在 Sprout 中提高團隊效率和創建個性化工作流程的 3 種方法

鑑於我們行業的快速變化，在社交媒體上工作可能會讓人筋疲力盡。 尤其是在領導職位上，有許多無法控制的因素會抑制團隊的表現……比如全球流行病。

因此，您必須專注於您可以控制的因素，以確保您的團隊為成功做好準備。 作為經理，您可能直接負責團隊的效率、您的組織如何管理社交並驗證您是否擁有合適的人員和資源來實現您的目標。

聽起來很容易，對吧？ 雖然這些概念看起來很簡單，但我們的 Sprout 社交指數第 XV 版：賦權與提升發現，社交營銷人員經常因缺乏時間 (59%)、戰術工作過多 (29%)、缺乏資源而無法開展戰略工作（27%）並且不知道從哪裡開始（17%）（索引，41）。

您可能至少可以識別其中一項挑戰。 雖然我們無法揮動魔杖並為您修復它，但我們可以做下一件最好的事情：分解簡單的策略以優化您所擁有的時間和資源，所有這些都在 Sprout 的一個工作流程中完成。

讓我們深入了解如何使用三個強大的 Sprout 功能優化您的團隊。 我們將介紹如何：

• 使用標籤最大化團隊效率
• 設置個性化的工作流程以集中團隊的精力
• 隨時了解團隊的效率並消除障礙

使用標籤和自動化構建強大的基礎架構

擁有適當的基礎架構意味著您的團隊可以高效地完成工作，同時騰出時間來處理更具戰略性的計劃。

從基礎開始：分類和添加命名約定。 這是你思考社交優先事項的藉口。 例如，如果您的團隊即將推出季節性活動，請列出對團隊跟踪重要的所有內容。 或者，如果了解負面產品反饋對您的組織很有價值，那麼這是一個思考您想要收集哪些類型的負面反饋並優先響應的機會。

確定這些類別後，根據類別設置標籤，以便您可以對相關內容進行分段、排序、過濾和隔離。 在 Sprout 的所有區域中選擇一致的標籤名稱，以避免團隊之間的重複或混淆。 我們建議堅持使用可在未來標籤中使用的模式。

提示：標籤的常見類別可以包括活動、事件、影響者、產品類型、內容類型、客戶服務投訴或特定代理。

接下來，將標籤烘焙到您的工作流程中。 標籤對於您的團隊的營銷和客戶服務工作至關重要，並且可以應用於新的傳出帖子和傳入消息。 例如，如果您在即將到來的廣告系列的所有相關內容上添加“季節性南瓜香料”標籤，則它允許您的團隊在按日曆視圖上的標籤過濾時隔離相關的南瓜香料內容。

提示：此視圖使您的團隊能夠發現和填補標籤類別周圍的內容空白。

要優先考慮您的團隊如何響應消息，您可以在智能收件箱中為收到的消息添加標籤，以根據緊急程度或用例組織內容——為每個人提供自己的行進命令。

提示：使用可應用於不同類別和子類別的簡單結構，例如此客戶服務標籤“CS – 投訴類型”。 實際上，這看起來像“CS – 延遲發貨”、“CS – 損壞”等。

最後，設置權限，讓您的團隊成員專注於他們的職責，只讓他們了解與其角色相關的內容。 可以根據您的團隊成員與傳入或傳出消息的交互方式，甚至他們創建新標籤的能力來自定義權限。

個性化工作流程，讓團隊成員專注於相關的任務

在社交方面高效工作可能會很棘手，尤其是在處理具有不同職責和專業知識的團隊成員時。 在 Sprout 中，您可以個性化工作流程以顯示與每個團隊成員相關的內容。

設置權限後，創建與各個團隊角色一致的工作流。 基於您創建的標籤，您可以根據代理路由或分類設置個性化的智能收件箱視圖。 這些收件箱視圖可以根據多個過濾器（配置文件、消息類型、品牌關鍵字和標籤）個性化給座席，並通過使用優化時間的高效工作流程讓每個座席保持在任務中，而不是對大量不相關的消息進行分類。

為了使這個工作流程更快，利用基於標籤的收件箱規則將消息自動路由到適當的代理或團隊的收件箱視圖。 當涉及到社交媒體時，自動化聽起來令人生畏，但有了標籤，它將成為您最喜歡的新功能。 使用基於特定標準（如關鍵字、作者等）的收件箱規則自動標記郵件，以更快地找到優先郵件，並避免重複手動梳理智能收件箱中的每條傳入郵件。

通過為特定的高優先級消息設置通知警報來進一步個性化收件箱規則，甚至在團隊成員處理特定內容的智能收件箱消息（如負面客戶服務查詢）時標記他們的姓名。

提示：確保您的收件箱規則針對關鍵字的變體設置。 實際上，如果任何傳入的消息包括“損壞”、“損壞”、“破裂”、“破碎”或“撕裂”，則將標記“CS – 損壞”。 這種自動標記結構有助於標準化您團隊的工作流程，以便他們可以立即開始響應優先級的負面標記消息。 在此處了解有關收件箱規則的更多信息。

在團隊的工作流程中包括備份，以確保不會漏掉任何信息，並將優先消息發送給最有能力處理它們的團隊成員或團隊。 對於未標記或未分類到特定收件箱視圖的郵件，請讓特定團隊成員按節奏檢查並手動標記任何重要郵件。

提示：考慮用應該回复的團隊成員的名字來標記傳入的消息。 例如，您可以標記您的客戶服務代理“Carl”。 為了優化此工作流程，Carl 將擁有一個包含“Carl”或“CS – Level 3”標籤的個性化收件箱視圖。

監控單個團隊的表現以識別和消除障礙

無論您的團隊組織得多麼好，如果您無法衡量他們的社會努力的有效性，那麼您所做的所有基礎工作都可能付諸東流。 深入了解您的團隊的生產力使您能夠識別和找到任何障礙的解決方案，並成為帶寬緊張的團隊成員的資源。 利用 Sprout 的團隊報告，您可以深入了解關注傳入或傳出消息的個人績效見解。

收件箱團隊報告是一個很好的起點，因為它揭示了您團隊的客戶服務工作，並允許您隨著時間的推移進行基準測試。 在自定義時間段內，您可以看到有用的見解，例如響應整個團隊的新傳入消息的平均時間。

此報告還可以過濾特定團隊成員的績效指標。 例如，如果您想查看只有負面客戶服務問題的客戶的平均首次回復和平均等待時間，您可以按專門響應負面升級的團隊成員對報告進行排序。 最後，您可以按各個團隊成員細分績效指標（如總回复、平均回复時間、最慢回复時間等），從而使您能夠模仿表現最佳的團隊成員的做法或解決與表現不佳的團隊成員之間的差距。

發布團隊報告同樣會按團隊成員顯示您的發布行為。 此報告將幫助您了解每個團隊成員在您的特定時間段內發布了多少帖子，以及他們的貢獻佔帖子總數的百分比。

提示：如果您想查看已發布帖子的具體分類，我們建議每個發布者在他們發布的每個帖子上添加他們的名字作為標籤。 然後，您可以使用標籤報告並選擇團隊成員的姓名來查看消息列表和績效後指標。

充分利用團隊的寶貴時間

建立團隊結構可能會讓人望而生畏，但在其中投入時間可以幫助您的團隊提高效率和生產力，讓您獲得更多的戰略時間作為經理。

請記住，所有這一切都是從標記開始的，所以現在訪問 Sprout 應用程序來設置您的標記。 如果您準備好個性化收件箱，請在此處創建收件箱視圖。 快樂標記！

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