如何計劃虛擬活動：虛擬活動計劃清單

商人往往更喜歡親自見面。 但在經歷了一段時間的虛擬活動之後，很難放棄這種數字奢侈品。 即使活動返回 IRL 或提供混合選項，虛擬活動策劃也已司空見慣。

在某些情況下保持虛擬的願望是可以理解的。 虛擬活動策劃意味著更多人可以參加，無論他們身在何處。 但是如何規劃虛擬活動還是比較新的，有些人甚至不知道什麼是虛擬活動。 我們在這裡幫助您計劃虛擬活動，包括為您提供一份清單，這樣您就不會錯過任何關鍵步驟。

什麼是虛擬活動？

虛擬活動在線進行。 這可以通過多種方式來實現，例如直播活動、播放錄製的視頻演示文稿，參與者可以隨時觀看，甚至通過音頻通話。

虛擬活動和麵對面活動之間的主要區別在於，虛擬活動不是面對面的實體會議。 任何可以訪問互聯網的人都是參加虛擬活動的潛在候選人。

不用說，這大大拓寬了演講者和與會者的網絡。 但是，虛擬活動需要像您對老式活動一樣進行規劃。 但不一樣。 您可以隨時在 Facebook 或其他社交平台上直播，但更大、更複雜的活動需要計劃。

想想可能持續數天的會議或與行業相關的活動，這些肯定需要虛擬活動策劃。 ProjectManager 是一款在線軟件，可為您提供隨時隨地與人聯繫的工具，以便您協調如何計劃虛擬活動。 我們的在線甘特圖可以組織您的任務、成本和資源。 它們很容易實時共享和更新，以使每個人保持一致。 立即免費開始使用 ProjectManager。

虛擬事件的類型

我們已經順便提到了幾種類型的虛擬事件，但這個話題值得更多關注。 有許多不同類型的虛擬活動，每一種都需要進行虛擬活動規劃，以確保它們對所有相關人員來說都是成功的。 你可能參加過其中的一兩個。

網絡研討會

網絡研討會通常是一次性活動，用於提供教育或促銷內容。 它是實時呈現的，但通常也會被記錄下來，以便人們以後查看。 演講結束後，通常有一段時間可供提問和回答。

虛擬會議

顧名思義，這次會議是在線的。 這通常是一個實時事件，會吸引具有相似興趣的人，無論是與業務相關還是某種愛好。 它們可以包括小組討論、主題演講者、在線供應商展位，甚至虛擬雞尾酒時間。

虛擬企業活動

與虛擬會議類似，虛擬企業活動更具針對性。 與會者都是大公司的一部分，但活動本身可能有多種原因。 它可以是全體會議或撤退、品酒活動或任何其他數量的商務或更休閒的聚會。 唯一的共同點是該活動僅對公司內的人員開放。

虛擬團隊建設活動

虛擬團隊建設活動可能是大型企業活動的一部分。 這與親自進行團隊建設沒有什麼不同，只是它發生在網上。 活動可以是相同的，例如破冰船、團體健身等等。 一些活動必須進行重組才能在線進行，但在團隊成員之間建立更牢固聯繫的目標保持不變。

虛擬招聘活動

使用虛擬活動的更具創新性的方法之一是作為招聘平台。 虛擬招聘活動為員工提供了面試空缺職位候選人的機會。 隨著越來越多的公司對遠程工作持開放態度，虛擬招聘使他們能夠從全球範圍內尋找人才，而不僅僅是在通勤距離內。

虛擬社交活動

虛擬聚會也越來越受歡迎。 許多地理位置分散的家庭可以在網上團聚，結婚派對可以包括那些無法親自參加婚禮的人，而不再在同一地點的朋友可以聚在一起喝一杯。

虛擬活動策劃清單

既然我們知道了虛擬活動是什麼以及有多少種不同的類型，您就可以開始學習虛擬活動策劃了。 事實上，您可能已經參加過某種虛擬活動，即使是在 Zoom 上與某人交談。

但是，虛擬活動策劃涉及更多。 為確保您選中所有復選框，我們整理了一份清單，可用於我們上面概述的幾乎所有虛擬事件類型。

1. 為您的虛擬活動設定目標

除非您擁有一組指標，否則您無法衡量成功。 無論您的虛擬活動是什麼，您都必須事先決定希望它實現什麼。 您想收集電子郵件、分發電子書、推廣您的品牌、與行業專業人士建立聯繫、展示如何使用新產品等嗎？ 無論您決定的目標是什麼，都會通知活動的其餘部分，所以不要沒有目標就開始。

2. 定義你的目標受眾

為了實現您的目標，您必須了解您的目標受眾。 這些是您的產品的潛在客戶，會議的其他專業人士等等。 這一步需要大量的研究。 為虛擬活動定義目標受眾越好，您就越可以自定義虛擬活動以滿足他們的需求。

3. 選擇您的活動類型

您在前兩個步驟中所做的所有工作都將為您選擇場地提供依據。 在這裡，您將決定活動是直播還是錄製（或兩者兼而有之），確定網絡研討會是否更適合您的目的等等。 虛擬活動的類型將幫助您選擇流媒體合作夥伴或服務來將您的活動交付給與會者。

4.建立數字營銷活動

整理好以上內容後，您必須說出這個詞。 這意味著制定營銷計劃。 由於您是虛擬活動策劃，因此您可能也希望在線營銷。 儘管您也可以創建明信片來發送郵件和其他老式促銷工具。 出於我們的目的，我們將堅持數字營銷。

在社交媒體上宣傳

社交媒體是開始傳播信息的好地方。 使用您的目標受眾可能會關注的主題標籤，讓他們看到您的帖子。 另外，嘗試確定他們使用哪些平台； 商務人士傾向於使用 LinkedIn，而其他人則更喜歡 Twitter、Facebook、Instagram、TikTok、Reddit 等。

創建網站

如果您有一個網站，那顯然是開始營銷的地方。 為活動和橫幅廣告創建一個專用頁面，以在您的整個網站上顯示，並呼籲採取行動。 您需要使該網站在搜索結果中顯示得盡可能高。 這需要研究您的目標受眾在在線搜索時使用的關鍵字。 搜索引擎優化 (SEO) 是吸引合適的人訪問您的網站的關鍵工具。

使用在線廣告

前兩個建議屬於有機營銷的範疇。 另一方面是付費媒體，其中包括在其他網站上購買廣告。 搜索引擎營銷 (SEM) 是一種改進在線營銷的技術。

5. 尋找演講者、主持人和其他關鍵參與者

同樣，根據您計劃的虛擬活動的類型，您可能需要主題演講者、小組討論的主持人以及其他向觀眾提供信息的人。 如果是這樣，您需要找到他們並有資金支付他們的出場費用，如果活動是混合的（意味著在線和現場），還需要住宿，例如酒店、食物和旅行。

6.創建一個虛擬事件議程

議程是重要的文件，可以使所有會議保持重點並避免浪費時間。 這對於虛擬事件來說更是如此。 您需要協調您的演講者和任何其他演示文稿。 通常會有介紹，早餐或午餐休息時間等等。 創建虛擬活動議程可以組織活動，但也為參加者提供指南。

7. 選擇日期和時區

即使您錄製事件以供將來查看，您也需要一個日期和時間來啟動虛擬事件。 請記住，這是一個全球性的事件。 任何人，來自任何地方，都可以參加。 這意味著您必須選擇一個時區，以便其他時區參加的人知道何時登錄虛擬事件。

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8. 選擇一個虛擬活動平台

有許多服務可以在線舉辦您的活動，但您需要提前簽約這些服務。 您最不想要的就是無法向與會者廣播您的活動，因為您忽略了與供應商的合同。 以下是一些用於直播或預錄視頻的不同活動平台。

• 飛漲
• 谷歌見面會
• 微軟團隊
• Webex 活動

9. 選擇場地

虛擬事件必鬚髮生在物理空間中。 無論您是計劃虛擬活動還是混合活動，都需要租用場地。 是的，所有演講者都可能只是在家中或辦公室打電話進行演示，但這只會使事情變得更加複雜，而且並不總是給人以專業的印象。 你會想租一個工作室或其他有相機、好的麥克風等的地方來進行專業的演示。

10. 記錄您的虛擬活動

記錄您的活動是個好主意，這樣它就可以超越實際的虛擬活動，並且可以在較長時間內繼續為您的目標服務。 大多數平台都有錄製選項，然後您可以共享鏈接或在您的網站上託管錄製內容。

11. 虛擬活動結束後收集反饋

你會想要對觀眾進行某種跟進。 收集他們的電子郵件始終是一種很好的營銷方式，不僅可以繼續向這些人推銷，還可以得到他們對活動的反饋。 這是寶貴的數據，可幫助您更好地開發和管理您正在計劃的下一次虛擬會議。

ProjectManager 幫助您計劃虛擬活動

虛擬活動策劃需要一個靈活的工具，可以隨時隨地連接人們以及跨部門以促進協作。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，具有虛擬活動規劃和管理該計劃的執行所需的功能。

具有多個項目視圖的計劃

虛擬活動策劃涉及許多不同的人，尤其是在由公司策劃時。 這意味著從營銷到銷售的不同部門必須一起工作。 但每個部門的工作方式不同。 我們為他們提供他們喜歡使用的工具。 甘特圖非常適合整個組織，但列表視圖收集任務，看板以可視化設置顯示工作流程。 有些人更喜歡日曆視圖來跟踪重要日期。 無論如何，所有視圖都會實時更新，因此每個人都始終使用最新數據。

實時協作

讓團隊中的每個人都使用他們最熟悉的工具只是一個開始。 為了讓他們進行協作，這些工具必須實時交付數據。 我們的協作平台不僅可以同時更新所有項目視圖，而且讓每個人都能夠共享文件、在任務級別發表評論並在需要時標記其他人。 我們無限的文件存儲意味著您的所有活動資產都可以在一個集中的中心共享，以便於訪問。 他們完成工作所需的一切都在工具上。

經理可以了解每個人的行為。 他們可以隨時使用我們的實時儀表板在高級別檢查進度和性能，或生成可定制的報告以深入挖掘數據。 任務管理功能可提高工作效率，讓您按時完成並成功舉辦虛擬活動。

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