成功舉辦虛擬會議或活動的 5 個技巧

由於 COVID-19 大流行限制了旅行和擁擠的面對面聚會，虛擬會議和活動已經取代了面對面的會議和活動。 在網絡研討會、發布活動和行業會議之間，似乎有比以往更多的活動，而不是這些中斷減緩了計劃。

由於這些虛擬事件現在非常普遍，準備和既定策略是從人群中脫穎而出的關鍵。 虛擬事件並不是一個新概念。 直接面向消費者的企業通常只發布數字產品，而社交媒體功能只會讓這些變得更容易和更容易。

如果您是第一次舉辦虛擬會議或活動，請用這些技巧武裝自己，以獲得成功的體驗。

虛擬會議和活動的類型

只要您提前做好必要的計劃，大量的面對面活動就可以轉化為數字體驗。 有大量演講和演講者的行業會議在虛擬環境中工作，但您還必須考慮一下面對面活動的通常網絡部分將如何虛擬工作。 人們參加這些類型的活動部分是為了即興對話和出現的衛星網絡活動。

除了行業會議，我們還看到了很多虛擬活動的例子，包括節日、音樂會、產品發布會、公司聚會，甚至歡樂時光。 幾乎所有類型的活動都有一個虛擬替代方案。

1.預算，預算，預算

僅僅因為它現在是一個虛擬事件並不意味著你可以放棄你的預算。 是的，您將能夠節省打印、現場技術支持、場地預訂和標牌，但不要完全放棄營銷。 虛擬活動的開銷確實比面對面活動低，但是您的活動和出席人數越多，您需要的預算就越多，尤其是在支持技術方面。

替換活動場地是您將用於舉辦活動的軟件或應用程序。 參與者（演講者和與會者）的數量以及您期望的交互級別將決定您將使用的管理平台的類型。 有些活動完全在 Instagram Live 上進行，而另一些則是在預定時間發布的預先錄製的視頻。

贊助是活動策劃的重要組成部分，因此，如果您仍想發送禮品或舉辦虛擬歡樂時光，請務必根據虛擬活動的需要調整您的讚助計劃。 那家將參加活動的實體店？ 它現在可以成為一個在線直銷商店，為與會者提供特別優惠或產品。

您需要考慮的與虛擬活動相關的其他預算項目包括：大量的社交媒體推廣、實時字幕、評論審核以及活動結束後託管視頻和文件。 網絡研討會和全天直播等小型活動不需要所有這些，因此請查看您應該優先考慮的事項以及可以從預算中削減的事項。

2. 混合直播和預先錄製的視頻

確定您的日程安排並前往您不想錯過的演講是會議的重要部分。 虛擬活動的好處是您通常可以觀看您錯過的演講。 但是，如果您以後只能觀看，那麼參加有什麼意義呢？ 通過有趣的直播、虛擬分組討論室或討論聊天和其他互動材料，加強您的活動，使其對現場參與者更具吸引力。

預先錄製的視頻可讓您的揚聲器擺脫任何技術問題，並在需要時進行編輯。 在他們的每次會議結束時，您可以讓演講者加入現場視頻或聊天室以回答問題，就像在面對面的活動中一樣。

加州科學院曾經每週舉辦一次夜現場活動。 每個活動都有一個主題，包括相關的演講者和演示。 在大流行期間，博物館將這些每週活動轉換為虛擬夜生活和夜校，這兩個直播活動都反映了他們的現場活動。 將這些放在 Facebook Live 上可以鼓勵評論，還可以保存視頻供未來的參與者觀看。

直播，無論是在 Facebook Live、Instagram 還是其他流媒體平台上，對每個人來說都更具互動性，如果與會者需要付費才能參加，這也是一種增值。

將兩種類型的視頻混合在一個活動中使其有趣且令人難忘，克服了嚴格預先錄製的視頻可能具有的陳舊因素。

3. 準備好你的揚聲器

對於完全虛擬的活動，請確保您的演講者已做好充分準備。 較大的活動應該對互聯網速度、技術舒適度和麥克風檢查進行測試。 直播和使用您選擇的任何活動平台對您的演講者來說可能是一種全新的體驗，因此最好讓他們為可能遇到的事情做好準備。 他們是否需要自行審核評論？ 他們是否需要共享屏幕以進行幻燈片演示？

需要準備的一些常見情況包括：

• 為您的揚聲器尋找最佳物理環境，以最大限度地減少干擾並獲得清晰的聲音。 測試、練習和準備設備，以確保所有揚聲器將以大致相同的聲級進行廣播，以避免觀眾意外音量變化。
• 如果共享屏幕或直播，請提供有關在計算機上關閉哪些內容的提示，例如暫停所有通知。
• 評論還是不評論？ 理想情況下，您將有一個單獨的人來審核評論，以便演講者可以專注於他們的演講。 無論哪種方式，確保他們熟悉活動的行為準則以及如何處理冒犯性評論者
• 技術困境。 如果演講者的技術讓他們失望，或者軟件故障或他們的幻燈片無法正常工作，會發生什麼？ 為所有這些可能的問題準備好備份計劃。

最後，演講者是您活動的另一個宣傳來源。 您希望他們宣傳他們的演講，以便他們當前的聽眾會覺得該活動值得參加。 為了讓演講者更容易做到這一點，請準備幾份理想社交媒體尺寸的宣傳材料和建議的標題。 這樣，他們所要做的就是安排內容並粘貼到標題中。

4. 為與會者設定期望

無論是大型行業會議還是單一主題的直播，您都需要有效地傳達與會者的期望。 抽出時間參加活動只是為了意識到這個話題太寬泛或面向不同的觀眾是很臭的。 清楚事件是什麼以及它是為誰準備的。 它如何從所有其他虛擬活動中脫穎而出？

如果您要將現場活動轉換為虛擬活動，那麼您應該討論主要功能在網上的外觀。 參加者的歡迎招待會和主題演講者部分是什麼樣的？ 就像任何事件一樣，發佈時間表。 讓他們知道它是否已預先錄製、是否有可用評論、演示文稿是否會被保存以及交互會是什麼樣子。 與會者視頻會打開還是關閉？ 是否可以使用主題標籤，以便可以進行實時推文或補充 Twitter 聊天？

Comic-Con 是一項歷來吸引超過 130,000 名參與者的活動，但在 2020 年全部採用虛擬形式。為了複製親身體驗，活動安排了比賽、大量會談、在線展廳、觀看派對等。

讓與會者可以很容易地制定活動時間表，並獲得正確的鏈接，以便在參加的時間前往。 如果正在使用活動平台，請發送有關如何使用它以及是否需要下載的指南。 還應考慮實時字幕和翻譯等可訪問性功能。 通過虛擬活動，您可以選擇擴大出席人數並有效地產生更多潛在客戶和有意義的參與。 那些無法參加活動的人現在可以參加虛擬活動。

最後，留出社交時間，特別是如果它是一個通常包含此組件的行業會議。 贊助商舉辦的歡樂時光、一對一的快速對話和主題分組討論室是鼓勵社交的方式。 對於您決定在哪個平台上舉辦活動，鼓勵與會者完整填寫他們的個人資料，以便他們更輕鬆地與行業同事聯繫。

5.計劃促銷：之前，期間和之後

營銷，尤其是在社交媒體上，將是你準備工作的很大一部分。 為社交媒體廣告付費是數字活動的必備條件，但不要忘記活動登錄頁面和時事通訊發送。 像 Sprout Sessions Digital 2020 這樣的活動有一個完整的促銷時間表，在活動開始前就開始了。 這項工作也不會隨著活動的當天結束——虛擬活動提供了大量機會，在事後數週內重新調整直播和數字內容的用途。

幸運的是，虛擬活動可以輕鬆跟踪您的投資回報率。 在社交媒體收聽、關鍵字和標籤分析報告以及數字廣告分析之間，您可以了解您的廣告系列的效果如何。

MozCon 是一場面對面的活動，於 2020 年實現了數字化。登陸頁面清楚地表明了與會者對虛擬方面的期望。 更好的是，他們的活動後促銷包括一個付費視頻包，如果你錯過了參加，你可以購買。

舉辦具有視頻會話的虛擬活動意味著您現在擁有大量可用的內容。 將內容重新調整為其他格式，例如播客劇集、引用圖片和長篇文章。

活動結束後，感謝所有參與其中的人，並使用後續調查來了解您下次可以做什麼。 這些調查結果也可以成為明年活動推廣的見證。

結論

規劃和準備是成功舉辦虛擬會議或活動的支柱。 當每個參與的人——演講者、與會者、主持人——都知道會發生什麼以及如何參與時，它會帶來更順暢的體驗。 虛擬活動的好處是成本更低、觀眾出席率更高以及易於跟踪分析，但這並不意味著您應該忽略其他必要的項目。

虛擬活動領域一年比一年擁擠，因此您需要有效地傳達為什麼您的活動是參加的，而不是其他人。 直播和現場問答等額外功能將增加與會者的參與度。

興奮地舉辦自己的虛擬會議或活動，但需要一些靈感？ 使用社交聆聽來查看可以填補哪些主題空白。