什麼是項目管理中的變更控制？

在一個項目中，並非所有的變化都是平等的。 有些變化會發生在你身上，比如天氣延誤、生病——還有一些變化是需要的。 無論發生什麼變化，都必須對其進行管理和分析，然後接受或拒絕。 如果變更被接受，則必須對其做出響應——這將開啟一套全新的變更控製程序，以確保您保持進度並在預算範圍內。

變更控制是用於管理所有這些變量的過程。 如果發生了變化（它總是這樣），那麼你有一個適當的機制來控制這個過程是至關重要的。 但是什麼是項目管理中的變更控制，實施它的必要步驟是什麼？

什麼是變更控制？

變更控制是一種用於管理影響項目基線的任何變更請求的方法。 這是一種從項目週期的每個步驟中識別到變化的點來捕捉變化的方法。 這包括評估請求，然後批准、拒絕或推遲它。

此過程的目的是確保您不會更改項目中不需要更改的內容。 您要做的最後一件事就是無緣無故地破壞項目，浪費寶貴的時間和資源。 然後記錄任何批准的更改。 變更控製過程是更大的變更管理計劃的一部分。

變更控制的關鍵要素

有一些關鍵要素可以為項目管理構建變更控制框架。 以下是對它們的簡要說明。

• 變更控制委員會：變更控制委員會是項目團隊的一組代表，他們定期開會批准或不批准變更請求。 如果他們批准變更請求，它可以變成變更單。
• 變更請求：變更請求是對項目變更的正式請求。 該文件解釋了要進行哪些更改以及應該實施這些更改的主要原因。

  變更請求可以由內部或外部項目利益相關者提交。 我們的免費變更請求模板可以幫助您簡化此過程。

• 變更單：變更控制委員會批准變更請求後，由董事會和客戶或利益相關者簽署變更單。

  這是雙方同意更改最初在原始合同中起草的條件的協議。 我們的免費變更單模板是創建變更單的絕佳工具。

• 變更日誌：變更日誌是一種變更管理工具，用於記錄對項目計劃或任何合同所做的所有變更。 它是任何項目經理的必備工具。

變更請求的作用

變更請求通常是啟動變更控製過程的觸發器。 更改請求可能源自利益相關者要求新功能、需要修復在執行階段證明有故障的東西、升級或任何數量的其他原因。 無論變更來自何處或來自何處，變更控制決定了它的價值以及如何實施它。

變更管理程序可能因行業而異。 例如，建築公司使用變更單來更改建築項目的範圍。

變更控制有多種形式，但變更控制流程在使用項目管理軟件執行時最為有效。 當您在任務列表、看板、甘特圖或電子表格中發現項目更改時，ProjectManager 允許您捕捉項目中的更改。 然後使用實時儀表板和即時報告管理該更改。 免費開始。

執行良好的變更控制有什麼好處？

如果您知道在您的項目中會有一個點（或多個點）需要對一些大或小的變化做出決定，那麼可以肯定地說，作為項目經理，您將希望有一個與這種情況確保改變是值得的。 然後，您需要有一種方法來管理變更，以確保它不會對項目的進度和成本產生負面影響。

有效地管理變更對於按時並在預算範圍內引入您的項目至關重要。 但變更控制也有意想不到的好處。 一方面，它提高了團隊合作。 變更是您的團隊合作找出如何響應變更請求的機會。 變更控制中涉及的團隊合作可以提高整個項目的生產力。

變更控制不僅增強了您的團隊更好地合作的能力，而且積極的影響也融入了整體效率。 當然，它與團隊合作密切相關。 但是，您讓團隊參與變更控制的次數越多，他們就越擅長快速解決問題。 這自然有助於改變，但也會使您的團隊更有效地履行所有職責。

團隊並不是與良好變更控制相關的積極因素的唯一受益者； 管理人員也得到了幫助。 變更控制在項目的計劃階段通知項目經理。 他們將開始思考變革以及如何更好地應對變革，並從他們在變革控制方面的經驗中學習，以便在規劃未來項目時提前提供更多保障。

變更控制流程的 5 個步驟

通過了解變更控制的五個階段及其含義，您可以確保您的項目和組織能夠獲得收益並避免糟糕的變更控製過程中的陷阱。 在完成此過程時，請記住這兩個關鍵文檔（我們為其提供模板！）以幫助您管理變更控制：您的變更日誌和變更請求表。

1. 提出變更

首先要做的是識別變化。 這可以來自項目團隊中的任何人、利益相關者甚至客戶。 這些建議必須有一個開放的渠道才能流動。 變更提案將描述變更以及它將如何使項目或組織受益。 如果有其他變更原因，請在變更申請表上列出。 然後將其添加到更改日誌中。

2. 影響總結

一旦提出更改，現在由項目經理在更大的項目環境中考慮它。 這種變化將如何影響許多變量？ 需要考慮的一些事情是成本，以及是否會節省或需要更多的錢。 這些成本問題有什麼好處？ 是否有任何法律或監管限制？ 這種變化將如何影響您的日程安排？ 您需要使用更多資源嗎？ 其他項目和整體業務呢？ 變更是否會給項目帶來新的風險或問題？ 項目經理完成盡職調查後，他們建議批准或拒絕更改。

3. 做出決定

項目經理提出建議，但並不總是對變更做出最終決定的權力。 無論那個人是誰，項目經理都會向他們展示他們的發現。 然後，被授權做出決定的一個或多個人將接受更改； 接受更改，但附帶說明和條件； 拒絕更改； 或推遲，這意味著更改不會在此時結轉，但將在以後進一步審議。

4.做出改變

如果更改未獲批准，那麼就管理項目而言，這就是現狀。 但是，已接受的更改會進入規劃階段。 您將製定行動計劃，包括包含開始和結束日期的時間表，所有這些都必須得到項目利益相關者的批准。 該計劃應包括回歸測試，以防變更證明問題太大而無法堅持到最後，並且項目必須恢復其原始意圖。 變更計劃完成後，通常會進行事後分析，以審查任何失敗和成功。

5. 關閉

就像在任何項目中一樣，變更控制計劃的最後階段是關閉它。 這包括讓請求更改的人監督最終可交付成果並確保他們同意。 一旦他們簽署了更改，則必須完成任何未完成的文書工作，例如更改日誌，並歸檔以備將來使用。

變更控制流程示例

讓我們看一下項目中的一個假設變更，並通過作為變更控製過程一部分的五個步驟。 拿一些簡單的事情，比如粉刷房子。 客戶提議將顏色從約定的白色更改為淺綠色。

1. 更改是在與建築項目經理的會議期間進行的，該經理創建更改建議以捕獲更改。
2. 然後，施工團隊會研究顏色變化對項目的影響。 他們是否已經購買了白色油漆，綠色油漆更貴，等等？
3. 在研究其影響後，項目經理將做出決定。 如果未來會影響預算，那麼將諮詢客戶。
4. 一旦每個人都同意，就會進行更改。 購買新油漆並用於施工。
5. 客戶批准油漆工作和任何成本變更，從而結束此變更控製過程。

免費變更控制模板

變更控制需要大量工作。 模板可以對變更控製過程進行編碼，以確保您已涵蓋所有基礎。 ProjectManager 是項目管理模板的主要在線資源，它涉及管理工作的各個方面。 最重要的是，下載都是免費的。 這裡有一些與變更控制相關的免費模板可供試用。

變更單表格模板

Excel 的免費變更單表單模板不僅可以幫助您識別項目中的變更，還可以提供詳細信息以將其置於上下文中。 例如，您可以記錄更改將為工作提供的機會、描述更改的原因、需要多長時間以及獲得請求和授權人的簽字。

更改日誌模板

確定更改並獲得批准後，您需要一個可以跟踪該更改的模板，以確保您按時進行。 我們免費的 Excel 更改日誌模板包含監控更改所需的所有詳細信息。 從請求的類型到確定的日期，從優先級到狀態，這一切都在您的變更控製過程中。

項目儀表板模板

經理和利益相關者對您對項目所做的更改感興趣。 他們希望確保它按計劃進行，並且不會對項目產生負面影響。 使用我們免費的 Excel 項目儀表板模板，您可以讓每個人都保持最新狀態。 一旦您手動輸入數據​​，免費模板會創建顯示工作負載、成本和任務指標的圖表。

ProjectManager 如何幫助您控制變更？

模板是啟動變更控制流程的好方法，但軟件提供的功能遠不止這些。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目和工作管理軟件，可以組織項目中的風險、問題和變更。 變更控制實際上是您管理的較大項目的子項目。 您需要具有功能的軟件來捕獲可能從更改中受益的內容，計劃該更改，然後對其進行監控和報告。 我們可以做所有這些，甚至更多，而您無需離開我們的工具。

跟踪您的更改進度

變化的發生有很多原因，但大多數是由外力引發的。 密切關注您的項目是發現問題並在問題成為問題之前對其做出響應的一種方法。 我們的實時儀表板跟踪多個項目指標，自動計算數據並以彩色圖形和圖表顯示結果。 正確使用儀表板可以為您提供有關項目任何問題的早期跡象。

協作更改和附加文檔

一旦您確定了更改，下一步就是確定該更改是否值得追求。 雖然項目經理將收集數據並提出建議，但我們的協作平台可以促進該過程。 團隊中的每個人都有評論空間，甚至可以附加與更改相關的文檔和圖像。 當項目經理提出建議時，他們可以將其支持給利益相關者。

制定變更管理計劃

如果您的更改獲得批准，那麼就會進行計劃。 我們有一個交互式甘特圖，可以收集您的所有任務，並在您確定每個任務的持續時間後將它們放在時間線上。 然後，您可以鏈接相關任務，設置里程碑以將項目分成多個階段，甚至從甘特圖分配。 團隊可以就他們的任務進行協作，進度條上的陰影表示進度。

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可管理項目變更，其功能可幫助您控制整個項目的每一步。 確定需要更改的內容，計劃更改，然後使用您已經使用的相同工具跟踪其進度，以管理更大的項目。 通過參加此 30 天免費試用，假定完全控制項目變更。