什麼是問題日誌？ 模板和提示

在定義問題日誌之前，讓我們定義項目問題。 問題是直接影響項目時間表和/或性能的任何障礙或意外影響。 它與風險不同，風險可以定義為項目中可能發生的潛在問題或未來問題。 問題是您的項目中已經出現的問題，您需要立即識別和跟踪該問題。

什麼是問題日誌？

問題日誌是一個簡單的列表或電子表格，可幫助管理人員跟踪項目中出現的問題並優先處理這些問題。 我們創建了一個 Excel 問題日誌模板，您可以免費下載。 對於您來說，管理那些總是會破壞項目的問題並在它們發展成導致項目偏離軌道並導致項目失敗的問題之前解決它們是一種簡單的方法。

問題日誌模板很棒，但它沒有與項目的其餘部分集成。 ProjectManager 有多個項目視圖，讓團隊可以使用他們喜歡的工具來記錄問題。 例如，團隊可以查看任務列表的問題日誌並按照自己的方式進行處理。 經理可以添加優先級，甚至自定義工作流程，並設置自動任務批准，以確保只有他們有權將狀態更改為已完成。 立即免費開始使用 ProjectManager！

問題日誌的組成部分是什麼？

問題日誌最基本的是一個列表，其中收集了正在進行或已關閉的問題。 通過這種方式，您可以從發現問題到解決問題期間跟踪問題。

但是問題日誌可以更加動態。 他們可以按類型和嚴重性對問題進行排序和組織，這可以幫助您對它們進行優先排序和管理——這是問題管理的關鍵部分。 因此，您希望列標題如下所示。

• 問題編號：如果您想跟踪問題，您應該有一種簡單的方法將其與其他問題區分開來，因為總會有不止一個問題。
• 狀態：重要的是要注意問題是打開、進行中、阻止還是完成。 這是您將跟踪解決它的地方。
• 問題描述：詳細寫下問題所在。 這聽起來很明顯，但您不希望在日誌中重複跟踪相同的問題，並且您希望解決問題的人能夠清楚地了解發生了什麼，這樣他們就不必追人了並延遲響應。
• 類別：您可能希望按部門或供應商對問題進行分類，或定義問題的類型。 這些可能因項目或團隊而異。
• 優先級：您可能沒有時間或資源來解決每個問題，因此確定它們的優先級至關重要。 它們是低、中還是高優先級？ 現在您可以過濾日誌並處理對項目最重要的問題。
• 分配給：這也是最重要的。 如果問題沒有所有者，則可能永遠無法解決。 您可以在此處註明被分配跟踪該問題以解決問題的團隊成員。
• 提出者：這與分配給所有者不同，所有者將通過項目引導問題並努力解決它。 這個人是第一個發現它的人，在這裡應該注意他們，因為他們可能會在以後回答有助於解決問題的問題方面證明是一種資源。
• 開放日期：您希望有一個時間框架，並且要做到這一點，您必須有一個開始，即發現問題的那一天。
• 截止日期：現在您有一個從開始到結束的明確時間表，這有助於您在以後的項目中處理類似問題時何時以及是否返回查看歷史數據。
• 評論：您總是希望有空間來記下重要信息，例如問題是如何解決的、是否與其他任務相關聯以及再次發生的可能性等。

問題日誌最佳實踐

使用問題日誌時，您需要了解許多事項才能充分利用它。 一是您要確保觸及問題日誌的所有組成部分。 這似乎是在浪費時間——你只是想解決問題——但概述什麼類型的問題、描述它等等是捕捉和解決問題的關鍵。

制定具有里程碑意義的計劃也很重要。 與擁有該問題的團隊成員會面，並共同想出一種快速消除該問題的方法。 通過在計劃中添加里程碑，您可以通過一種簡單有效的方式來跟踪他們的進度。 如果他們沒有達到這些里程碑，那麼您可能必須審查計劃或添加資源以使其保持正常。

雖然問題日誌模板可以幫助您拼湊問題計劃甚至跟踪進度，但它們是需要手動更新的靜態文檔。 所有這一切都佔用了更重要的項目任務的時間，這就是為什麼擁有一個可以連接您的團隊並讓您實時更新的基於雲的項目管理軟件是所有最佳實踐中的最佳實踐。

免費問題日誌模板（和更多）

如果您不使用項目管理軟件，您仍然可以使用我們的免費模板記錄問題。 我們有許多 Excel 和 Word 項目管理模板，可幫助您管理項目的各個方面。 這裡有一些可以幫助您創建問題日誌、跟踪進度並向利益相關者報告以使其保持更新。

問題日誌模板

我們的免費問題日誌模板可幫助您在團隊成員在項目工作時發現問題時記錄問題。 但不僅僅是問題列表，您還可以使用這個免費的 Excel 問題跟踪模板來監控您的團隊解決問題時的進度。 添加打開和關閉的日期、優先級、影響等。

項目儀表板模板

我們免費的 Excel 項目儀表板模板可提高您監控和跟踪團隊正在完成的工作以解決這些問題的能力。 雖然無法像在項目管理軟件中那樣進行實時監控，但您仍然可以設置指標以在彩色圖表中跟踪您的任務、工作量、任務長度和成本。

項目狀態報告模板

當您更新項目中的問題時，另一個免費模板非常適合利益相關者演示。 我們免費的 Excel 項目狀態報告模板是項目的快照，非常適合交流您的位置和目標。 你有地方放置你遇到的里程碑，列出關鍵風險和問題。

使用 ProjectManager 進行問題管理

既然您知道了創建問題日誌的基本框架，那麼在管理項目時如何使用問題日誌？ 問題日誌是您的項目管理工具箱中的一個很好的工具。 它可以幫助您管理您的團隊和利益相關者。

這是因為問題日誌提供的不僅僅是問題的解決方案，而是建立信任並讓您的利益相關者滿意，即您正在及時和正確地處理項目。 利益相關者和您的團隊會覺得他們被聽到了，這些問題不會影響項目。

您已經創建了問題日誌，這很棒。 它充其量應該是一個協作文檔，甚至更好的是與在線項目管理工具 ProjectManager 集成。 如果您可以在線共享它，那麼每個人都可以訪問它。 您已簡化流程並確保不會丟失任何問題。

看板作為問題日誌

下一步是在發現問題後登錄。 您可以在線執行此操作，首先註意到問題的人有責任將其放入日誌中。 ProjectManager 有可以跟踪問題的看板。

當它第一次被識別時，可以有一個收集問題的列。 然後，可以將作為問題的那張卡分配給負責的重點人員。 現在團隊知道去找他們，他們知道他們有責任在問題出現時記錄下來。

遵循我們上面概述的問題日誌的協議。 在指派某人自行處理該問題後，他們負責制定解決方案並在解決問題的過程中跟踪該行動的進度。

這就是為什麼 ProjectManager 不僅僅是一個問題日誌。 它不僅可以分配一個所有者，該所有者可以直接為該任務收集文檔，還可以評論和@團隊成員進行協作，它還提供了監控問題日誌的透明度。 解決這些問題的最終責任不在那些被指派擁有它的人的肩上，而是在你自己的肩上。

監控問題

監控過程的一部分是評估問題的影響以及為解決問題而採取的措施。 也許您需要將所有資源都投入到這一問題上，但這種關注和努力可能會適得其反。 因此，您必須知道哪些問題需要升級，哪些不需要升級。

按照這些思路，您希望確保您的行動適合手頭的問題。 也許這個問題可以等待。 也許它需要立即關注。 當然，這可以改變，這就是為什麼監控和持續評估很重要。 您可以看到 ProjectManager 儀表板如何讓您在一個簡單的視圖中監控您的任務，從而確保您的問題得到解決。

雖然團隊成員可能擁有該問題的所有權，但一旦制定了解決該問題的行動方案並有望解決該問題，現在由您在實施前進行最終批准。 然後，您必須確保該計劃確實有效並解決了問題。 如果不是，那麼它又回到了繪圖板上。 最後但並非最不重要的一點是，最好的部分是問題解決後。 現在您可以從問題日誌中刪除該問題。 感覺很好，不是嗎？

ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可以幫助您更好地管理項目中的問題。 您在線並與您的團隊建立聯繫，獲取實時數據，這讓您更了解問題並更好地解決問題。 通過這個 30 天的免費試用，您自己試試看，看看它能為您和您的團隊做些什麼。