任務優先級排序模板、工具和技術

在執行項目時，任務優先級排序是一個強大的工具。 如果您的工作與生活的平衡傾向於從不休假，那麼它可以查看許多不同的任務。 但項目經理明白，應用任務管理和時間管理方法都會提高團隊士氣和生產力。

這就是為什麼必須了解什麼是任務優先級、為什麼它很重要，以及項目管理軟件如何幫助團隊更有效地工作，同時為項目經理提供時間跟踪功能，使他們能夠按時完成任務。 讓我們來看看如何確定團隊任務列表的優先級，以確保不會忽略對項目至關重要的任何事情。

什麼是任務優先級？

任務優先級排序是指項目經理查看分配給其團隊的工作並按緊急程度將其分解。 這樣，最重要的任務就會被優先處理，團隊成員可以首先專注於最關鍵的任務。 項目經理必須確定應該首先完成哪些任務。

在分解任務時，項目經理有四種選擇。 他們可以將任務標記為高優先級，這意味著由於與業務或客戶目標相關，他們需要立即完成。 接下來是中等優先級，這是重要的任務，但截止日期不像高優先級任務那樣固定。 然後，有低優先級。 這些具有靈活的截止日期或常青任務。 最後，還有一些長期任務可以等到其他所有事情都完成後再執行。

在確定任務優先級時，項目管理軟件非常有用。 ProjectManager 是屢獲殊榮的項目管理軟件，可幫助您將項目分解為滿足項目目標的可管理任務。 我們強大的任務列表工具是多個項目視圖之一。 您可以設置優先級、截止日期並添加標籤，以便更輕鬆地找到任務。 但也可以對每個任務進行評論並附加文件。 甚至還有一個狀態可以查看您正在處理的任務的完成情況。 立即免費開始使用 ProjectManager。

為什麼在項目管理中確定任務的優先級很重要？

任務優先級在業務或任何工作中都很重要，但在項目管理中尤其如此。 在項目管理中，您要處理緊迫的期限、預算和利益相關者的期望。 任務優先級排序可能是一個不守規矩的項目，並開闢了一條在預算範圍內按時交付項目的途徑。

但它在減少團隊壓力和提高工作效率的同時做到了這一點。 有特定的任務要做，而不是所有的任務都壓在你的肩上，這對團隊的心理狀態會產生奇蹟。 他們可以靈活地先完成重要的事情，然後再繼續下一個任務。

當然，這不僅對團隊成員的心態有幫助。 任務優先級排序意味著項目經理還可以分配時間來測試工作並及早發現任何錯誤。 有時間進行任何必要的更改並按時進行，而不必返回並修復問題。

任務管理還為團隊提供了他們從工作中恢復過來並以新的重點面對新任務所需的時間。 當您不總是追趕最後期限並讓自己和團隊筋疲力盡時，就有時間給您的電池充電。 一個休息良好的團隊更有效率，可以解決複雜的問題。

確定任務的優先級也是拖延症的解毒劑。 浪費時間會扼殺你的生產力。 安排任務、確定優先級和進一步管理意味著沒有人負擔過重，但工作仍然能夠按計劃完成。 這意味著沒有時間拖延，甚至不需要沉迷其中。 那是因為任務優先級通過查看他們完成了多少來保持團隊的積極性。

任務優先級排序技術

很明顯，任務優先級很重要，但如何實施呢？ 能夠從那些可以放在次要位置的任務中辨別出高優先級任務並不總是很明顯。 要在看似無窮無盡的連續任務中找到這條路徑，可以使用任務優先級排序技術。 這裡有一些比較流行的。

1.艾森豪威爾矩陣

艾森豪威爾矩陣以德懷特·D·艾森豪威爾的名字命名，他是美國第 34 任總統，也是二戰期間的五星級將軍。 在兩個高壓領導職位上的經歷教會了他很多關於決策制定以及如何確定任務優先級的知識。 他了解到有緊迫而重要的問題； 緊急的不重要，重要的不緊急。

從這個想法中產生了艾森豪威爾矩陣，它根據緊迫性和重要性對任務進行優先排序。 它創建一個分為四個像限的框。 垂直左側在底部是“不重要”，在頂部是“重要”。 框的頂部左側是“緊急”，右側是“不緊急”。 項目經理會將任務放在這四個像限之一中。

具有嚴格截止日期或後果且必須立即完成的任務將顯示在左上角。 截止日期不明確但仍然重要且需要安排的任務將轉到右上角。 左下角將放置可以委派的任務。 他們需要完成，但需要不同的技能組合。 最後，右下方是您可以刪除的任務。 它們對於手頭的項目來說是不必要的，只會分散團隊的注意力。

2.“吃青蛙”法

“青蛙”是一項具有挑戰性的任務，吃掉青蛙意味著你每天要做的第一件事就是完成這項具有挑戰性的任務。 吃青蛙法是一種確定任務優先級和提高生產率的策略。 它可以幫助項目經理確定艱鉅的任務，並在早上第一件事就是將它們排除在外。 然後你可以移動到下一個任務。

這種優先化技術背後的理念是，你可以儘早完成大而困難的任務。 這會給你動力，並確保你不會整天在腦海中揮之不去。 這對於那些在開始新的一天時精力充沛然後逐漸減少的人特別有用。

一天的開始通常花在瀏覽電子郵件或 Slack 上，也可能坐下來參加每日站立會議。 所有這些任務都是有用的，但並不緊急。 當您完成這些管理職責時，您通常會耗費大量精力。 先下手為強意味著你可以在午飯後吃累的時候做忙碌的工作。 先吃青蛙。

3.莫斯科方法

MoSCoW 方法是 must-have、should have、could have 和 will not have 的縮寫。 它由軟件開發專家 Dai Clegg 在 Oracle 開發，用於幫助他的團隊在處理產品發佈時確定任務的優先級。

在使用 MoSCoW 方法之前，團隊應與利益相關者會面以定義項目目標並就應優先考慮的計劃達成一致。 一旦每個人都在同一頁面上，您就可以通過將其分為 MoSCoW 方法的四個類別，將您的工作分解成更小、更易於管理的部分。

必須完成的任務是不可協商的，並且具有最高優先級。 “應該有”的任務也很重要但不是至關重要的，但是它們確實為項目增加了價值。 “本來可以”包括在內會很好，但如果將它們排除在外，將對項目產生輕微影響。 “將不會”的任務在您工作的特定時間範圍內並不重要。

4. ABCDE法

ABCDE 是一種優先級排序方法，可幫助您確定哪些任務最重要，哪些任務最不重要，甚至可以確定哪些任務因為不必要而可以刪除。 它就像一個更有條理和建設性的待辦事項清單。

項目經理和他們的團隊根據任務的優先級為每個任務分配不同的字母。 “A”任務是具有最高優先級的任務。 “B”任務是你應該做的，但如果你不去做，也不會對項目造成任何嚴重的損害。 完成 A 項任務後，您可以繼續執行這些任務。

“C”任務是與項目沒有直接關係的任務，但同樣可以在 A 和 B 任務完成後處理。 “D”任務可以委派。 這樣你就可以專注於 A 任務，而 D 任務可以交給合適的團隊成員。 最後，還有“E”任務。 E代表消除。 這些任務無關緊要，因此您可以停止執行它們。

任務管理模板

還有其他工具可以幫助您確定任務優先級。 例如，ProjectManager 有許多適用於 Word 和 Excel 的免費項目管理模板，您可以在我們的網站上下載這些模板。 這些模板涵蓋了項目管理的各個方面，從啟動到結束，其中包括幫助您進行任務管理的工具。 這裡有一些。

任務跟踪器模板

使用我們的免費 Excel 任務模板來構建待辦事項列表、開始管理項目並跟踪您的工作。 您將擁有用於命名任務、任何依賴項以及分配給誰的字段。 然後添加優先級和截止日期。 此外，您可以通過記錄其狀態、計劃和實際截止日期來跟踪其進度。

待辦事項列表模板

待辦事項列表是必不可少的任務管理工具。 我們免費的 Excel 待辦事項列表模板包含確定工作優先級所需的一切。 它列出了任務、開始和截止日期、進度，甚至還有一個顏色編碼的列來顯示您的工作完成百分比。

任務優先級模板

我們談到了艾森豪威爾矩陣，我們的 Excel 免費項目優先級矩陣就是其中之一。 如果您正在管理投資組合，它可以用於確定項目的優先級，但如果您需要確定項目中任務的優先級，它也同樣有用。

ProjectManager 具有強大的任務優先級排序工具

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助您比靜態模板更好地確定任務的優先級。 其一，您不必手動更新我們的軟件。 它具有實時數據，使每個人都保持在同一頁面上，並連接跨職能團隊，無論他們在同一辦公室還是不同時區。 因為我們的軟件有多個項目視圖，經理可以在甘特圖上計劃和安排任務，團隊可以在任務列表、看板、工作表或日曆視圖上執行它們。 所有項目視圖都會實時自動更新，因此每個人都能始終使用最新數據。

使用在線甘特圖跟踪關鍵路徑任務

在確定任務的優先級之前，您必須對它們進行組織。 我們強大的甘特圖允許您在時間線上安排任務，這樣您就可以在一個屏幕上看到整個項目。 您還可以鏈接所有四種類型的任務相關性以避免代價高昂的延遲，甚至可以過濾關鍵路徑以查看必須優先處理哪些任務。 然後通過設置基線來保存您的計劃。 現在您可以實時跟踪關鍵路徑、進度和績效，查看實際工作量與計劃工作量的對比。 如果您沒有達到里程碑，您可以重新分配資源以恢復進度。

使用時間表和工作量圖表衡量成本

當然，您可以優先處理您想要的所有任務。 但是，如果您不注意資源管理問題，那麼您的團隊將無法滿負荷工作，生產力也會受到影響。 我們的資源管理功能可幫助您跟踪勞動力成本和團隊工作量。 上傳團隊後，您可以添加他們的小時費率和可用性，這樣可以更輕鬆地為他們分配任務。 在他們工作時，切換到顏色編碼的工作量圖表以在一個地方查看每個人的分配。 如果有人過度分配，您可以直接從圖表中重新分配他們的工作。 一旦他們的工作量得到平衡，您就會擁有一個更有效率的團隊。

還有其他方法可以監控您的團隊，以確保他們按照計劃執行任務。 對於高級視圖，請使用我們的實時儀表板，它以易於閱讀的圖形和圖表顯示工作量、任務等指標。 沒有像其他輕量級工具那樣耗時的配置。 當你準備好的時候，它就準備好了。 您還可以生成有關時間表、差異等的可定制報告，以獲得更多詳細信息。 然後與利益相關者分享它們以保持更新。

ProjectManager 是在線項目管理軟件，可幫助您確定任務的優先級並實時跟踪它們。 授權團隊並獲得管理人員需要的透明度，以消除瓶頸並讓每個人都滿負荷工作。 加入 Avis、雀巢和西門子的團隊，他們使用我們的軟件成功管理他們的項目。 立即免費開始使用 ProjectManager。