您的財務將使您高枕無憂，這不僅可以彌補您在培養技能方面可能面臨的任何挑戰。 而且你學得越多管理資金，它就會變得越容易和更直觀。

Francesco Ciccolella 的插圖