引爆日常工作時保持生產力的7個關鍵

我有節奏。

我有例行程序。

大部分時間，我什至有足夠的時間。

在幾個華麗的日子，我有足夠的時間更多。 （不，真的。這很榮耀。）

但是後來我的女兒出生了。 最終我的妻子回到工作崗位。 令我們非常惱火的是，沒有可以接受的日託或保姆選項出現。

突然，我成為白天我的女嬰的全職照料者，同時仍然擔任全職的在家工作，市場營銷副總裁。

哦，最重要的是，一旦媽媽不再到處工作，她的媽媽午睡巫師，我的女兒決定她將不再在嬰兒床上小睡。 不，在得克薩斯州夏季酷暑中，只有一個多小時的嬰兒車才能走到戶外。 是的

因此，當您精心計劃的日程安排因一系列您沒有完全計劃的情況（儘管確實很可愛）而對鐵匠鋪造成打擊時，會發生什麼呢？

好吧，至少就我的經驗而言，如果您希望有生存的希望，那麼您會很快學習一些重要的課程。

但是，在開始這些課程之前，請快速注意一下……

這是這篇文章的骯髒的小秘密

不要誤以為這篇文章的其餘部分僅在您是新父母的情況下才適用。 或經歷其他一些瘋狂的人生過渡。 或者，您通常是一個混亂的混亂局面。

1. 您無法總是為生活何時會連續扔出一堆曲線球做準確的計劃。 但是，我向您保證，如果發生（更像是何時發生），讓我在腦海中回想一下下面將要解釋的七個關鍵，將有助於您有所準備。
2. 您甚至不需要等待生活變得瘋狂即可遵循以下建議，因為其中大多數建議通常都適用於生產力。 我的意思是，在您的生活中，是否有任何時候優先考慮和關注會適得其反？ 沒有。

因此，請繼續閱讀。

如果您目前的生活狀況讓您感覺就像被割斷了頭的小雞，我有一個計劃可以幫助您恢復一點理智。 （肯定對我有幫助。）

而且，如果您當前的生活狀況是柔軟的，那麼您在下面閱讀的每一個鍵仍然可以提醒您如何提高工作效率……以及在發生重大變化時如何進行調整和應對。

好的，現在進入課程，我已將其組織成七個關鍵部分，以成功地瀏覽這些可能會造成混亂的日程安排。

射擊！ 我剛剛看到女兒在嬰兒床上換了位。 我們沒有太多時間...

1.溝通

當我意識到自己的個人工作日程將發生巨大變化時，我知道它將改變我的工作方式。

例如，在過去的18個月中，我做了很多網絡研討會託管，通常每週兩次。 但是，在正常的工作時間裡，我將如何找到可靠的90分鐘的時間段來專注於網絡研討會和嬰兒爬行呢？

這導致了與我的上級以及與其他人的對話，這些人的角色由於我無法主持網絡研討會而受到影響。

像這樣的對話有時會感到很尷尬，因為我們從不喜歡承認自己可以再做一些我們一直希望做的事情。 但是最好立即擁有它們，這樣就可以製定新的計劃，而不是等待然後強迫所有人爭搶。

幸運的是，我所有的恐懼都很快得到了解決。

我的上司理解並願意與我的經紀人一起制定新的時間表，而克里斯·加勒特（Chris Garrett）和威爾·德威特（Will DeWitt）等傑出的隊友願意在我不在的情況下介入並處理網絡研討會的計劃，組織和託管工作。

一位數字企業家說，如果您是一家企業，這堂課對您有用嗎？ 絕對。

但就您而言，您可能是在與觀眾交流，而不是與團隊合作。 如果您的日常工作被改變到內容安排將要改變的地步，請與聽眾溝通。

期望就是一切。 設置適當的值，使人們知道期望什麼，這樣您就有機會超越它們。 請記住：欠缺承諾和超額投放總是更好，而不是相反。

2.優先

與受影響的各方進行溝通之後，該坐下來與自己進行一些誠實的溝通了。

因為如果您要從一個不間斷的時間海洋過渡到現在的一些時間分散的小水坑，那麼您必須確保您正在最大化這些小水坑！

這意味著優先級是關鍵。

對您來說，什麼是必不可少的？什麼不是？

一種方法是將您的職責組織成四個像限：

• 緊急和重要
• 非緊急且重要
• 緊急和不重要
• 不緊急和不重要

確保您知道什麼是緊急和重要的，這樣它就不會從裂縫中溜走。

另外，請確保您有時間進行非緊急但重要的活動，這些活動在面對時間緊迫時很容易推開。

然後能夠識別緊急但不重要的事情，以及非緊急和不重要的事情，以便您可以適當地優先考慮被推到一邊而被忽略的事情。

您不能做所有事情，但是可以確保做最重要的事情。

這裡的底線是，如果您有更少的時間，那麼就完成和不完成而言，出錯的可能性也較小，因為機會是，您將無法完成相同數量的工作。

進入超優先級模式將迫使您弄清什麼是重要的，什麼不是什麼。 一旦您的日程安排恢復正常，您將從中獲得的智慧就可以應用，這可以使您的計劃和生產力達到超級英雄的水平。

3.決定

下一步是從優先級中學到的知識並決定要做什麼，委託和解僱。

它通常是最大的關鍵，可確保您所涉及的一切持續進行，就像您的日程安排從未改變一樣。

讓我們回到上面四個緊迫性和重要性象限，並從應該做什麼，委派或解僱的棱鏡的角度查看它們。

1. 緊急和重要：如果有人可以處理，請委託，否則請自己做。
2. 非緊急且重要：自己動手做。 您在這些活動中表現出色的能力很可能是您所處的位置，並且可以為您和您的公司創造最大的長期價值。
3. 緊急和無關緊要：委派有能力的人（尤其是如果他們可以從經驗中學到一些東西），或考慮完全辭退。
4. 不緊急且不重要：解僱。 您沒有時間準備這些東西！

現在讓我提供一個重要的警告……

您的個人日程安排爆炸不是授權（或解僱）一切的許可。 因此，不要通過發送大量新工作來淹沒團隊中的成員。 嘗試具有戰略意義。

委派既是節省您時間的機會，也是向人們提供比您更綠色或更新的寶貴經驗的機會。

在可能的情況下，嘗試使您所委派的內容與鼓勵您所委派的人的成長相匹配。 並且在解釋新職責時，請確保以這種方式放置新職責。

在我自己完成此過程的過程中，我非常幸運地讓Will DeWitt和Loryn Thompson這樣的人為應對新職責做好了準備，願意為之興奮。 他們渴望學習和成長，並且能力超群。

在團隊中擁有這樣的人無疑會使委派工作變得容易得多。 而且，當您對委派和駁回的事情變得聰明而有策略時，它使您可以更加專注於要做什麼。

4.識別

現在你知道你要幹什麼，委託和罷免什麼，它的時間開始時，你會真正得到的東西進行整理。

在您坐下來開始瘋狂地敲擊鍵盤之前，就像您是全能布魯斯一樣，最好使自己井井有條。

是的，組織起來需要一些時間。

是的，時間對您而言現在是稀缺的。

所以您可能會認為：

“我沒有時間玩我的日曆和待辦事項。 我需要上班，伙計！”

但這是退後一步，將幫助您在日漸進步的過程中前進兩，三，四個步驟。 這樣可以節省時間，減少投資，而且會有所回報。

接下來，我們將計劃您在每個時間段內的工作。 這是關鍵5。 但是在那一步之前需要走一個步驟：實際確定您可以工作的時間段。

這樣做非常有幫助。

當我從正常工作時間內幾乎不間斷的工作日過渡到我可以適應的一天中任何時候的分散工作會議時，我發現的最大挑戰之一就是這一切都變得混亂。

但是，認識到我可以依靠的持續的時間段，可以幫助我放鬆並在混亂中找到秩序。

• 我知道我可以早起，安靜地工作90分鐘。
• 我知道，白天我可以在女兒小睡的時候得到兩個60-90分鐘的時間，一旦我終於弄清楚瞭如何讓她小睡在嬰兒床而不是嬰兒車裡。 （而且我什至可以在這些窗口附近臨時安排電話或播客錄音，因為它們每天都是標準的。）
• 我知道我可以檢查電子郵件，並在我妻子回家後的午餐時間，然後在下班回家後的半小時內，快速做出一些緊急/重要的待辦事項。
• 我知道晚飯後我可以得到我需要的時間……儘管我盡量不要濫用它，並且熬夜太晚，因為回到上面的第一個子彈，我也想早起。
• 最後，我知道我基本上可以全職工作，並在周末加班。

這些變成了我可以放入日曆中的時間塊。 我只需要填寫在每個過程中要完成的任務即可。

這個過程確實幫助我度過了愉快的一天，並使我免於感到不知所措。

5.計劃

話雖如此，我仍然不可避免地感到不知所措。

但是一旦我確定了造成這種感覺的原因，就變得更容易克服。

這就是我開始意識到的……

每當我感到不知所措時，那是因為我在沒有完成特定和重要的事情的情況下就讓時間流逝了。 然後，我會將額外的工作傳遞到下一個時間段，或者傳遞到週末（ugh），這會使我感到我有太多事情要做，不可能全部完成。

解決方法總是很簡單：花一些時間來計劃每個時間段的處理方式，這樣一開始，我就可以開始工作，而不必試圖弄清楚我將要做什麼。

這似乎是一個額外的步驟。

您難道不可以在每個程序段的開頭花幾分鐘時間，查看待辦事項清單，選擇最重要的項目並開始工作嗎？

也許。 也許對您有用。 我只是知道這不適合我。

當我俯臥在計算機前時，檢查電子郵件，檢查Twitter或彈出Feedly的功能總是很強大。 FoMO是毒品的地獄。 而且，在我有一天閒暇時間掉進兔子洞之前，我現在不知道了。

如果我確切地知道我坐在電腦前要做什麼，那麼我就可以開始工作。 這樣可以確保我在重要的事情上取得有意義的進步。

然後，直到那時，如果我完成並在時間段結束時有額外的時間，我可以進行快速的電子郵件/社交媒體/新聞檢查。 那時，我不必擔心會浪費太多時間去潛在的兔子洞，因為我已經檢查了一個重要項目……而且因為爬行/哭泣/可愛的小女兒是任何愚蠢兔子洞的終極解毒劑。

6.重點

如您所見，每個鍵都建立在先前的鍵上。

前五個關鍵點-溝通，確定優先級，決定，確定和計劃-都引導一個非常具體的方向，即使您的日程安排很麻煩，也可以讓您專注於完成重要的工作。

如果您的紀律不足以集中精力，那麼每個鍵都是沒有意義的。

因此，請執行所有操作以確保您的注意力始終集中在時間範圍內。

正如我提到的，首先確定在每個時間段內將要從事的特定活動有助於我集中精力。

這裡還有一些其他更有用的技巧：

• 從我的Mac桌面底座中刪除Twitter應用程序圖標
• 將我的手機放在另一個房間
• 關閉Slack，或至少暫停通知
• 戴著耳機，如果我不寫音樂，則播放音樂（因為我不能與音樂一起寫音樂）
• 如果晚上或週末的干擾太多，請出門

這些只是對我有用的一些技術。

我嘗試對自己殘酷誠實是有幫助的。 儘管不得不對自己隱藏Twitter圖標感到很傻，但我知道在查看屏幕時，如果沒有視覺提示抓住我的視線，我會減少檢查。 因此，這是值得的。

我現在沒有幾分鐘甚至幾秒鐘的時間可以浪費。 我必須保護自己的注意力。

因此，如果您發現自己處在像我一樣的日程安排破壞的情況下，請對自己殘酷誠實。

您可以進行哪些更改，即使是很小的更改，也可以消除潛在的干擾並幫助您集中精力？

沒有重點，您將永遠做不到足夠的工作。

7.善良

最後，別忘了要友善……尤其是對自己。

了解您既不是超人也不是神奇女俠。 你什麼都做不了。

為自己設定現實的期望，然後您可以努力超越它們。 通過這樣做，您獲得的信心將推動您的生產率不斷提高。

還了解過渡可能需要一些時間。

如果您習慣於在工作日連續工作八小時，並且整個星期都被砍碎和分散，那麼您將需要進行調整。 因此，當您不可避免地跌跌撞撞，並開始要努力達到以前的輸出水平時，請對自己有所同情。

對您的日程安排調整也會產生影響，請保持友善-這使我們回到了上面的＃1。 交流是如此重要，這是一種善良的基本形式，尤其是在這種情況下。

最好預先準備好您可以處理的更改，甚至降低生產率，以便其他人也可以圍繞它進行計劃並為此做好準備。 這樣，每個參與和受影響的人都可以在短期和長期內以最佳方式應對它。

您是否曾經處理過與我在此處描述的情況類似的時間表變更情況？ 你是怎麼處理的呢？ 您發現了哪些其他成功導航變更的關鍵？

在下面的評論中分享您的經驗。