政府機構需要了解有關社交媒體存檔的哪些信息

有社群媒體管理，還有政府機構的社群媒體管理。 畢竟，還有誰可以說自己的貼文算是《資訊自由法》(FOIA) 規定的公共記錄？

為了維持法律合規性，政府組織必須實施徹底的社群媒體歸檔做法。 這不是最令人興奮的工作，但對於保護您的機構免受未來風險至關重要。 有許多社交媒體工具可以幫助政府機構管理此過程，但在做出選擇之前，您需要了解您所在州的社交媒體記錄保留的獨特方法。

在本文中，我們將介紹社交媒體存檔的基礎知識，以便您可以做出最明智的決定。

請注意：本文提供的資訊並不構成也無意構成正式的法律建議。 在繼續閱讀之前，請先查看我們的完整免責聲明。

• 什麼是社群媒體存檔？
• 為什麼社群媒體歸檔對政府實體很重要？
• 如何以及何時存檔社群媒體內容
• 社群媒體歸檔最佳實踐
• 社群媒體歸檔工具可簡化流程

什麼是社群媒體存檔？

社群媒體歸檔是備份組織共享的內容以及與組織分享的內容的做法，以便日後引用。 這些備份由組織本地存儲，因此它們遵守公共記錄法。

與傳統的公共記錄不同，社交媒體記錄一旦由您的機構和選民創建，公眾就可以立即查看。 合法（即非垃圾郵件）評論、回覆、提及和私訊一旦發佈在您的社交資料上，都可以算作公共記錄。

許多（但不是全部）州都發布了有關社交媒體公共記錄及其儲存的具體指南。 請造訪國務院網站，以取得有關社群媒體存檔實務的最新指南。

為什麼社群媒體歸檔對政府實體很重要？

歸檔社群媒體內容是保持透明度的關鍵做法。 如果沒有特定於社群媒體的記錄保存流程，您的組織可能無法遵守 FOIA 對該資訊的要求。

資訊自由法可能於 1966 年頒布，但其應用範圍足夠廣泛，可以透過其對「記錄」一詞的定義應用於現代技術。 根據《資訊自由法》，記錄被視為由機構創建或獲得的或在提出請求時在機構控制下的任何書面內容。 其中包括書籍、論文、照片、視頻，當然還有社交媒體內容。

在社交媒體下，它不僅僅包括帖子本身的內容。 評論、回覆和按讚也算是取得的記錄，也必須依照《資訊自由法》存檔。 即使是簡單的更新，例如拉斯維加斯市 Facebook 頁面上的這篇文章，也會受到社群媒體存檔實踐的約束。

政府機構負責建立自己的社群媒體存檔流程。 平台會保留社群媒體內容，但只能保留這麼長時間。 Facebook、X（以前稱為 Twitter）、Instagram 或 LinkedIn 等社群網路都是私人公司。 他們不受《資訊自由法》的約束，因此他們不需要無限期地保留使用者內容。 一旦該內容消失，它很可能就永遠消失了。

如何以及何時存檔社群媒體內容

社群媒體在美國被視為公共記錄，但一些州有獨特的公共記錄保留法，這些法律對如何以及何時存檔社交內容有影響。

如果您所在的州沒有關於如何處理社群媒體存檔的具體立法，國家檔案和記錄管理局會提供正確處理的指南。 這些方法包括：

• 使用 RSS 來源、聚合器或手動方法來擷取內容。
• 使用某些社群媒體平台內建的工具來匯出內容。
• 使用特定於平台的應用程式介面（也稱為 API）來提取內容。

如果您的機構定期在多個平台上使用社群媒體，您將需要使用 API 方法。 這聽起來很複雜，但這些第三方工具和服務簡化了聚合和組織出站和入站內容的耗時手動工作。

社群媒體歸檔的「時間」方面很大程度上取決於您選擇的方法。 如果您打算手動歸檔內容，則需要每週甚至每天進行一次，以避免工作變得過於繁重。 但是，如果您在工具的支援下進行存檔，則可以按季度存檔。

社群媒體歸檔最佳實踐

記錄並保留您所在機構社交媒體上的每個貼文、評論和互動的想法可能會令人畏懼，但不要驚慌。 使用這些最佳實踐來保持合規性而不會陷入困境。

定義記錄管理的角色和職責

讓社群媒體歸檔成為每個人的責任，而不讓其成為任何人的工作，會讓您的機構面臨很大的風險。 對於跨平台管理多個設定檔的組織來說尤其如此。 您在社群媒體上分享的資訊越多，記錄就越容易遺失。

透過與主要社交媒體利益相關者一起定義歸檔角色和責任來避免這種命運。 共同努力確定以下內容：

• 誰將成為社群媒體歸檔的關鍵人物？ 此人負責開發和維護與社群媒體相關的最新記錄保存流程。 他們也負責依照組織設定的步調執行或委派歸檔職責。
• 貼文應該多久存檔一次？ 如前所述，這很大程度上取決於您首選的歸檔方法。
• 存檔內容將儲存在哪裡以及誰可以存取它？ 共用儲存中開啟的檔案使機構對任何可能篡改存檔內容的不良行為者承擔責任。 為了安全起見，請指定可以安全儲存記錄（及其備份）的位置。

儘早並經常強化公共記錄

當人們想到「資訊自由法」時，他們會想到文件、照片和電子郵件。 另一方面，社群媒體貼文通常不是人們最關心的。 您的團隊有責任確保組織內的每位員工都了解公共記錄的真正定義以及社群媒體的用途。

在員工培訓和入職課程期間納入您所在州被視為公共記錄的內容類型的資訊。 更新您的社群媒體政策，以包含有關社群媒體合規性的明確注意事項。 有時，這可能會讓人感覺溝通過度，但對於公共部門來說，安全總比後悔好。

定期重新檢視您的社群媒體政策

社群媒體網路經常發生變化，這些變化可能看起來像任何東西——從新的服務條款到新的功能。 所有這些更新都可能導致您的組織的社群媒體歸檔流程方法發生變化。 這就是為什麼您必須定期重新審視您的社群媒體政策。

良好的社群媒體政策涉及許多主題，包括個人帳戶指南、組織關聯規則和法律指南。 這些主題遠非靜態，因此最好定期或在發生重大平台變更時重新訪問它們。

社群媒體歸檔工具可簡化流程

現在您已經有了一些可供參考的最佳實踐，您可以準備使用一些工具了。 以下平台將協助您在不犧牲效率的情況下管理合規性需求。

1. 萌芽社交

Sprout Social 將社群媒體排程、報告、聆聽和歸檔統一到一個集中工具中，支援政府機構更簡化的工作流程。 如果需要記錄請求，行銷人員可以使用「發布」部分中的搜尋工具來顯示特定的貼文。 可以使用智慧型收件匣中的搜尋工具找到相關評論和回應。

政府機構還可以使用 Sprout 的收件匣匯出功能將智慧收件匣中的貼文、訊息和評論快速匯出到 CSV 檔案中，以便保存記錄。 這些匯出提供了詳細元資料的清晰文檔，包括訊息類型和時間戳記、發送或編輯每個訊息的 Sprout 用戶以及原始網路上訊息的永久連結。

請求演示

3. 檔案社交

ArchiveSocial 是由 CivicPlus 支援的社群媒體存檔解決方案。 該工具支援政府機構的行銷人員根據公共記錄法進行即時記錄保留。 CivicPlus 為公共部門組織提供了一系列解決方案，而 ArchiveSocial 是一個完全專注於歸檔的單點解決方案。

3. 頁面凍結器

Pagefreezer 是另一個即時數位歸檔解決方案，支援正確保留網路和社群媒體活動。 該工具允許任何規模的組織永久保存社交媒體及其他地方的數位內容，然後存取這些檔案並重播它們，就像它們仍然存在一樣。 雖然 Pagefreezer 不僅僅提供社交存檔，但它們不提供任何社交媒體調度、報告或收聽功能。

使用 Sprout 簡化您的社群媒體歸檔方法

借助 Sprout Social，政府機構可以將社群媒體管理和歸檔整合到單一預算項目下，同時保持穩健的合規水準。

要詳細了解 Sprout 如何幫助政府機構透過社群媒體的力量與選民建立更牢固的關係，請立即安排演示。

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