每個專業人士都需要具備的 21 種時間管理技能

時間管理技能對於成功至關重要。

學習如何有效地管理您的時間將幫助您在每個工作日完成更多工作，提高效率，並最終增加您對公司的價值。

在本指南中，我將向您展示您應該具備的 21 種時間管理技能。

準備好？ 讓我們潛入吧！

最重要的時間管理技能

那麼哪些時間管理技能最重要呢？

1.說不。

首先，你必須能夠抵擋別人利用你的時間的努力。 你工作生活中的一些任務和責任對幫助你實現自己的目標沒有任何作用（或幾乎沒有作用）。

會有一些客戶不會促進您的業務，而職責不會幫助您學習或成長。 學會識別這些潛在的時間浪費來源，並對它們說“不”可以幫助你避免它們，而不是將你的注意力引導到重要的機會上。

這是工作中最重要的時間管理技巧之一，尤其是。

2.目標設定。

您還必須能夠設定和理解自己的目標。 時間管理對不同的人可能意味著不同的事情，如果你不確定你想要什麼，你將無法證明任何明確的方向。

例如，假設您的主要目標是準時離開辦公室，同時仍完成相同數量的工作； 如果是這種情況，您將需要專注於提高效率。

但是，如果您的主要目標是提高業務的盈利能力，則需要以不同的方式優化您的方法。

目標設定在較小規模上也很重要； 例如，您可以承諾每週在社交媒體上少花三個小時，這樣您就可以專注於更重要的任務。

3. 壓力管理。

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每個人在工作中都會感到壓力，但如果你的壓力水平過高，就會嚴重影響你的表現，使你無法集中註意力，在某些情況下會導致你因病缺席一整天。

因此，管理你的壓力可以幫助你管理你的時間。

有許多策略可以降低您的壓力水平，包括體育鍛煉、額外睡眠、冥想和更多空閒時間。

4. 授權。

學習何時委派和如何委派是專業人士掌握的最重要的時間管理技能之一。

很有可能，您每天所做的一些任務，技能水平較低或技能不同的人也可以完成——而且花費的錢比您的價值要少。 您的團隊中可能還有一些成員的工作量較少，並且能夠承擔額外的工作。 在這些情況下，委派任務比自己嘗試要好。

將任務分配給可能的最佳人選，並在任務描述中徹底和清晰，可以幫助您進一步提高。

5. 優先級。

時間管理迫使您正確地確定優先級。 一般來說，最好的方法是評估待辦事項清單上每項任務的緊迫性和重要性。

緊迫性是指事情的緊迫程度； 這僅在接下來的幾個小時內相關，還是可能等待一個月。 重要性是指它對您的底線有多重要； 這會幫助您實現長期目標，還是微不足道？

結合這些因素，您應該能夠提出一個訂購系統，讓您首先處理最重要的任務。

6. 調度。

日程安排看似簡單，但日程安排有兩個要素可以極大地改善您的時間分配方式。

首先是對抗帕金森定律。 帕金森定律是一條非正式的格言，它指出“工作的擴展是為了填補完成工作的可用時間”。 換句話說，你為一項任務分配的時間越多，完成它的時間就越長； 你可以通過積極安排時間來解決這個問題。

其次，在剛性和靈活性之間找到平衡。 安排盡可能多的任務很重要，這樣您就知道如何計劃和執行您的一天，但留出一些迴旋餘地也很重要，以防出現新的優先事項或某些任務花費的時間比您預期的要長。

這種平衡對於每項工作都會有所不同。

7. 專注。

如果這些任務得到您的全神貫注，您將更有效地工作，在更短的時間內完成任務。

如果您分心，即使是輕微的分心，也可能需要 23 分鐘才能完全恢復。 同樣，如果您嘗試同時處理多項任務，您將立即降低您嘗試處理的每項任務的效率。

學習集中註意力可能很困難，但在正念冥想的幫助下，當你消除工作環境中潛在的干擾時，它會變得容易得多。

8. 組織。

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有條理的人最終會花更少的時間在任務上，這應該不是什麼秘密。 他們確切地知道在哪裡可以找到他們需要的每個文件，而且他們永遠不會忘記會議記錄之類的東西。

有些組織方法適用於你工作的不同領域； 例如，我們編寫了這個方便的指南，介紹如何在 Gmail 中更有條理。 但是，總體而言，高級組織技能將更加有用。 想出一個適合你工作風格的系統，並與之保持一致。

具體來說，適當的組織系統是學生最重要的時間管理技巧之一。

9. 果斷。

時間管理工作常常因優柔寡斷而受阻。 在某些情況下，重要的是要花時間，考慮所有變量，並且只有在您絕對確定時才最終確定您的決定。

大多數情況下，最好先做一個高層次的評估，然後朝著一個方向前進，一路調整。

果斷可以節省時間，不僅因為它使您免於過度猶豫，還因為它使您有機會在開始執行時收集更多信息。

10.耐心（和機會主義）。

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處理最合適和/或最強大的任務可以幫助您更明智地花費時間； 這往往需要耐心和機會主義。 例如，如果您正在投資房地產，您必須知道要放棄哪些房地產交易，等待時機，直到抓住“完美”機會。

11. 動機。

生產力高度依賴於個人動機； 有內在動力的人總是比沒有動力的人更快（更徹底）完成他們的工作。 如果你能夠充分激勵自己，即使你處於低谷，你也總能更有效地度過你的時間。

訣竅是知道如何激勵自己。 提醒自己您的長期目標，並嘗試將這項任務與這些目標聯繫起來。 您也可以考慮在完成任務時獎勵自己。

嘗試看看什麼是有效的，並確保查看勵志名言列表以獲得靈感！

12. 文件。

時間管理還要求您以有效的方式記錄您的工作和想法。 例如，假設您為自己設定了目標； 你把這個目標寫下來了嗎？

你在跟踪它嗎？ 或者它只是存在於你的想像中的東西？ 記錄在案的目標更有可能實現。 同樣，您將希望有效地記錄您正在進行的工作，以保持自己的任務和高效工作。

例如，您需要記錄詳細的會議記錄，以便日後參考。

13. 簡潔。

高效溝通的三個標誌中的第一個是簡潔。 有些人試圖通過匆忙說出他們的話來節省時間。 他們沒有“浪費”時間思考他們的信息並將其編輯到完美，而是本能地洩露了他們的膽量並點擊發送。

然而，這適得其反。 簡潔的寫作和口語將花費更多時間，因為您必須編輯措辭，但值得投資。

消息的接收者不僅會減少對話的時間，而且還可以防止溝通不暢——這對所有相關人員來說都是浪費時間的主要來源。

14. 清晰。

高效溝通的三個標誌中的第二個是清晰。 簡潔會幫助你用更少的詞來表達你的信息，但清晰會消除歧義。

例如，假設您嘗試與員工解決不滿意的客戶問題。 “請保重”這句話很簡潔，但也很模棱兩可； “照顧好它”是否意味著在客戶下次購買時給予折扣？ 退款訂單？ 還是自己想辦法解決？

即使你覺得暗示很明顯，再花一分鐘把事情說清楚也可以省去很多麻煩。

15. 徹底。

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高效溝通的三個標誌中的第三個是徹底性。 徹底性就是提前提供信息，而不是零碎地發送或不說。

在提出請求或將任務分配給您的一名員工時，這可能是最重要的； 如果您的員工沒有開始一項任務所需的所有材料，它就會被推遲。

徹底性和簡潔性一樣，最初需要更多時間，但這是一項投資； 如果操作正確，它將為您節省比最初花費更多的時間。

16.時間估計。

時間管理還意味著學習如何準確估計一項任務將花費的時間。 這將以多種方式幫助您。

首先，您將能夠更有效地安排任務和會議，為它們分配一個既不太短也不太長的時間段； 這可以幫助您在工作日完成更多任務，而不會讓您不知所措。

其次，它會幫助你在工作效率低下時學習； 如果你大大超出了你的時間估計，你就會知道出了點問題。 時間估算還可以幫助您確定優先級，或了解何時委派； 如果一項任務會花費你很長時間，但不會幫助你實現目標，你可以想辦法擺脫它。

時間估計是較難掌握的時間管理技能之一，因為我們天生傾向於低估完成一項任務所需的時間。

這實際上是一種被稱為計劃謬誤的認知偏差，它影響到我們所有人。

17. 資源分配。

資源分配還可以幫助您更有效地完成任務，並減少浪費的時間。 您分配的資源類型取決於您的角色。

例如，您可能正在為員工分配不同的任務； 如果您發揮員工的優勢，您將能夠（作為一個團隊）更快地完成更多工作，並花費更少的時間進行更正。

不要過度分配資源也很重要，否則您最終會浪費時間或使其他任務變得更加困難。

18. 概述。

有許多情況需要你的概述能力。 在它們中的每一個中，大綱都將作為一個骨架框架來指導您的其餘工作。 如果您正在編寫電子書，從章節和小節的高級大綱開始將幫助您更快地完成它。

如果您要主持會議，概述會議過程將幫助您保持進度並減少浪費時間。 與此列表中的許多項目一樣，這似乎增加了時間支出，但從長遠來看，這最終是一項可以節省您時間的投資。

19. 樂於改變。

大多數人在工作上有一些他們想改變的事情，比如大量的電子郵件或總是感覺落後，但他們不願意改變自己的習慣來有所作為。

改變帶來改變，所以如果你想提高你的時間管理技能（和你的整​​體工作經驗），你必須願意適應。 對新技術和新方法持開放態度，不要害怕改變你的核心程序。

只有通過這些調整，您才能了解真正有效的方法。

20. 合作。

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協作是一種模糊的學習技能，因為您可以在許多不同的任務上以多種不同的方式進行協作。 但如果你想明智地度過你的時間，你需要學習如何與他人良好合作。

良好的溝通可以在這里為您提供極大的幫助，但更好的協作最重要的基礎是適應性； 不同的人會有不同的偏好、風格和習慣，你需要對自己的偏好、風格和習慣進行調整，才能有效地與他人合作。 了解您的合作夥伴的工作方式，並在可能的情況下迎合他們。

如需幫助，請參閱我的員工協作指南。

21. 反思與分析。

時間管理工具中最棒的工具就是反思。 想想你是如何度過你的時間的，看看數據，分析什麼是對的，什麼是錯的。 大多數人對他們每天浪費時間的方式一無所知，也不明白如何才能更有效地工作。

通過仔細研究自己的習慣，尋找機會，你將更有能力找到新的增長點。 只要確保你有一個很好的工具來幫助你跟踪你的進步。

衡量你的時間管理進度

磨練這些時間管理技能將改善您分配和花費時間的方式，但是您如何確定自己正在取得進步？ 你真的花更少的時間在你一天的艱鉅任務上嗎？

如果沒有，是什麼真正阻礙了你？

唯一可以確定的方法是衡量和分析您的進度。 跟踪您如何花費時間、如何管理工作以及如何隨著時間的推移而改進是很重要的。

有許多時間管理應用程序可以幫助您完成這項工作，但最有效（也是最容易學習）的應用程序之一是 EmailAnalytics。

EmailAnalytics 將幫助您跟踪您發送和接收的電子郵件數量、平均響應時間以及許多其他變量——所有這些都具有有用的數據視覺效果，因此您可以直觀地收集新的要點。

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