指導委員會：定義、角色和會議提示

您的任務是領導一個項目並創建一個項目計劃，結果卻得知它將由指導委員會審查。 或者，也許您目前沒有針對您的業務的指導委員會，但您有興趣組建一個。 如果您不確定指導委員會是什麼或它做什麼，請不要驚慌。

讓我們探討一下什麼是指導委員會，它與項目管理的關係以及指導委員會的作用。 您還將了解指導委員會的角色、如何召開指導委員會會議以及項目管理軟件如何提供幫助。

什麼是指導委員會？

指導委員會是一個顧問委員會，負責管理公司、競選活動或介於兩者之間的任何事情。 無論委員會負責指導什麼，都決定了它的成員是誰。 換言之，指導委員會由專家、權威人士和高級利益相關者組成。

指導委員會的主要關注點集中在組織使用的方向、範圍、預算、時間表和方法上。 指導委員會將不時開會並討論這些主題，以了解他們在哪里以及他們將來想要在哪裡。 如有必要，他們還會重置任何主題以保持正常。

項目管理軟件將項目和指導委員會聯繫起來，以實現更好的分析和更好的結果。 ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件，具有實時儀表板，可提供有關項目指標的實時數據。 它不需要任何設置並跟踪從成本到工作負載、運行狀況到任務的所有內容，提供項目進度和性能的高級視圖。 立即免費開始使用 ProjectManager。

項目指導委員會定義

項目指導委員會的定義與指導委員會的定義沒有太大區別，但它由負責監督和支持項目的經理組成。 這是從比該項目的日常活動更高的層次來完成的，而是從管理的角度來完成的。

至於誰被選入委員會，通常是基於他們在項目中的股份。 這些利益相關者可以包括客戶、承包商甚至組織中受項目影響最大的其他部門。

指導委員會的人並不總是在項目上工作。 該角色屬於項目經理及其團隊。 指導委員會由更多的 C 級管理人員組成，但由於他們對項目的細節並不熟悉，因此他們需要進行清晰的溝通才能讓他們做好自己的工作。

指導委員會做什麼？

顧名思義，指導委員會有一項工作：指導一個項目。 就像您駕駛汽車一樣，指導委員會是一種工具，可以讓您保持在道路上並朝著正確的方向前進。 他們負責重大決策，例如公司將如何運行其流程或團隊如何協同工作。

讓我們退後一步，想想指導委員會的職能。 它有權做什麼以及它如何對項目進行治理？ 這導致我們定義指導委員會的目的。

1. 支持項目

管理團隊很難，管理跨職能項目團隊時更難。 當然，項目經理是負責團隊日常管理的人，但是當他們需要幫助的時候，指導委員會就在那裡。 指導委員會的成員通常來自各個部門的負責人，他們擁有參與項目的團隊，並且可能與他們有更大的吸引力或更好的融洽關係。

2. 做決定

我們簡要介紹了指導委員會如何幫助指導項目並做出重大決策。 有時，這些決策涉及解決衝突或解決問題，但通常，決策比單個項目更大。 有時必須對新的業務模型或如何處理業務流程做出選擇。 這些不是項目經理職責的一部分，指導委員會旨在更適當地響應這些決定。

3. 解決問題

如果出現衝突或瓶頸，項目經理通常會介入。 他們可以消除各方之間的分歧或相應地重新分配資源。 但是可能會出現項目經理及其團隊無法自行解決的問題。 指導委員會在那裡支持該項目，並且可以在需要時被要求解決這些問題。

相關： Excel的免費問題跟踪模板

4. 批准項目預算

項目經理制定預算並與專家及其團隊交談，以確定在必要的時間範圍內完成所有任務所需的資金數量。 然後項目經理將項目預算提交給最終批准的指導委員會。 此外，如果項目經理想在項目執行期間增加預算，則由指導委員會負責批准。

5. 獲取狀態更新

為了實現其目的，指導委員會必須知道項目中發生了什麼。 這並不意味著他們需要了解項目的細節，但他們必須定期更新其狀態。 項目經理通常是項目團隊中向利益相關者展示狀態更新的人。

6. 鼓勵項目經理

項目經理是最有可能與指導委員會互動的團隊成員，因為他們需要建立良好的關係以確保項目的成功。 這意味著，如果指導委員會需要鼓勵或項目經理需要同情的耳朵來發洩，有時指導委員會會支持項目經理。

指導委員會的角色

指導委員會的生死取決於其成員的積極參與——每個人都很重要，需要參與。 角色可能因指導委員會、組織和項目而異，但總的來說，所有指導委員會都有一些共同的角色。

• 業務經理：此人負責項目經理和業務案例的所有者。 他們從業務的角度看待項目，並確定它是否滿足業務目標和利益，以及成本是否與項目的收益相抵觸。
• 高級用戶：指導委員會的這一部分代表正在為其完成項目的小組。 將他們視為產品或服務的最終用戶。 這可確保項目可交付成果符合用戶要求。
• 高級供應商：該角色為項目提供人力、預算和服務。 他們確保滿足設計、產品和其他標準。 產品或服務在預算和項目計劃約束下的可行性是他們的責任。 該角色可能是 IT 人員，甚至是外部利益相關者。

如何召開指導委員會會議

與其他類型的會議相比，指導委員會會議涵蓋了不同的細節，但就它們的運行方式而言，規則是相似的。 對於任何會議，您都不想在沒有議程的情況下參加，因為議程意味著您不會浪費任何人的時間。

沿著這些思路，您不想陷入細節的困境。 指導委員會對項目的看法與項目團隊不同，他們不必了解每項任務以及是否按計劃進行。 同樣，該責任屬於項目經理。 相反，指導委員會的存在是為了更大的圖景，並幫助項目經理做出超出其工作描述的決策。

有人應該在會議期間做筆記，涵蓋所討論的內容和會議期間做出的任何決定的大致內容。 在休會之前，請查看這些筆記並確保出席的每個人都在它們上簽字，以避免出現問題。

如果您正在主持會議，最後一個想法是：了解與您一起工作的人。 了解每個委員會成員的個性將有助於您在會議期間更好地與他們溝通和管理他們。 知道與誰一起工作始終是提高工作效率的方法。

ProjectManager 如何幫助指導委員會

無論您是指導提交還是報告，您都需要能夠提供實時數據的工具，以便了解項目中正在發生的事情並做出更有洞察力的決策以確保其成功。 ProjectManager 是工作和項目管理軟件，具有允許您管理項目並讓指導委員會保持更新的功能。

一鍵獲取詳細報告

在向指導委員會展示時，您必須提出項目指標，而不會迷失方向。 我們的一鍵式報告功能允許您生成項目狀態和投資組合狀態報告或更詳細的時間、成本等報告。 可以過濾所有報告以僅顯示指導委員會希望看到的內容。 此外，如果願意，它們很容易以 PDF 格式共享或打印出來。

在交互式甘特圖上分享計劃

雖然指導委員會不想陷入細節，但他們確實希望看到項目計劃。 您可以在甘特圖上組織任務、鏈接依賴關係並創建里程碑，同時過濾關鍵路徑並設置基線以跟踪項目差異。 與項目團隊和指導委員會共享甘特圖，讓每個人都了解最新進展。 如果指導委員會負責多個項目，則有一個路線圖可以為他們提供整個投資組合的概覽。

當然，指導委員會希望項目成功，ProjectManager 也是如此。 這就是為什麼有任務管理和資源管理功能來保持團隊滿負荷工作的原因。 我們的軟件以協作為核心，連接混合團隊，讓他們共享文件和協作，所有這些都是為了營造一個更高效的工作環境。 指導委員會會喜歡這樣的。

ProjectManager 是屢獲殊榮的工作和項目管理軟件，可以連接混合團隊，無論他們在何處、如何或何時工作。 實時數據確保了單一的事實來源，因此每個人都始終在處理最新信息。 我們的軟件建立在核心協作平台之上，可幫助您實時規劃、監控和跟踪進度和績效。 立即免費開始使用 ProjectManager。