有效會議的 9 個技巧（附免費清單）

會議可以很有趣而且非常有效，但是低效的會議會浪費您的時間，尤其是在您很忙的時候。 在我們不斷探索如何在混合工作環境中提高工作效率的過程中，重要的是每次會議都值得併且對您的角色產生積極影響。 不幸的是，情況往往並非如此。

無論是快速的團隊會議還是需要頭腦風暴或戰略討論的會議，您都可以遵循一些規則來使其成功。 現在尤其如此，因為我們中的許多人一周中只有一部分時間在辦公室或遠程工作。

根據 Zippia 的研究，組織將大約 15% 的時間花在會議上，其中三分之一的會議被認為是無效率的。 有趣的是，Dialpad 的一項調查發現，超過 75% 的人更喜歡在特定的日期或時間安排會議，其中星期一是最受歡迎的安排會議的日子，而星期三的時間最長。

召開成功的會議

僅僅將人們聚集在一個房間（真實的或在線的）並希望最好的是不夠的！ 我們在 DMI 對會議的運作方式和召開會議的最佳方式進行了大量研究。 我們在這裡與您分享 9 個簡單的技巧，以幫助您召開有效的會議（虛擬或其他方式）。

1. 制定明確的議程

當您時間緊迫並且有很多事情要做時（就像大多數營銷人員一樣），沒有目的的會議會拖累您。 在會議之前發送議程，以便人們知道會發生什麼以及他們是否需要準備任何信息。

您還可以將其顯示在屏幕上，甚至打印出來（面對面會議），以使事情順利進行。 這對於人們遠程工作並且可能與活動或項目脫節的在線會議尤為重要。

如果會議偏離主題或分成較小的討論，它有助於將會議引導回正軌。 例如，您可以說“這是個好主意，但不是現在。 讓我們將其添加到下一次 X 會議中進行討論。”

“會議常常會偏離正題，失去目標，這會讓與會者感到沮喪。 主持人應提前分享議程，以便與會者做好準備並在分配的時間內涵蓋所需內容，避免會議超時。” 數字營銷學院人力資源總監 Orla Stack

2. 了解你想要的結果

從一開始，你就應該知道你想從會議中得到什麼。 您在尋找創意嗎？ 您需要批准預算嗎？ 是在具有挑戰性的項目中為團隊成員提供支持嗎？

明確你想要什麼，並在會議中努力確保你從中獲得成果。 會議的最後幾分鐘應該用來完成接下來的步驟，並指派人員來執行這些步驟。 它可以幫助您制定每個人都知道的清晰的行動計劃。

您還應該確保每個受邀的人都參與其中或參與團隊或項目。 如果他們可以做其他事情，請不要浪費任何人的時間。

3.找到合適的環境

今天，通過遠程和混合工作，會議可以在任何地方舉行。 關鍵是要決定會議的最佳媒介是在線就夠了還是需要親自參加。

可以在線快速管理運營會議。 例如，每天或每週的團隊追趕或衝刺可以通過進行圓桌會議並在最後留出時間進行任何查詢來輕鬆管理。

只要您有明確的議程，業務建設者會議也可以遠程管理。 使用屏幕共享來共享演示文稿、幻燈片或視覺效果，以幫助確保每個人都可以訪問信息。

戰略方向會議側重於反思、新想法和頭腦風暴，因此可能更適合面對面的會議。 想想需要參與的同事，看看什麼對每個人都有效。 應該有空間來適應人們的情況（例如給予足夠的通知，以便遠程工作人員可以通勤到辦公室），但不要忽視目的和期望的結果。

閱讀：“如何管理遠程團隊（以及幫助您做到這一點的工具）”

4.準備談話要點

如果您主持的會議需要想法或集思廣益，您應該將關鍵的談話要點帶到桌面上。 這些將由項目和結果指導，但如果您發現事情偏離主題，可以在會議期間充當嬰兒床單。

您可以在白板上提出問題並詢問人們的意見。 例如，如果這是一次討論效果不佳的營銷活動的會議，請提出諸如“您喜歡該活動的哪些方面？”之類的問題。 或者“我們可以做得更好嗎？”

這種技術可能會給您很多答案，但它讓您有機會了解房間內是否存在可用於其他活動或提高績效的共識。

5.給每個人發言的機會

雖然每個人都有自己的角色和職位，但為了會議的緣故，這些都可以放在一邊。 如果每個人都堅持自己的職權範圍，那麼嘗試創新或製定戰略可能會受到限制，例如營銷經理只能談論營銷。

注意會議的參加者並讓他們發言。 請記住，每個人都是不同的。 有些人更直言不諱，而另一些人可能需要敦促才能發表意見。 如果您覺得他們沒有機會做出貢獻，帶頭向團隊成員提問。

這通常是關於管理個性，所以如果您覺得是一兩個人主導了談話，請通過提問或開放發言權來改變策略。 在在線會議中，考慮打開攝像頭，因為它更有風度，使用靜音，這樣說話的人可以不被打擾地說話，並使用“舉手”功能或類似功能讓人們提問或插話。

“準備有助於在會議中更好地協作，堅持跟進可以在會議後取得更好的結果”數字營銷研究所首席執行官肯·菲茨帕特里克 (Ken Fitzpatrick)

6.鼓勵想法和解決方案

如果你的會議是關於尋找解決方案或產生想法，那麼就這樣開始吧。 在會議之前，請人們寫下 2 或 3 個想法。

然後圍坐在桌旁，請人們分享這些想法。 在每一個之後，徵求意見和反饋，然後記下來（或讓指定的記錄員做）。 不要關註說出這個想法的人，而要關注這個想法本身。

你可以對挑戰的解決方案做同樣的事情。 例如，“我們很難吸引 18-25 歲的年輕人，我們可以做些什麼來接觸他們？”

通過要求人們提前這樣做，你已經給了他們準備時間，而不是措手不及。 它還將使不太願意發言的人有機會發表意見。

7.注意時間

會議很容易超時。 如果你在人們的議程中安排了一個時間段，記住他們已經圍繞它計劃了其他事情，所以你有責任注意它。

準時開始，準時結束，始終如一，其他人就會知道他們需要遵守會議時間段。 這是關於建立一致性並確保人們知道在每次會議上會發生什麼，即不會影響到其他工作或讓​​某人錯過另一次會議的開始！

如果您的會議時間較長，請安排一些休息時間，即使是快速查看電子郵件或喝杯咖啡也是如此，因為這可以讓人們有機會恢復精神並重新組合。

“我從來都不喜歡在辦公室裡擠來擠去開長時間的會議。 （在會議期間站立）是一種更快捷的開展業務、做出決定和達成交易的方式。” 理查德·布蘭森

8. 定義明確的後續步驟和行動

成功會議的最終結果是明確的步驟和行動。 在每次會議結束時花點時間弄清楚接下來的步驟。 此外，確保以積極的基調結束，這樣每個人離開時都會感到精力充沛。

這應該涉及一項任務，然後是分配給該任務的人。 讓會議中的每個人都做出貢獻，或者如果某項任務很明顯是某人角色的一部分，只需說“我可以把那個任務分配給你 X 嗎？”

會議結束後，重要的是分享筆記或結果，這樣就不會出現溝通不暢，而且每個人都知道他們負責哪些行動。 將筆記放在共享文檔或文件夾中會很有幫助，這樣每個人都可以跟踪最新更新。

用 DMI 的 Dave Behan 的話來說，“我在項目會議上的一個重點是將任務/結果直接記錄回我們的項目管理系統，無論是給我還是其他人。我們將在項目中採取這些行動審查會議，這確保他們得到跟進，並且項目不會漏掉。”

您還應該包括最後期限，以便人們有一個時間表來努力。 如果沒有實現，可以在下次會議上討論障礙是什麼，看看那個人是否需要支持或指導。

9.徵求反饋

雖然您可能認為會議進行得很順利或每天的例會很有成效，但其他人可能不這麼認為。

選擇一個你覺得舒服的時間表，並徵求人們的反饋。 一個月通常是一個很好的時間跨度，可以讓人們有機會衡量會議的有效性。

不要對任何人施加壓力讓他們發表意見，而只是向所有人開放並給予積極的評價。 例如，“您認為有什麼可以使這些會議對您更好或更有用嗎？”

還值得看看人們參加了多少次會議——比如會議審計。 有些人寧願每天開會不超過 3 次以提高工作效率。 所以問問自己，人們是否覺得工作和參加會議很困難？

如果是這樣，它可能會適得其反，並導致導致壓力或倦怠的不平衡。 在 DMI，我們制定了“週三不開會”的政策，以幫助我們的團隊在會議時間與案頭工作之間取得平衡。

閱讀：“管理倦怠的 10 種策略”，了解該領域的一些技巧。

召開成功的會議 - 清單

會議是鼓勵協作、與團隊成員溝通和產生新想法的有效方式。 然而，隨著時間的推移，很容易偏離軌道，這意味著會議沒有達到應有的效果。

這是一個方便的清單，您可以使用它來幫助召開成功的會議。

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