項目治理的真正含義是什麼？

項目，就像涉及許多人一起工作的任何事情一樣，需要治理。 您不僅需要考慮構成項目的重要細節，還需要考慮如何請求和執行項目以取得成功。

我們將探索項目治理的細微差別，並研究與之相關的角色、它所代表的支柱等等。 將此視為您在項目管理中的公民課程。

什麼是項目治理？

項目治理一詞是指確定項目如何計劃、執行和管理的一組活動和指導方針。 您可以將項目治理視為一個框架，以幫助監督項目的正確進程。 通過將項目治理作為一個框架，您可以提供增加項目穩定性的一致性。

但項目治理超越了單個項目的決策。 它定義了組織的活動以及誰負責什麼。 這是蛋糕的很大一部分，包括政策、法規、職能、流程、程序和責任等方方面面。

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項目治理的三大支柱

項目治理建立在三個支柱上，這些支柱描述了定義它的三個領域。 這些包括結構、人員和信息。 讓我們花點時間更仔細地研究一下項目治理的三個支柱。

結構

項目必須得到運行它的組織的支持。 這意味著該組織的高級管理層投資於該項目。 他們必須花費時間和精力來為項目制定願景，以便將項目傳遞給項目經理，他們將確保項目遵循該願景。 因此，項目治理結構與項目團隊無關，而與整個公司有關。

人們

有效的項目治理需要合適的項目經理。 這意味著高級管理人員必須充分了解項目的活動。 這是項目治理幫助項目經理了解項目目標和實現目標所需任務的地方。 為使其有效，這些目標必須明確、可實現和可持續。

信息

這就是聲音過程發揮作用的地方。 雖然願景和目標很重要，但如果沒有清晰一致的方式來共享信息，項目就注定要失敗。 項目需要開放的溝通和分享的能力，最好是實時的，以便項目治理髮揮作用。 這意味著定期報告、會議等，以使項目朝著成功的方向發展。

項目治理角色

現在讓我們看看使項目治理髮揮作用的不同角色。 項目治理中有許多角色，但其中三個至關重要。 其中包括項目所有者、主要利益相關者和諮詢小組。 現在我們將更全面地定義這些。

項目擁有者

產品負責人是代表組織的人。 這通常不是項目經理，但通常是監督項目經理的人。

主要利益相關者

項目委員會由項目中的關鍵利益相關者組成。 也就是說，那些在項目中擁有既得利益的人。 他們可能是為項目提供資金的人，或者是為其創建產品或服務的最終用戶。 利益相關者甚至可以是供應商，但最好將這些關鍵利益相關者保持在不超過六個，以便更有效地運行流程。

顧問團

如果您的項目不可能將您的利益相關者削減到可管理的數量，那麼您可能會組建一個更大的諮詢小組。 這不是一個項目板，而是一個論壇。 雖然項目所有者處理日常決策，但諮詢小組更多地處理更大的問題。

為什麼項目治理很重要？

項目治理對每個項目都很重要，從最簡單到最複雜。 雖然更複雜的項目往往更容易理解為什麼項目治理對項目成功至關重要，但任何項目都將受益於項目治理如何定義、記錄和交流項目實踐，以幫助控制項目並取得成功。 讓我們仔細看看項目治理的重要性。

方向設定

為什麼項目會失敗？ 通常是出於最簡單的原因：這是在錯誤的時間錯誤的項目。 可能是組織過度緊張，或者技術不夠成熟。 不管是什麼原因，失敗往往是由高層失敗造成的，以正確評估這是否是正確的項目。

Warren Bennis指出，做正確的事是經理的職責，但領導者的職責是選擇正確的事情去做。 這需要清楚地了解每個潛在項目的戰略契合度，並選擇組織承擔的項目，這些項目由優先級、風險平衡、資源可用性和其他因素驅動。

當然，有一些工具可以支持這個過程。 但治理的作用不僅僅是對工具的盲目應用。 考慮組織的長期和短期利益，避免陷入“貪婪陷阱”，即儘管沒有足夠的資源去做、領導或妥善管理它，但仍要承擔一個更有價值的項目。

做決定

決策正在受到應有的重視。 商業期刊和機場書店的管理版塊充斥著有關該主題的文章和書籍。 所有項目經理都應該閱讀其中的一個示例，以更好地了解什麼是一個好的決策以及如何設置項目所需的條件。

我們面臨的挑戰是，我們不能簡單地將一個好的決定定義為正確的決定。 當我們做出決定時，我們無法知道它是否會被證明是正確的，但我們必須知道它是否是一個“好”的決定並且更有可能是正確的。 項目治理結構必須嵌入合理決策的條件。 那麼，這些條件是什麼？

• 證據

您需要讓每個決策者獨立訪問數據。 同樣重要的是，他們獲得的數據盡可能是原始的、未經處理的形式。 任何數據處理都存在選擇要強調的數據並在其呈現方式中引入偏見的風險。 如果每個決策者都獲得相同的處理數據，他們都會受到相同的偏見。

• 權威

決策者或團體必須擁有做出和承諾決策所需的全部權力。 這主要與合法性和地位有關，但也部分與知識權威有關。 他們是否有經驗和專業知識來做出正確的決定？

• 過程

決策過程可以嵌入錯誤的分析和偏見，也可以對抗它們。 培訓對於幫助決策者了解如何構建他們的流程至關重要。 這包括建立適當的客觀性以及平衡數據收集、分析和探索的需要與及時決策的需要。

項目監督

項目數據的結構化和分析對於監督項目的治理作用也至關重要。 這是為了確保項目按計劃進行，滿足組織的需求並遵守規則、法規和程序。

雖然參與治理的人有許多重要的技能需要學習，但他們最重要的資產可能是好奇心。 這將引導他們部署主要技術：提問、傾聽和放大。

• 質疑

提出好問題是一門藝術。 如果您負責項目的治理，則必須準備好採取取證方法來發現混亂的現實。 這在您需要在做出重大項目決策之前收集和測試證據的階段關口尤為重要。

這種質疑通常會變成對抗性的，這就是為什麼許多網關流程涉及項目外部人員的原因。 但這反過來又可能讓項目經理和他們的團隊感到更加充滿敵意的審查。 對我們所有人來說，挑戰是將善治作為我們心態的一部分，並將質疑——即使是最法證的——視為有益的調查。

• 聆聽

除非伴隨著高質量的聆聽，否則提問幾乎沒有用處。 然而，我們都知道有些人的習慣是提出問題以表明觀點，或者只提出他們認為自己知道答案的問題。 這當然為他們爭論不休。

只有聽到所有證據並評估每一個意見，你才能引導正確的方向。 因此，在提出一個問題後，停止思考下一個問題，並開始關注你得到的答案。

• 縮放

幾乎每個項目經理都遭受過來自發起人、老闆、客戶或指導小組的這些具有挑戰性的行為中的一種或兩種。 第一個行為是堅定的決心深入了解 PM 正在做的每件事的細節。 他們有一種愛管閒事的性格，讓你覺得自己沒有領導自己項目的自主權和實際能力。 另一方面，這種行為經常忽略大局，因此忽略了最重要的戰略問題，而只關注非物質細節。

第二個行為幾乎是相反的。 對某些人來說，細節似乎與大戰略圖無關。 所以他們選擇忽略，或者懶得去參與，細節。 當事情進展順利時這很好，但有時治理層需要深入了解確切的事實以查看項目經理缺少什麼。

想像一下終極變焦鏡頭； 它可以像顯微鏡一樣關注細節，也可以縮小以在單個視圖中查看項目宇宙。 這是項目發起人和董事會所需要的。 這是一種願意調整到必要的規模以及隨時知道哪個是正確的看法。

紀律

良好的項目治理來之不易：它需要紀律。 組織需要建立治理結構，培訓發起人和組成這些結構的董事會成員，並執行基本程序以確保其工作質量。 為了很好地履行其治理職責，人們需要在戰略制定、決策制定和監督方面進行培訓。

項目經理可以做些什麼來實現其中的一些？ 以下是要考慮的實際步驟的簡短清單。

• 設立項目委員會培訓活動，討論決策過程和信息需求。
• 與您的讚助商討論相同的問題。
• 優先考慮強大的記錄保存，以創建透明度、問責制和現成的良好數據來源，以幫助監督和決策過程穩健運行。
• 為您的項目建立一個階段性流程，無論您的組織是否要求這樣做。
• 在您的項目計劃中為治理過程分配時間，並為相關人員（包括您自己）做好充分準備。
• 在項目開始時為重要決策制定標準。
• 為每個治理決策創建一個要求，以測試決策者是否認為它符合其組織的最佳利益。
• 進行情景分析和驗屍前練習，以確保您的決策者能夠評估其決策的潛在影響。
• 在您期待一系列複雜決策的情況下，建立一個適當合格的決策小組來做出決策或為決策者提供建議。
• 善用清單，減少關鍵流程中的錯誤和遺漏。

有兩件事阻礙了不斷威脅我們稱之為項目的創新努力的混亂力量：項目經理在項目複雜多變的環境中施加控制的能力，以及組織對其及其項目經理做出的選擇實施良好治理的能力.

我們有像APM和PMI這樣的專業組織來培訓和培養項目經理。 贊助商和項目委員會成員的等價物在哪裡？ 剛才，我查閱了我的（第四版指南） PMI 項目管理知識體系的索引。 在“資金限額核對”和“政府規定”之間，什麼都沒有。 治理甚至不值得加入 PMBOK，這在未來需要改變。

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