什麼是工作說明書？ 定義和例子

無論您在哪個行業，在項目的整個項目生命週期中，唯一不變的就是文書工作。 總是有大量的文書工作需要創建、批准、歸檔並最終存檔。 所有這些項目管理文件都很重要，但工作說明書 (SOW) 很容易成為最重要的文件之一，因為它是在項目開始時制定的，並概述了需要進入項目的所有內容。

使用有效的項目規劃工具和詳盡且精心編寫的工作說明書 (SOW) 將使您能夠按時並在預算範圍內成功地領導項目。

什麼是項目管理中的工作說明書 (SOW)？

工作說明書 (SOW) 是一份具有法律約束力的文件，它包含並定義了項目的所有工作管理方面。 您會注意到項目的活動、可交付成果和時間表。 這是一份極其詳細的工作合同，它定義了各方商定的條款和條件，並為項目計劃奠定了基礎。

工作說明書 (SOW) 是您在計劃和執行之前創建的用於佈局項目的整個景觀的首批文檔之一。 由於需要大量的細節，寫一個的前景可能令人生畏。 因此，讓我們把它分解成更易消化的部分。 您的工作說明將比您的工作估算詳細得多，工作估算是一份更簡單的文件，概述了將要執行的工作以及與之相關的成本。

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工作說明書 (SOW) 的目的是什麼？

如前所述，工作說明書是對項目範圍的詳細概述。 這也是一種與從事項目工作的人分享項目要求、驗收標準和付款條款的方式，無論他們是合作還是簽約從事項目工作。 這包括投標參與該項目的供應商和承包商等利益相關者。

它對項目經理也很有幫助，因為它提供了一個可以構建項目計劃的結構。 工作說明書也將有助於避免項目中的衝突。 SOW 詳細而清晰，有助於讓參與項目的每個人都在同一頁面上，並努力將混亂降至最低。

在製定日程安排時，使用項目管理軟件會有所幫助。 它對組織您的任務和資源非常有幫助，因為在項目的這個階段製定準確的時間表至關重要。

項目管理軟件還可以幫助您創建工作分解結構 (WBS)，以放大項目範圍並確定項目的活動、可交付成果和里程碑。

工作示例說明

SOW 可以分為幾類。 主要有三種類型，基本可以定義如下。

• 設計/細節：當您編寫此 SOW 時，您正在向供應商傳達您希望如何完成工作。 將控制供應商流程的買方要求是什麼？ 您可以使用需求收集模板來確保將它們全部收集起來。 這些項目要求可以涵蓋從質量驗收標準和付款條件到材料測量的各個方面。 在此 SOW 中，買方對績效負責，因為他是指導項目課程的人。
• 努力程度/時間和材料/單位費率：這是一個幾乎通用的版本，它可以適用於大多數項目。 它定義的是工作量以及每單位的材料和成本。 它傾向於在短期合同中找到用途。
• 基於績效：這是項目經理的首選 SOW，因為它側重於項目的目的、資源和預期可交付成果的質量水平。 然而，它並沒有解釋工作應該如何完成。 這允許在不需要特定過程的情況下，在如何獲得結果方面擁有很大的自主權。

無論您選擇哪種類型的 SOW 文檔，您都需要使用項目管理軟件來簡化流程。 ProjectManager 可以組織您在我們的列表視圖中收集的所有信息。 但我們的工具不僅僅是像其他應用程序一樣製作精美的待辦事項列表。 我們的實時軟件跟踪您的進度，列表顯示每項任務的完成百分比。 您可以將工作分配給您的團隊、設置優先級、添加自定義標籤等等。 立即參加我們的 30 天免費試用，親自體驗一下。

如何撰寫項目工作說明書 (SOW)

工作說明書是客戶和供應商之間具有法律約束力的協議，描述了執行項目工作範圍的條款和條件。 SOW 中有很多信息需要描述。 如果需要，您可以自己創建它，但使用項目管理工具確保沒有遺漏任何內容將證明是有幫助的。 您只有一次機會創建您的 SOW 文檔，並且您希望它正確完成。

以下是編寫工作說明所需遵循的步驟的概述：

1. 為您的項目創建一個簡短的介紹。
2. 定義項目的目的。
3. 定義您的項目範圍。
4. 創建工作分解結構以識別您的項目任務、里程碑和可交付成果。
5. 為您的任務、里程碑和可交付成果創建項目計劃
6. 定義項目要求和驗收標準
7. 定義付款條款和條件。

我們將在下面的部分探討此過程中涉及的每個 SOW 組件。

在撰寫工作說明書方面，您需要具體一點。 您想澄清用於使它們被普遍理解的術語。 此外，明確定義誰將做什麼以及必須在什麼時間完成這些任務。 這樣做可以避免在項目後期出現混亂，因為您無法承受任何溝通不暢或爭議。

除了清楚地書寫之外，您還應該在 SOW 中包含視覺效果。 這將有助於將鏡頭聚焦在項目的各個方面。 包括視覺效果，無論是圖表、圖形還是其他幫助您闡明項目的插圖，都會使 SOW 更易於理解。

在您為詳細說明項目細節所做的所有工作之後，您不想忽略最後的關鍵步驟——讓工作簽字。 如果您沒有權限，您將無法繼續。 或者，更準確地說，你可以，但這可能會讓你失去項目的成功。 因此，請確保當權者已在工作說明書上簽字。

工作說明書 (SOW) 中應包含哪些內容？

工作說明書中的部分與項目中的部分一樣多，因此建議使用項目管理信息系統來幫助您管理其所有組件。 如果你從關注部分開始，你就可以從整體上努力。 要全面了解 SOW，首先，請注意它所涉及的項目的主要方面。

一、簡介

首先解釋正在進行的工作和項目的一般信息。 另外，誰參與了這個項目？ 說明這些當事方。 這將導致長期報價，從而鞏固為項目購買的產品或服務的價格，以及更詳細的更正式的合同。

2. 目的陳述

從一個大問題開始：你為什麼要啟動這個項目？ 該項目的目的是什麼？ 創建一個目的陳述來引導本部分，並為這些問題提供全面的答案，例如項目目標、可交付成果和投資回報是什麼。

三、工作範圍

項目中需要做哪些工作？ 請在工作範圍內註明，包括需要哪些硬件和軟件。 您將使用什麼流程來完成項目範圍內定義的工作？ 這包括結果、所涉及的時間，甚至是實現這一目標所需的一般步驟。 您需要創建一個項目範圍說明書來捕獲有關您的項目範圍的所有信息。

4. 工作將在哪裡完成？

您僱用的團隊將不得不在某個地方工作。 該項目可能是特定於站點的，在一個中央設施或一些，如果不是所有的團隊成員都可以遠程工作。 無論哪種方式，這裡都是您想要詳細說明的地方以及所使用的設備和軟件的位置。

5. 任務

採取工作範圍中概述的一般步驟，並將它們分解為更詳細的任務。 要具體，不要遺漏產生可交付成果和實現項目目標所需的任何行動。 如果您願意，可以將任務分解為里程碑或階段。 工作分解結構模板可以提供幫助。

6. 里程碑

定義計劃完成項目的時間量，從開始日期到建議的完成日期。 詳細說明每周和每月的計費小時數，以及與項目計劃相關的任何其他內容。 同樣，特異性很重要。 例如，如果供應商和/或合同的計費小時數有上限，請在此處註明。

使用項目管理軟件監控您的進度並確保您達到里程碑。 ProjectManager 有一個內置於工具中的實時儀表板，與其他讓您構建自己的軟件不同。 我們不僅嵌入了儀表板，而且還進行所有計算並以易於閱讀的圖表和圖形顯示指標。 不僅要跟上里程碑，還要跟上項目差異、成本等。

7. 可交付成果

項目可交付成果是什麼？ 列出它們並解釋到期時間和到期時間。 詳細描述它們，例如數量、大小、顏色和任何可能相關的內容。

8. 時間表

包括一份詳細的清單，包括何時需要完成項目可交付成果，從選擇哪個供應商開始實現此目標、啟動、績效週期、審查階段、開發、實施、測試、項目結束， ETC。

9. 標準和測試

如果有任何需要遵守的行業驗收標准或質量標準，請在此處列出。 此外，如果要對產品進行測試，請列出誰將參與此驗收測試過程、需要什麼設備和其他資源。

10. 定義項目成功

請注意發起人和/或項目利益相關者對成功完成項目的期望。

11. 項目要求

列出完成項目所需的任何其他設備，以及團隊成員是否需要必要的學位或認證。 另外，請注意是否有尚未涵蓋的旅行或其他項目要求。

12. 付款條款

如果已經創建了項目預算，那麼您可以列出與項目相關的付款，以及它們將如何交付，預先、隨著時間的推移或完成之後。 例如，您可以在里程碑完成後或按固定時間表付款，以經濟上更可行的為準。

13. 其他

項目的其他部分不適合上述類別，這是您可以添加它們的地方，以便涵蓋所有內容。 例如，是否存在安全問題、硬件或軟件限制、差旅費、項目後期支持等？

14. 關閉

這將決定交付物將如何被接受，以及誰將交付、審查和簽署交付物。 此外，它還處理最終的管理職責，確保所有內容都已簽名、關閉和存檔。

工作說明書模板

當您編寫工作說明書時，使用工作說明書模板會有所幫助，因為它必須捕獲項目的所有各個方面。 大多數模板將包含諸如定義您在 SoW 中引用的內容的術語表之類的內容。 將有一個地方供您編寫目的陳述以及管理信息。

如果您喜歡我們的工作說明書模板，您可以嘗試我們的免費項目管理模板來管理您的項目。

母豬相關文件

SOW 是管理項目所需的眾多項目管理文檔之一。 以下是一些與工作說明密切相關的內容。

主服務協議

主服務協議是一份合同，它定義了將管理未來交易和兩方之間協議的條款。 主服務協議包括可在未來法律協議中豁免的基本條款和條件。

您可以使用主服務協議與客戶或供應商建立關係，然後為每個項目使用 SOW。

項目章程

項目章程提供了項目的概述。 它包括項目目標、利益相關者、目標、項目範圍等。 這是一個非常有用的文檔，可幫助您編寫 SOW。

工作分解結構

工作分解結構是一種項目管理工具，允許項目經理將項目範圍分解為任務、可交付成果、里程碑和項目階段。 它是項目所需所有工作的直觀表示。

徵求建議書

徵求建議書 (RFP) 用於尋找可以為項目提供產品和服務的供應商和承包商。 RFP 提供了一個項目概述，讓投標方清楚地說明他們需要什麼。 一旦客戶選擇了供應商，下一步就是給他們一份工作說明，其中包含有關工作範圍的更詳細信息。

ProjectManager 可以改進您的工作說明

ProjectManager 有一套項目管理工具，可以幫助您整理一份準確描述即將進行的項目的工作說明。 對於初學者，您可以使用我們的甘特圖列出您可以想到的項目的所有任務。

在線甘特圖具有可視化時間線的基礎，能夠鏈接依賴項以避免瓶頸並設置里程碑。 將成本分配給任務並查看項目或特定階段的計劃成本。 但是您可以使用工作表視圖僅查看網格，過濾關鍵路徑以了解必要時可以跳過哪些任務，並在完成計劃和預算後設置基線。 這意味著您將能夠實時跟踪您是否保持正常運行並低於預算。 ProjectManager 擁有您想要的工具，並提供比競爭對手更多的功能。 通過我們的 30 天試用版免費試用。

如您所見，使用我們的甘特圖軟件可以為您的項目做出準確的工作陳述。 在交付您確定的工作時，準確性對利益相關者來說意義重大。

工作說明書是任何項目的基礎文件。 創建並獲得批准後，您必須制定計劃並實施。 這就是 ProjectManager 的用武之地。我們基於雲的項目管理軟件提供實時數據來幫助您管理和跟踪您的工作說明。 試一試，看看它如何幫助您完成 30 天免費試用。