如何為遠程銷售團隊舉辦成功的虛擬會議
已發表: 2022-01-17
雖然虛擬會議曾經被視為最後的手段，但今天它們已成為許多銷售團隊的首選。
沒有跡象表明事情很快就會發生變化。 事實上，最近的研究表明，自冠狀病毒大流行開始以來，網絡會議軟件的銷售額增長了 500%。
顯然，虛擬會議與常規的辦公室會議非常不同。 他們需要一定程度的計劃和技巧才能使其有效，並確保缺乏面對面的接觸不會妨礙您實現目標。
考慮到這一點，以下是為您的遠程銷售團隊成功舉辦虛擬會議的方法：
什麼是虛擬會議？
從廣義上講，虛擬會議就是任何不親自舉行的會議。 現代技術的奇蹟使與世界另一端的同事有效協作成為可能。 您所需要的只是一個體面的互聯網連接。
虛擬會議有四種主要類型：
- 電話會議— 純音頻虛擬會議，通常涉及多人使用特定電話號碼和密碼撥入。
- 視頻會議— 音頻和視頻會議。 與電話會議類似，它們依賴於人們登錄到一個界面，使參與者能夠看到和聽到對方。
- 網絡會議——音頻和視頻會議通過允許參與者以其他方式參與和協作，例如通過分發文檔和共享屏幕，擴展了傳統視頻會議的範圍。
- 網絡研討會— 一種一對多的視頻會議格式，為演示者或教育工作者提供了一個單向平台，可將信息傳遞給一群人。
虛擬會議的優缺點是什麼？
雖然與面對面會議相比，虛擬會議有一些缺點，但它們也提供了一些主要優勢。 讓我們在這裡看看虛擬會議的利弊：
優點
- 減少開支。 如果您不舉行面對面會議，則無需租用會議室。 事實上，如果您的整個銷售團隊都在偏遠地區，您可能根本不需要辦公室，這相當於節省了大量資金。
- 更大的參與度。 人們無論身在何處都可以參加並參與其中。 而且因為每個人都在遠程參加，會議不會被辦公室裡的人主導。
- 沒有旅行。 您的銷售團隊可以實時參加會議，而無需忍受通勤。
缺點
- 缺少肢體語言和社交線索。 這是一個很大的。 當您不在同一個房間時，可能更難辨別人們的真正意思或他們的感受。
- 額外的軟件費用。 如果虛擬會議是您工作流程的關鍵部分，那麼您可能無法在免費（或免費增值）產品層級上獲得成功。
- 互聯網連接薄弱會影響會議質量。 如果某人的 Wi-Fi 質量不佳，他們將無法參加會議。 事實上，他們可能根本無法參加。
計劃虛擬會議的步驟
任何會議都需要準備。 但虛擬會議尤其如此。 遠程元素意味著您需要加倍努力讓每個人都感到參與和參與。 這是正確的方法：
1. 預訂適合所有人的時間
當您的團隊處於遠程位置時，他們總是有可能跨越多個時區。 顯然，您在預訂會議時需要考慮到這一點。
此外，請確保避免日程衝突。 銷售代表努力與他們的潛在客戶建立信任，所以如果他們期待一個重要的電話或電子郵件，這需要成為他們的首要任務。
最後，嚴格邀請名單。 每個人都需要在那裡嗎？ 如果它與您的 BDR 無關，請不要浪費他們的時間 - 將其留給 SDR 和銷售負責人。
2. 提前分享議程
設定明確的期望並提前分享重要文件，讓每個人都更容易做好準備。 反過來，這可以確保您的會議更有效率，減少您花在基本解釋和其他序言上的時間。
3. 選擇合適的虛擬會議工具
不同的會議工具有不同的優勢和劣勢。 例如，季度銷售會議可能最適合作為網絡會議，尤其是在多人需要發言和共享屏幕的情況下。 另一方面，收益電話——不是特別直觀——可能最適合電話會議。
無論您選擇哪種工具，請務必在會議邀請中包含鏈接、撥入號碼和密碼。
4. 必要時排練
對於更具挑戰性的會議——比如當你向董事會或潛在客戶展示時——不要只是假設晚上會沒事。 相反，你絕對應該進行一次彩排。
在需要多人發言並為幻燈片做出貢獻的情況下，演練可以幫助消除任何弱點，避免重複，並確保您的內容恰到好處。
如何運行成功的虛擬會議
制定正確的計劃是戰鬥的第一部分； 接下來是執行的時候了。 您的準備工作應該可以幫助您避免任何重大故障，但仍有很多事情可能出錯。 這是正確的方法：
1. 在會議之前測試你的技術
不要把會議的成功留給機會。 測試所有可能讓您失望的元素：
- 確保您的攝像機和麥克風按預期工作。
- 通過運行速度測試檢查您的 Wi-Fi 連接。
- 確保您可以共享您的屏幕 - 並且您擁有所有關鍵文檔和幻燈片
- 確保您在演示模式下可以看到您的會議記錄。
- 在您將主持會議的空間中測試聲音質量，以確保它不會太迴聲並且沒有令人不快的背景噪音。
作為最後一步，假設某些事情會出錯是值得的。 備份您的文檔，提前打印出您的筆記，並在您的口袋裡放另一個虛擬會議工具，以防您的首選失敗。
2. 盡可能選擇視頻
在涉及虛擬銷售會議時，視頻幾乎總是比純音頻會議更可取。
通過電話或文本進行交流時，您可能會失去很多上下文和細微差別。 相比之下，視頻激活了更多的感官，讓與會者感覺更投入，並且通常感覺更專業。
此外，通過視頻，人們相互交談的機會更少，因為很容易看出某人何時完成了自己的觀點或停下來喝了一口水。
更重要的是，當有人對視頻有技術問題時，這一點很明顯，這意味著您可以相應地進行調整。
3. 專注於參與
銷售會議並不是要盡可能有效地講述你的每一個談話要點。
為了使其有效，這些要點需要深入了解——如果你的團隊感覺不參與，那就不會發生。
為了提高參與度，讓您的銷售會議成為雙向對話，而不是單向演示。 定期提出開放式問題，以鼓勵與會者之間來回交流； 讓不同的人分享他們的屏幕； 並考慮將較大的會議分成較小的分組討論室，以提高協作效率。
4. 善用每個人的時間
請記住，銷售代表的時間非常寶貴。 您的工作是確保您的會議按預期開始和結束。
不要讓旁白主導會話——如果不能快速有效地解決問題，就讓它脫機。
最後，考慮將您的議程分成多個部分。 如果給定的部分與他們不相關，則允許不同角色的人稍後加入或提前離開。 不要生氣——他們還有其他工作要做。
會後做什麼
運行有效的虛擬銷售會議的工作並沒有在每個人都掛斷電話後完成。 您還有一些重要的會後任務需要執行。 例如：
- 為無法出席的任何人共享會議錄音
- 輸入會議記錄，將它們格式化為邏輯順序，然後共享
- 通過您選擇的產品管理工具分配後續行動
- 確保被分配行動的任何人都了解對他們的期望
- 將所有相關文件歸檔在相關位置，以便每個人都可以訪問它們
- 在相關的情況下，安排後續會議
投資正確的工具
讓您的虛擬會議技術棧井井有條，可以讓您舉辦更具吸引力、協作性和效率更高的會議。 因此，雖然該軟件可能會花費您一點錢，但它可能會通過使您的虛擬會議更加有效和可操作來為您節省更多。
您可以選擇數百甚至數千種不同的工具。 但作為一個起點，請考慮以下事項，以使您的一些虛擬會議任務更順利地運行：
- 文件共享： Dropbox
- 項目管理：體式
- 視頻會議：縮放
- 即時通訊： Slack
- 會議安排：日曆
- 密碼管理： Nordpass
結論
不久前，運營一個高績效、完全遠程的銷售團隊的想法會讓普通的銷售負責人冒出一身冷汗。
但是現在每個銷售團隊都被迫長時間遠程操作，很明顯，虛擬工作不一定是成功的障礙——只要你把銷售會議安排妥當。
通過有效地準備，您可以使您的虛擬會議具有吸引力、影響力和可操作性，而不會迫使您的銷售團隊聚集在一個空間中。 這是兩全其美的。