什麼是合同管理？關鍵實踐和流程

已發表: 2022-08-23

如果您曾經參與過大型項目（尤其是建築項目），那麼您就會熟悉合同管理的概念。雇主僱用承包商來工作。雙方就工作內容、需要多長時間和價值多少達成了一致意見。這些細節在官方文件中進行了概述和鞏固；合同。

但是創建這些文檔的具體內容是什麼？簽訂合同並不像兩方坐下來交談那麼簡單。合同管理需要與工作的任何其他方面一樣多的關注和關心。

什麼是合同管理？

合同管理是在雇主和承包商之間創建合同的過程。當合同達成一致並且每個人都簽署了虛線時，該過程結束。創建這些文件是為了保護協議雙方，以防出現問題或需要更改。

這些是合同管理的起點和終點，但在這兩者之間，還有很多工作要做，例如規劃、估算和合同招標。第一步是了解各方的需求。這不是一項簡單的任務，它需要時間和精力。然後，合同管理員將這些需求、需求、期望等寫成易於理解和參考的書面形式。

合同管理可能是一個漫長的過程，尤其是當這是雇主和承包商第一次合作時。它也可以被抽出，因為項目規劃過程可能需要更改合同。所有這些變化和調整，以及最初的談判、會議等等，都屬於合同管理的範疇。

合同管理員通常是具有廣泛的商業金融和合同法知識的第三方。客戶或客戶團隊中的某個人有時可以充當合同管理員，但不建議這樣做。在這種情況下，合同管理很快就會變得片面和有偏見。這可能會導致業主和建築商之間的敵意。

合同管理員被聘為項目所有者、承包商或分包商的“中間人”，以代表和傳達他們的期望。這些人確定使雙方滿意的最佳方式，甚至在必要時為每一方談判。

合同管理員的職責因合同和建設項目的類型而異。每份合同都有一套獨特的要求。一致的因素是明確定義合同條款並確保雇主和承包商之間的溝通和良好關係。

將合同管理員視為公正的調解人。在創建合同時，可能會出現錯誤、爭議和溝通不暢。合同管理員的工作是監督正在發生的事情並產生合同的最佳版本。

在許多方面，合同管理員就像一對夫婦的顧問。為了讓這對夫婦從諮詢中受益，不一定有問題。但是，通常情況下，雇主和承包商會在條款、採購、定價和其他方面反复討論，直到雙方都滿意為止。有專門的人來管理這些討論會使過程更順暢。

合同管理員將負責的一些因素示例如下：

合同管理員可以讓生活更輕鬆，創建更強大的文檔並建立牢固的雇主/承包商關係。這份合同可以決定整個項目的成敗。溝通不暢和誤解是項目失敗的主要原因，優秀的合同管理員可以防止這種情況發生。

合同管理通常被誤認為是合同管理，但兩者並不是同義詞。合同管理是一個僅在合同最終確定之前發生的過程。一旦合同完成，合同管理就開始了。

合同管理員負責確保雙方對他們共同創建的合同感到滿意。另一方面，合同經理在項目本身期間處理合同。這採取回答問題、做出改變和調解衝突的形式。這兩個角色需要不同的技能組合，因此是兩個不同的角色。

合同管理因項目而異，因為每份合同都有不同的條款、協議、目標等。不過，有一些基本規則適用於所有類型的合同管理：

熟悉項目：為了管理合同，合同管理員必須在項目的上下文中理解它。這樣做，他們能夠回答最終可能出現的問題，並根據項目類型、規模等調整策略。他們也更有能力回答合同中任何一方的問題。
為意外結果做準備：為了領先一步，合同管理員可以採取一些額外的預防措施。施工管理員應為雇主或承包商想要對合同進行重大更改的情況做好準備。如果發生這種情況，理想情況下，合同管理員將已經有了風險應對措施以繼續進行。
保持目標：通常，合同管理員是第三方，因此他們可以保持完全中立，但在某些情況下，他們是客戶或買方團隊的一員。在這種情況下，合同管理員必須付出額外的努力來保持完全客觀。

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