什麼是利益相關者？ 定義、類型和示例

無論是投資者還是客戶，利益相關者對每個項目都很重要。 但什麼是利益相關者？ 這個問題的答案不止一個。 讓我們花一些時間來定義什麼是利益相關者、利益相關者的示例和有助於利益相關者管理的免費利益相關者模板。

什麼是利益相關者？

利益相關者是受項目或商業風險影響的個人、團體或組織。 利益相關者對項目的成功感興趣，可以在讚助項目的組織內部或外部。 利益相關者很重要，因為他們的決策可以對項目產生積極或消極的影響。 還有關鍵或關鍵的利益相關者，項目的存在需要他們的支持。

利益相關者是一個人，就像項目的任何其他成員一樣，有些人比其他人更容易管理。 您必須學習使用利益相關者映射技術來確定您的主要利益相關者是誰，並確保您滿足他們的要求。

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利益相關者在項目中有既得利益，這意味著您需要定期更新它們。 ProjectManager 是工作和項目管理軟件，具有監控六個項目指標的實時儀表板。 儀表板無需設置，並以彩色圖形和圖表自動顯示進度和性能。 它們很容易共享，以管理利益相關者的期望。 立即免費開始使用 ProjectManager。

利益相關者與股東

利益相關者與股東不同。 利益相關者可以是受項目影響或投資的各種各樣的人。 例如，利益相關者可以是所有者，甚至是股東。 但利益相關者也可以是員工、債券持有人、客戶、供應商和供應商。

股東可以是利益相關者。 但是，股東是投資於公司的人。 該公司可能會啟動項目，因為股東也是利益相關者。 簡單地說，股東也是利益相關者，但利益相關者並不總是股東。 這是因為股東通過購買股票擁有上市公司的一部分。 利益相關者對公司的整體表現感興趣，而不是股票表現。

利益相關者的類型

利益相關者可以是任何有影響力的人，也可以是受項目影響的任何人。 我們已經看到可以有許多利益相關者，我們將在下面討論。 所有利益相關者可以分為兩組：內部利益相關者和外部利益相關者。 讓我們來看看兩者。

1. 內部利益相關者

內部利益相關者在組織內部。 該項目直接影響他們，因為他們服務並被管理它的組織僱用。 內部利益相關者可以包括員工、所有者、董事會、項目經理、投資者等。

2. 外部利益相關者

外部利益相關者在組織之外，並受到項目的間接影響。 他們受組織工作的影響，但不是組織的員工。 這些人可以是供應商、客戶、債權人、客戶、中介機構、競爭對手、社會、政府等等。

利益相關者示例

正如我們所提到的，有許多類型的利益相關者，其中許多屬於內部或外部利益相關者類別。 讓我們看一些更常見的利益相關者示例。

• 投資者：這些是尋求財務回報的利益相關者，可以是股東和債務人。 他們已經在企業中投入了資金，並希望從這項投資中獲得回報。
• 員工：這些利益相關者依賴於他們的就業和工作保障。 他們在組織中有直接的利益，因為它支持他們並為他們提供利益。
• 客戶：這些利益相關者想要項目交付的產品或服務，他們希望它具有質量和價值。
• 供應商和供應商：這些利益相關者的收入與項目相關，因為他們向管理項目的企業出售商品和服務。 項目的成功對他們來說意味著更多的生意。
• 社區：這些利益相關者不希望項目對其健康、安全或經濟發展產生負面影響。 位於其社區或在其社區開展項目的組織可能會影響就業機會的創造、支出等。
• 政府：這些利益相關者從項目中獲得稅收和國內生產總值。 他們是主要的利益相關者，因為他們在公司層面向公司徵稅，並從其僱員個人那裡徵稅。

利益相關者是一個人，就像項目的任何其他成員一樣，有些人會比其他人更容易管理。 您將必須學會與各種性格打交道，並確保您進行富有成效的對話，以了解您被雇用來實現的項目目標。 但首先，誰是利益相關者？

如何管理項目干係人

如果您遵循正確的利益相關者管理步驟，管理利益相關者很容易。 以下是任何項目經理在管理利益相關者關係時應遵循的步驟。

1. 利益相關者識別

確定項目中的利益相關者是關鍵，因為項目的成功取決於它。 如果您的利益相關者不滿意，該項目就不會完全成功。 您將希望在創建項目章程後立即開始此過程。

開始弄清楚你的利益相關者是誰的一個好地方是通過審查項目章程，其中記錄了項目的原因並任命了項目經理。 在有關對象、預算、進度、假設、約束、項目發起人和最高管理層的信息中，您可以辨別出利益相關者。

確保審查合同，因為這些文件中可能會提到利益相關者。 是否存在與項目有關鍵聯繫的環境因素或其他組織？ 仔細查看它們，因為它們可能會為您提供利益相關者的姓名。 例如，如果有政府規定的環境因素，那麼政府就是利益相關者。 審查他們的法規和標準，與他們保持良好的關係。

2. 利益相關者分析

一旦確定了項目利益相關者，就該進行利益相關者分析階段了。 這是您從他們那裡收集信息和要求的時候。 您還需要開始估計他們在您的項目中的參與程度和影響力，以準備利益相關者的溝通策略並確定它們的優先級。

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3. 利益相關者優先級

對於任何管理項目的人來說，一個關鍵問題是您應該如何管理項目的利益相關者？ 使事情複雜化的是，可能有許多利益相關者，您應該像對待待辦事項清單上的任何其他任務一樣對待他們：對他們進行優先排序。

在一個項目的過程中，一個利益相關者可能在項目反對方面更有價值，有些可能比其他利益相關者需要更多的關注。 當您制定項目時間表時，請確保定義這些人是誰，以及在項目階段的哪個階段您可能需要更多地關注他們。

4. 利益相關者參與

現在我們來到了問題的第二部分。 當我們談論利益相關者管理時，我們的意思是通過滿足他們的期望和他們在項目中同意的任何目標來與您的利益相關者建立積極的關係。 然而，這種關係不僅僅是理所當然的。 必須賺到。 您可以通過主動溝通和傾聽他們的需求來贏得信任並與利益相關者建立積極的關係。

做到這一點的一種方法是採訪項目利益相關者——不是所有的利益相關者，但肯定是最重要的利益相關者。 您可能需要與專家交談以獲取有關特定領域或群體的背景信息，因此當您與利益相關者進行一對一的對話時，您會消息靈通且富有成效。

就像項目管理中的一切一樣，有一個過程：

• 記錄利益相關者的溝通。 通過創建利益相關者溝通計劃正式做到這一點。 請注意他們的姓名和在他們所代表的組織中的角色。 記錄您與這些關鍵項目合作夥伴的每一次對話，既可以記錄他們的興趣和要求，也可以在以後查看他們的信息以確保准確性。
• 執行過程。 接下來，您要保持與利益相關者的溝通過程，並確保該過程是透明的，以便每個人都知道會發生什麼。 這包括項目請求或反饋。 您將如何記錄和響應這些請求需要經過正式的審查和批准流程。 這讓利益相關者知道請求需要接受審查，並且您有一個流程可以遵守正式請求。
• 提供頻繁的狀態報告。 為利益相關者提供定期和及時的狀態報告至關重要，但請確保為受眾量身定制報告。 您可以與團隊成員詳細討論，而高管通常需要更多概覽。 不要忘記跟進利益相關者並提出問題，看看他們是否有任何反饋。
• 消除神話。 您的利益相關者可能正在從事多個項目，這意味著他們不會像您那樣與項目有同樣的親密關係。 但這並不意味著他們沒有從其他來源獲得有關您項目的其他信息。 您不希望他們受到八卦或獲得可能會影響他們對項目的看法的錯誤信息。

利益相關者管理模板

管理利益相關者及其期望是項目管理的重要組成部分。 您需要讓利益相關者保持最新狀態，但您不希望他們打斷管理項目的重要工作。 ProjectManager 不僅為項目的每個階段提供軟件，還提供免費模板。 以下是一些處理利益相關者管理的模板。

利益相關者分析模板

在管理利益相關者之前，您必須在項目的上下文中了解他們。 我們免費的 Excel 利益相關者分析模板可幫助您使用利益相關者分析矩陣識別項目利益相關者。 您可以按組收集關鍵利益相關者，並確定他們的參與程度、興趣和權力。

利益相關者地圖模板

我們免費的 Excel 利益相關者地圖模板可幫助您了解每個利益相關者的興趣和影響程度。 他們的回答可幫助您確定是否必須密切管理他們、保持滿意、隨時了解情況或進行監控。 還有一個顏色鍵，使其易於閱讀； 綠色表示支持，黃色表示中立，紅色表示阻礙。

溝通計劃模板

最後，一旦您了解了您的利益相關者，就該建立一種讓他們了解情況的方法了。 我們免費的 Word 溝通計劃模板是定義利益相關者期望更新的目標、渠道和規律性的理想工具。 免費的溝通計劃模板適用於您的所有項目溝通需求，而不僅僅是與利益相關者溝通。

使用 ProjectManager 進行利益相關者管理

既然您知道利益相關者是什麼，以及為什麼在項目的生命週期中讓他們參與循環很重要，請確保您有合適的工具可以提供幫助。 ProjectManager 是工作和項目管理軟件，可幫助您管理利益相關者的期望並使用實時數據對其進行更新。

利益相關者演示的詳細報告

我們已經展示了我們的實時儀表板如何提供項目的大圖，但利益相關者通常希望更深入地了解數據。 一鍵生成利益相關者想要查看的報告，無論是項目狀態、時間還是成本。 如果利益相關者有疑問，請知道可以過濾每個報告以顯示選定數據。 報告很容易共享，因此利益相關者始終了解情況。

使用共享計劃創建透明度

項目計劃是描繪項目方向的路線圖。 這是一份關鍵文件，並且在整個項目中都會發生變化。 利益相關者需要項目計劃來保持項目的進度，因此項目經理需要一個易於共享的項目計劃。 您可以導入和導出項目計劃並與任何人共享。 隨著項目計劃的變化，只需將更新的計劃發送給您的利益相關者，並讓他們隨時了解。

我們的工具可以自動化您的繁忙工作，例如電子郵件通知，讓利益相關者隨時了解狀態報告。 我們為利益相關者提供他們希望隨時了解情況的透明度，為項目經理和項目團隊提供他們需要的空間，以便在預算範圍內按時完成項目並滿足利益相關者的質量期望。

當您向利益相關者報告時，您希望確保流程既精簡又準確。 ProjectManager 使共享報告變得像單擊按鈕一樣簡單。 我們基於雲的項目管理軟件實時更新，因此您始終為自己和您的利益相關者擁有最準確、最新的項目數據。 立即試用我們屢獲殊榮的軟件，免費試用 30 天。