終極虛擬接待員指南：頂級解決方案、優勢、成本等

80% 的客戶聲稱他們有可能在獲得良好體驗後成為回頭客。

然而，雖然客戶體驗是第一大品牌差異化因素，但許多企業未能提供卓越的支持。

聘請虛擬接待員可以使一切變得不同。

在本指南中，您將發現：

• 這些受過行業培訓的代理的角色
• 他們的成本和收益
• 如何選擇最適合您需求的合作夥伴
• 以及更多！

讓我們開始吧。

什麼是虛擬接待員？

虛擬接待員是受過行業培訓的專家，與傳統接待員執行相同或相似的任務，但遠程工作而不是傳統的辦公室前台。

這些專業人員是您團隊的延伸，他們所做的不僅僅是接聽您的電話。

他們還可以協助您完成各種與客戶服務相關的任務，同時為所有面向客戶的溝通增添一層專業精神。

2021 年最佳虛擬接待服務提供商

#1：Smith.ai

Smith.ai 由來自 Google、Apple 和 Intuit 的團隊創立，是一家總部位於加利福尼亞的虛擬接待員服務提供商，可幫助企業捕獲、篩选和轉換網絡潛在客戶。

他們為電子商務、酒店、房地產和法律等各個行業的各種中小型企業提供服務。

該機構提供一系列友好、專業的服務，包括：

• 24/7 可用性
• 領先一代
• 預約設置和回撥安排
• 網絡表單跟進、工作狀態更新和約會提醒
• 垃圾郵件和銷售電話攔截
• 文字回复

Smith.ai 僱傭了 100 多名代理，他們的工作是幫助客戶提供卓越的客戶服務。

定價：

Smith.ai 提供三種定價選項：

• 初學者（210 美元/月）
• 基本（360 美元/月）
• 專業版（750 美元/月）

＃2：AnswerConnect

AnswerConnect 是一個位於俄勒岡州的虛擬客戶服務和接收網絡，其代理經過認證，可以為處理敏感信息的企業管理符合 HIPAA 的信息。

他們的核心優勢包括 24/7 全天候覆蓋、多渠道支持，而且他們是雙語的，能夠用西班牙語提供服務。

該機構處理各種客戶服務任務，例如：

• 實時呼叫應答
• 實時聊天支持
• 預約排程
• 視頻通話連接

AnswerConnect 代理還精通發現和指導銷售線索。

定價：

要查看該機構的計劃和定價，您需要在其網站上提交請求。

#3：接聽服務關懷

Answering Services Care 的總部位於佛羅里達州。 該機構致力於高效和專業地接聽您的電話。

他們有雙語代理並提供 24/7 電話覆蓋。 該機構提供逐月選項，因此您無需簽署年度合同。

他們的服務包括：

• 通過電話、短信、電子郵件和網絡聊天提供幫助
• 預約排程
• 緊急和災難恢復
• 通話錄音
• 定制

Answering Service Care 與房地產、法律和醫療領域的小型企業合作。

定價：

該機構提供多種定價結構：

• 初學者（49美元/月）
• 小型企業（每月 149 美元）
• 商業（229 美元/月）
• 企業（$449/月）
• 企業（859 美元/月）
• 至尊 ($3,899/月)

還提供定制計劃。

#4：艾比連接

Abby Connect 是一家位於拉斯維加斯的現場接待代理機構，為各行各業的小型企業和中型公司提供服務，包括法律、牙科和會計。

他們的工作是通過促進客戶溝通來幫助組織將更多來電者轉化為客戶。

該機構的服務包括：

• 呼叫通知和轉移
• 預約排程
• 限定、優先排序和協助呼叫者

Abby Connect 擁有雙語代理並提供 24/7 全天候服務。

定價：

該機構的定價基於代理與客戶交談的時間：

• 100 分鐘/月 279 美元
• 200 分鐘/月 499 美元
• 500 分鐘/月 1,089 美元

＃5：Nexa

Nexa 總部位於鳳凰城，提供 24/7 全天候虛擬接待員和商務接聽服務。 該機構僱用了 400 多名代理，他們訓練有素，可以滿足特定行業的需求。

他們為各行各業的客戶提供服務，包括法律、保險、房地產和家庭服務。

該機構致力於通過幫助公司改善客戶體驗來幫助公司發展。

他們的主要服務包括：

• 來電接聽
• 跟進和外撥電話
• 來電報告
• 主管資格
• 預約排程
• 應急調度
• 客戶關係管理

定價：

Nexa 提供兩種定價選項：

• Nexa Go（99 美元/月）
• 企業（自定義定價）

#6：先回答

AnswerFirst 是一家總部位於佛羅里達州的電信公司，致力於為幾乎所有行業的企業提供卓越的客戶服務，包括醫療保健、房地產、IT 和金融。

他們的主要服務包括：

• 通話錄音
• 呼叫轉移
• 快速消息
• 電子郵件回复
• 取消和安排預訂
• 語音信箱

該機構提供 24/7 全天候服務，無需簽訂合同。

定價：

AnswerFirst 的定價從每分鐘 0.80 美元到 1.25 美元不等。

但是，該公司還為每種業務和類型製定了定制計劃。

#7：紅寶石

Ruby 是一家位於俄勒岡州的虛擬接待員服務提供商，其業務涵蓋 24/7/365。

該公司支持 10,000 多家企業，幫助他們與客戶建立良好的關係。 從第一印像到持久的忠誠度，他們為客戶提供個性化的互動，幫助您建立有意義的聯繫。

他們有雙語接待員，可以提供以下幫助：

• 自定義語音郵件
• 呼叫轉移
• 預約排程

定價：

Ruby 的定價套餐基於花費在客戶通話上的分鐘數。 企業可以選擇：

• 致電 Ruby 100（每月 319 美元）
• 致電 Ruby 200（每月 599 美元）
• 致電 Ruby 350（每月 999 美元）
• 致電 Ruby 500（每月 1,399 美元）

#8：瓶頸數字助理

Bottleneck Digital Assistants 是一家總部位於密蘇里州的公司，幫助企業創建、建立和培養專業的客戶關係。

他們為小型企業提供一系列服務，包括：

• 預約排程
• 電子郵件管理
• 跟踪收入和成本
• 活動策劃
• 旅行安排
• 客戶關係管理支持
• 電話支持
• 研究

定價：

瓶頸數字助理的起價為每小時 13.00 美元。

#9：PATLIVE

PATLive 是一家位於佛羅里達州的語音服務提供商，致力於提供快速的答復和友好的服務。

它的團隊訓練有素，裝備精良，可以作為您組織的延伸，同時提供將推動您的業務向前發展的好處。

他們的服務包括：

• 線索收集
• 呼叫轉移
• 預約排程
• 訂單處理
• 數據輸入
• 活動報名
• 消息傳遞
• 視頻通話
• 可定制的腳本

PATLive 提供 24/7 全天候服務。

定價：

該機構提供五種定價計劃：

• 基本（39 美元/月）
• 初學者（149 美元/月）
• 標準（269 美元/月）
• 專業版（629 美元/月）
• Pro+（999 美元/月）

＃10：加比維爾

Gabbyville 是一家位於田納西州的虛擬接待服務提供商。 該機構為多個行業的企業提供服務，包括會計、金融、保險和娛樂。

該機構的報導時間是美國東部標準時間週一至週五上午 8 點至晚上 11 點。

他們的一些主要服務包括：

• 來電篩選
• 呼叫轉移
• 語音信箱
• 預約提醒
• 在線排班
• 外呼
• 電子郵件管理
• 短信

定價：

Gabbyville 根據通話次數提供四種定價方案：

• 初學者（250 美元/月）
• 基本（500 美元/月）
• 保費（$800/月）
• 行政人員（$1,200/月）

虛擬接待員服務提供商做什麼？

根據您的行業和特定業務需求，虛擬接待員服務提供商可能會執行各種任務，包括：

• 接聽電話或將其轉接給合適的人
• 通過短信與客戶溝通
• 接收消息
• 發送電子郵件
• 在實時聊天中響應網站訪問者
• 管理您的約會和發送提醒
• 預訂研討會、工作坊或活動
• 回答有關您的產品和服務的常見問題解答
• 通知客戶有關促銷和特別優惠的信息
• 提供客戶支持
• 處理訂單
• 收集來電者信息
• 捕獲和培養潛在客戶
• 支持數據錄入

虛擬接待員和接聽服務有什麼區別？

接聽服務是代表組織接聽電話的專門機構。

當企業無法執行這些任務時，他們會接聽電話並傳遞信息，最常見的是在正常工作時間之後、週末或節假日。 或者，根據業務偏好，他們可以提供 24/7/365 的幫助。

客戶可以與真實的人交談：客戶服務代理，其工作是盡可能以最佳方式展示您的業務，為您打造有影響力的品牌形象。

另一方面，虛擬助手接聽電話，但也擅長執行各種其他任務，例如安排約會、處理訂單和收集線索。

這些專家通常與您的業務聯繫更緊密，他們的角色需要與您的內部團隊進行更多互動。

他們更關心您的業務成功，因此他們的工作是提高客戶滿意度和保留率。

虛擬接待員服務提供商收費多少？

在我們提供虛擬接待員服務價格之前，讓我們來看看內部接待員會花多少錢。

截至 2021 年 3 月 29 日，美國接待員的平均工資在 33,628 美元至 41,984 美元之間。工資範圍的巨大差異歸結為以下幾個因素：

• 教育
• 認證
• 專業知識
• 附加技能

基於此，擁有一名內部接待員每月將花費您 2.800 至 3,500 美元。

另一方面，虛擬接待員服務提供商根據客戶撥打的電話或發送的消息數量向他們收費。

因此，根據您的需求，他們會提供各種定價計劃，從 20 美元起，到每月數百美元不等。

其他因素可能會影響成本，例如：

• 時間覆蓋
• 溝通渠道的多樣性
• 定制問候語
• 呼叫轉移
• 接觸雙語專家
• 和更多

聘請虛擬接待員的好處

聘請虛擬接待員的主要好處是：

好處#1：節省成本

有趣的是，美國雇主在僱用一名新員工上的平均花費約為 4,000 美元和 24 小時。

這表明聘請專業的虛擬接待員服務提供商比僱用您需要培訓的內部接待員更實惠。

但是，僱用新員工的成本不僅限於培訓，還包括以下因素：

• 提供有競爭力的全職薪酬
• 支付假期和病假
• 用特殊設備設置辦公室

此外，與通常每天工作 8 小時、每週工作 5 天的普通員工不同，現場接待員 24/7 全天候提供服務。

考慮到客戶可能會在任何時間或任何一天致電您的公司，您需要確保有人可以隨時處理通信。

換句話說，您需要聘請三名接待員來處理每個班次。

虛擬接待員服務提供商不需要特殊設備。 他們是訓練有素的專業人員，全天候 24/7。 因此，它們可以為您節省資金，這在發展業務時尤其寶貴。

好處#2：高質量的客戶服務

所有傳入查詢的質量保證可能是浪費時間。 但是，這是客戶服務的一項重要功能，需要謹慎處理。

當您使用虛擬接待員提供商的服務時，您可以利用經過全面培訓的專職代理網絡，從而提高您的客戶滿意度。

考慮到 58% 的美國消費者將因客戶服務不佳而停止與公司開展業務，您需要確保您的客戶獲得盡可能高水平的支持。

這些代理可以通過以下方式確保一致的客戶體驗並使您的客戶滿意：

• 永遠不會錯過電話或電子郵件
• 嘗試在第一次接觸時解決客戶的問題
• 全天候 24/7，即使在工作時間之外
• 用外交手段對付憤怒的顧客
• 雙語人才避免溝通障礙

這些專家致力於提供幫助和支持，以促進您的業務增長和品牌忠誠度。

這最終將提高客戶保留率並產生更多回頭客。

好處#3：提高生產力和效率

企業主和員工通常戴著許多帽子，必須執行許多不同的任務。

雖然回復電子郵件和電話可能會讓人不知所措且耗時，但將客戶溝通外包給虛擬接待員服務提供商將使您能夠專注於您的願景、核心業務流程和更大的銷售驅動因素。

這些專家可以減輕您的客戶服務負擔，同時減少您的工作量並提高您的生產力和效率。

好處 4：增加銷售額

Salesforce 關於互聯客戶狀況的報告顯示，92% 的消費者表示，積極的客戶服務體驗使他們更有可能再次購買。

當您將客戶溝通外包給虛擬接待員時，您將與一位高素質的專家合作，該專家的工作是通過為客戶提供快速響應和有效的問題解決方案來讓他們滿意。

出色的客戶支持可以發揮重要作用，幫助您與客戶建立有意義的關係，提高忠誠度和更多重複購買。

這最終會導致銷售額增加。

企業何時應聘用虛擬接待員服務提供商？

無論您是小型企業還是成熟的公司，您都可以從虛擬接待員服務提供商的專業知識中受益。

由於有太多問題，包括與客戶服務打交道，您可能會在生產力和時間管理方面遇到困難。

話雖如此，您應該在以下情況下投資這些類型的服務：

• 你想更有效地利用你的時間
• 您在管理而不是銷售驅動任務上花費了太多時間
• 你在繁重的工作中掙扎
• 您有重複的非核心客戶管理任務
• 您有大量電子郵件和電話需要回复
• 您沒有時間處理與數據輸入相關的任務
• 您知道其他人可以更好地管理您的客戶溝通

為什麼選擇人工而非軟件虛擬接待員

如今，虛擬接待員也可以被自動接待員系統取代，該系統可以像現場接待員一樣處理您的來電。

這些系統能夠：

• 自動將客戶連接到正確的部門
• 通話錄音
• 24/7 全天候滿足客戶的需求，無需人工干預
• 跟踪和監控呼叫以提供卓越的客戶體驗
• 創建每週或每月報告
• 和更多

這可以為您節省員工培訓和運營成本。

但是，問題是哪個選項更適合您的業務：人工還是虛擬接待員軟件？

現實情況是，技術和人工智能可以解決客戶服務團隊的困境。 至少，看起來是這樣。

但研究提供了有趣的發現。

一份關於客戶體驗的 NICE inContact 報告顯示，儘管技術有所改進，但消費者更喜歡與人聯繫。

事實上，代理輔助方法是企業可以用來提供客戶服務的最佳選擇。

這背後的原因是現場接待員可以：

• 允許高水平的定制
• 為客戶提供良好的第一印象

底線：就客戶滿意度和保留率而言，人工客戶服務是無價的。

如何為您的業務需求選擇最佳的虛擬接待員服務提供商

要為您的業務選擇最佳公司，請考慮以下因素：

• 溝通能力：出色的客戶服務取決於適當的溝通。 它需要與能夠傾聽客戶需求並了解他們的掙扎的代理合作。 這些專家應該能夠以清晰、簡潔和專業的語氣進行交流，從而給您的品牌留下積極的印象並建立信任。 因此，請確保在做出決定之前評估每個潛在代理的溝通技巧。
• 行業經驗：您聘請的代理應該接受過以專業、友好和樂於助人的方式處理客戶溝通的培訓。 然而，除了友好和樂於助人的態度，他們還應該有為您所在行業的客戶提供服務的經驗。 行業經驗很重要，因為代理將更好地了解您客戶的問題或疑問，並更有效和高效地解決這些問題。
• 服務範圍：一些現場接待公司只專注於電話接聽。 但是，有些機構可以提供全方位的服務，包括電子郵件管理和數據輸入。 建議選擇一個合作夥伴，不僅可以接聽電話，還可以處理您所有的客戶溝通任務。 這樣，您可以減少工作量並專注於更大的銷售驅動任務。
• 評論和推薦：客戶反饋將展示每個潛在機構的能力和專業性。 他們將展示他們的服務是否值得以及客戶對他們的工作有多滿意。 檢查第三方網站以獲取有關其流程、溝通技巧、公司文化和結果的詳細信息。
• 個性化：個性化推動積極的業務成果。 數據支持這一事實，並且 97% 的營銷人員報告說他們的個性化工作取得了顯著的提升。 為了給您的客戶提供優質的服務，您需要聘請能夠創建定制解決方案的代理。 他們應該能夠為每個客戶提供定制的問候語和答案。

在僱用虛擬接待員之前要問的 10 個問題

1. 你們的代理人對我的行業有多熟悉？
2. 所有的電話和信息都會被實時接聽嗎？
3. 您的代理精通哪些語言？
4. 他們有什麼水平的經驗？
5. 您的服務是否包括個性化溝通？
6. 您的座席是否能夠管理約會和發送提醒？
7. 如果您的系統出現故障會怎樣？
8. 我們將如何溝通？ 誰將是指定的聯繫人？
9. 您的可用性如何？ 我們可以 24/7 全天候使用您的服務嗎？
10. 定價呢？ 你收費多少？

虛擬接待員服務提供商的要點

虛擬接待員服務提供商可以幫助您改善客戶服務並與客戶建立有意義的關係。

這些專門機構的費用大約為每月 20 美元到數百美元不等。

聘請現場接待員的主要好處是：

• 節約成本
• 高品質的客戶服務
• 提高生產力和效率
• 銷售額增加

要為您的業務需求選擇最佳合作夥伴，請考慮以下關鍵因素：

• 通訊能力
• 行業經驗
• 服務範圍
• 評論和推薦
• 個性化