利益相關者地圖 101：利益相關者地圖快速指南

利益相關者是項目內部或外部的個人或組織，他們對項目的成功有既得利益。 這種興趣可以對項目執行產生積極或消極的影響。 因此，了解您的利益相關者至關重要。

除了能夠識別項目中的利益相關者之外，您還需要管理他們。 這是一項艱鉅的任務。 在項目期間與他們溝通時，您如何知道誰需要什麼？ 這是利益相關者管理的開始，它從利益相關者映射開始。

什麼是利益相關者地圖？

利益相關者地圖是一個可視化的四象限影響-利益矩陣，用於識別利益相關者並根據他們對項目的影響和利益對其進行分類。

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y 軸決定了興趣級別，從頂部的最高到底部的最低 - 表示項目結果對利益相關者的影響程度。 網格的 x 軸衡量利益相關者的影響程度，或利益相關者對項目的影響程度，從低（左側）到高（右側）。

然後根據利益相關者如何落在這兩個指標上，將利益相關者繪製在這張地圖上。

利益相關者地圖是利益相關者管理的第一步，因為它定義了利益相關者與項目的關係。 它將告知項目經理對其利益相關者做出的幾乎每一個決定，包括他們的會議頻率以及他們獲得了多少關於項目的信息。

利益相關者映射的重要性

利益相關者映射很重要，因為利益相關者對項目的成功很重要。 通常有許多利益相關者，這意味著許多不同的期望。 如果不將利益相關者與他們對項目的影響和興趣聯繫起來，您將很難與他們溝通並讓他們開心。

但它也是一條雙向街道。 與利益相關者進行良好的溝通可以讓項目經理對項目有急需的洞察力，這對他們有無數的幫助。 它有助於降低風險並發現利益相關者對項目的真正目標。

換句話說，利益相關者映射是有效溝通計劃的開始。 如果幾乎沒有溝通，項目就無法成功。 溝通越好，項目進行得越順利，就越容易理解利益相關者的願望。

利益相關者映射也是管理期望的一種方式。 通過繪製您的利益相關者，您可以了解他們對項目的看法。 因此，隨著項目的執行，項目經理可以逐步處理這些期望，使它們與項目保持一致，因此每個人都對可交付成果感到滿意。

利益相關者地圖示例

為您提供示例和創建自己的利益相關者地圖的機會，請下載我們的利益相關者地圖模板。 它提供了大綱，您所要做的就是添加細節。 我們的利益相關者地圖模板如下所示：

有四種方法可以管理您與利益相關者的溝通：密切管理他們、讓他們滿意、讓他們了解情況或簡單地監控他們。

• 如果您的利益相關者在項目中具有很高的影響力但沒有那麼大的興趣，他們應該保持滿意，這意味著他們需要定期更新並且他們的反饋很重要。
• 需要密切管理具有高影響力和利益的利益相關者。 這意味著與他們會面的次數要多於“保持滿意”類別的小組，而且他們的反饋對於任何決策也至關重要。
• 那些影響力較低、興趣較高的人往往是您的客戶群。 他們也需要更新進度，但不需要“密切管理”和“保持滿意”組的頻率。 那些影響力和興趣都低的人當然需要監控，但可能只需要了解項目中的重大步驟。

如何創建利益相關者地圖

當您準備好製作利益相關者地圖並開始利益相關者映射過程時，您需要遵循以下四個步驟：

1. 確定利益相關者

一個項目中可能有許多利益相關者。 您提出的清單將取決於您的組織、項目的影響及其目標。 這意味著您可能必須在整個項目過程中修改列表。

2. 分析利益相關者

下一步要求進行一些分析。 這可以幫助您弄清楚它們與項目的相關程度，以及它們帶來的觀點。 為此，請定義他們是什麼類型的利益相關者，他們可能為項目做出多少貢獻以及他們這樣做的合法性。 他們願意參與嗎？ 他們在項目中有多少影響力和參與度？

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3. 映射利益相關者

這是當您創建您的盒子並將其分成四個時，y 軸測量從低（底部）到高（頂部）的影響級別。 在 x 軸上，您將感興趣的級別從低（左）映射到高（右）。 使用您的利益相關者列表和您所做的分析，根據兩個軸繪製它們。

4. 優先考慮利益相關者

既然您已經在地圖上列出、分析和繪製了利益相關者，您就可以開始製定一個計劃，說明您將如何在項目過程中與利益相關者互動。 根據它們在地圖上的位置，您可以密切管理它們以僅監視它們。 這是您的利益相關者溝通計劃和整體利益相關者管理的開始。

利益相關者映射時的最佳實踐

如果您可以獲得盡可能多的有關所有利益相關者的信息，這將很有幫助。 您想知道他們是誰以及他們喜歡如何交流。 有些人可能只是要求你給他們發短信更新，有些人想要面對面的演示，有些人可能更喜歡打電話。 了解他們想要的溝通方式並確定適合他們的頻率。

包容

利益相關者映射的另一個方面是了解他們之間的文化或語言多樣性。 如果他們不會說您的母語，則需要您調整消息傳遞。 具有包容性並知道對一個利益相關者正確的事情對另一個利益相關者可能是錯誤的，這一點很重要。

清楚地溝通

您的通訊內容必須清楚。 你想避免行話，簡單地陳述事實。 溝通時要保持透明，並始終注意什麼是確定的，什麼不是。 對利益相關者的反饋持開放態度，並了解他們如何影響您的決策。

開誠佈公

永遠不要隱瞞信息，尤其是壞消息。 你越早把它公開，你就能越快地解決利益相關者的期望並管理他們可能有的任何擔憂。

保持可用

最後，保持溝通渠道暢通。 與您的利益相關者保持聯繫，但也要為他們提供一個渠道，必要時他們可以通過該渠道與您聯繫。 當他們這樣做時，聽聽他們要說的話，與他們互動，問你自己的問題。 溝通是信息的交換。

ProjectManager 如何幫助您管理利益相關者

ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可促進與報告的實時通信，這些報告會在發生進展時記錄進度，以幫助讓參與項目的每個人都了解情況。 我們的功能可幫助您輕鬆更新利益相關者。

利益相關者想知道您將如何交付項目。 項目經理努力在我們的在線甘特圖上建立一個可行的時間表，它可以組織任務、管理依賴關係並設置里程碑。 該計劃可以與利益相關者共享，以使他們保持在循環中。

為利益相關者提供實時數據

一旦他們知道你的計劃，他們就會想看看它在執行過程中的進展情況。 您可以共享實時儀表板，該儀表板顯示項目指標的高級視圖，例如任務進度、剩餘工作時間、成本等。

在需要時向利益相關者提供項目詳細信息

為了更深入地了解進度和性能，我們提供一鍵式報告。 只需擊鍵即可生成狀態報告、項目成本等。 然後打印或與利益相關者共享報告，所有報告都可以過濾以僅顯示他們感興趣的數據。

ProjectManager 是一個屢獲殊榮的工具，用於組織任務、團隊和利益相關者。 您可以獲得保持團隊協作和平衡工作負載以提高生產力的功能。 利益相關者可以立即看到他們的進展，並在高級別或更詳細的情況下隨時了解情況。 參加這個免費的 30 天試用版，今天就更好地規劃、監控和報告，讓您的利益相關者滿意。