供應商管理：快速指南

組織需要資源來完成項目、製造產品或提供服務。 大多數（如果不是全部）公司都無法生產所有原材料、設備或機械，因此他們必須從供應商那裡採購。 供應商被定義為提供基本商品和服務的外部供應商。 根據與您合作的供應商數量，管理它們可能非常複雜。 這就是供應商管理髮揮作用的時候。

什麼是供應商管理？

供應商管理是管理與供應商關係的過程，組織從供應商那裡獲取原材料、設備和其他運營必需品。 供應商管理的主要目標是選擇合適的供應商和合同條款，以便企業能夠確保產品質量、最大限度地降低成本並保持供應鍊和物流活動正常運轉。

供應商管理涵蓋的任務包括研究和尋找供應商、獲取定價、能力、質量和周轉時間的報價等。 它還涵蓋合同談判、關係管理、工作分配、績效評估和付款發放。

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供應商管理流程

供應商管理流程可以分為四個步驟：

1. 制定業務目標

明確定義您的業務目標，並儘可能具體（考慮制定 SMART 目標）。 為了成功獲得供應商的幫助，您需要確切地知道您想要實現的目標是什麼。 當您定義了要比較的性能參數時，供應商的管理也會變得更加容易。

2. 選擇最佳供應商

誰適合您的需求並符合您的績效特徵？ 你必須權衡所有供應商的利弊，而他們兩者都會，所以這一步需要在徹底審查後採取。 您應該使用採購訂單來記錄您訂購的商品/服務的價格、數量、交貨期限和付款條件。 這是一份具有法律約束力的文件，可確保您和您的供應商意見一致。

3. 管理供應商

這是監控性能和輸出的日常活動。 這是確保合同條款得到履行的最佳方式。 此步驟涉及大量溝通，以提供批准、反對、更改、反饋以及加深關係所需的任何其他內容。

4. 持續實現目標

您希望實現的目標不是一次或兩次，而是在與供應商的關係過程中始終如一。 這意味著定期管理供應商，以更好地影響他們定期實現績效目標。

為什麼供應商管理很重要？

供應商管理是管理企業的一個重要方面。 以下是受供應商管理影響的關鍵領域。

• 供應鏈管理：企業的供應鍊是從原材料採購到最終產品交付給客戶的過程。 供應商管理是此過程中的關鍵步驟，因為供應商提供公司運營和生產商品所需的必要生產投入。
• 生產規劃：為了製造產品，公司需要規劃如何協調員工的工作並最大限度地提高生產線的效率。 這個過程稱為生產計劃，供應商管理在正確的時間獲得正確的供應方面發揮著重要作用。
• 質量保證和控制：公司用於生產商品的供應品對最終產品的質量有直接影響。 供應商管理在獲得優質供應方面發揮著重要作用。
• 成本管理：有效的供應商管理有助於企業節省生產成本，這直接影響企業的整體盈利能力。 合適的供應商將幫助公司節省成本，同時提供優質的供應。
• 物流管理：物流管理是管理企業最重要的方面之一。 它涉及產品的運輸、包裝和倉儲。 在大多數情況下，公司依賴供應商來完成這些流程。
• 客戶滿意度：供應商管理對於保持高水平的客戶滿意度非常重要，因為用於生產商品的供應品對最終產品有直接影響。

內包與外包

與外部供應商建立關係也稱為供應商管理。 但您如何知道何時外包工作或將其保留在內部更可取？ 您必須評估組織的需求以及必須為項目應用哪些資源。

這不一定是一個容易做出的選擇。 首先查看您組織的核心技能。 它們滿足您項目的需求嗎？ 您有多餘的資源來完成這項工作嗎？ 如果是這樣，那麼這項任務最好在內部完成，而不是外包。

然而，如果工作圍繞的學科不屬於您公司的駕駛室，或者代表了可能存在但尚未充分開發的技能，那麼與供應商簽約的投資就會變得更具吸引力。

供應商管理定義

我們概述了供應商是銷售服務、產品或勞動力的個人或組織。 他們可以是獨立顧問、諮詢公司或人才派遣公司（通常稱為供應商）。

還有一種稱為本地供應商 (VOP) 的供應商，即在客戶營業地點開設商店的供應商。 他們可能會自己或從外部供應商那裡尋找勞動力，但最終他們會為客戶管理和協調工作。

託管服務提供商 (MSP) 管理供應商並衡量他們在滿足客戶標準和要求方面的工作。 他們通常不招聘，而是根據客戶的需求研究和推薦最好的供應商。

供應商管理中使用的另一個術語是記錄雇主 (EOR)。 這是簡化獨立承包商管理的一種方法。 這包括審計、審查和其他管理問題。

供應商管理工具

有一些用於管理供應商的工具，例如供應商管理系統（VMS），它是一個計算機程序，可以將工作要求分配給人力資源公司、招聘人員、諮詢公司和其他供應商。 它有助於招聘、面試過程和付款過程。

另一種工具稱為合同服務管理（CSM）系統，它與大型製造設施的軟件配合使用，捕獲供應商和客戶之間的實時數據。 這種協作努力有助於簡化計時流程並提高項目成本可見性。

供應商經理的角色

那麼，供應商管理負責人是做什麼的呢？ 首先，他們與管理和預算辦公室合作來管理和控制供應，並確保成本等於或低於市場價值。

他們還與供應商合作，協商在公司預算範圍內的價格，同時保持質量。 這意味著尋求多個供應商的投標，以確保他們與正確的供應商簽訂合同。 正確的供應商不僅取決於他們提供的產品或服務，還取決於他們的業績記錄和財務歷史。

一旦合同確定，經理必須與供應商以及將與供應商溝通的他們自己的財務部門和管理團隊保持溝通。 他們還跟踪庫存水平並擁有詳細記錄來跟踪物資的交付並確認其到達。

與供應商合作對於項目的成功可能是必要的，但它也增加了管理項目的另一層複雜性。 您必須擁有一個可以處理所有這些數據的項目管理軟件。 ProjectManager 是一款基於雲的工具，具有實時儀表板，可提供最準確的信息，以確保您始終掌握供應商的工作情況。 通過 30 天免費試用，親自嘗試一下，看看它如何幫助供應商管理。