什麼是項目協作？ 團隊協作的工具和技巧
已發表: 2022-08-23什麼是項目協作？
項目協作是團隊和團隊領導者計劃、協調、控制和監控他們正在進行的項目的一種方法。 這種協作項目管理流程跨越部門、公司和國家邊界，尤其有助於項目的複雜性增長。
隨著遠程團隊和將數據移動到雲服務器的趨勢，項目協作一直是有效項目管理的基礎，現在變得更加流行。 但是項目合作意味著什麼？ 簡單地說，協作意味著為了一個共同的目標而共同努力。 聽起來就像項目工作，對吧？ 嗯，不完全是。
在過去的幾年裡，協作一直是一個流行詞，因為組織意識到有效的團隊協作是創新的關鍵。 新的項目管理方法已經出現，將團隊協作的含義從簡單的合作行為擴展到更複雜的功能，即使不同的項目團隊相互關聯，以實現新的想法、創新的實踐並產生卓越的結果。 這些方法包括促進本地和遠程團隊的溝通、想法共享和透明度的實踐和項目協作工具。
為什麼項目協作對項目管理很重要？
要理解與項目管理相關的項目協作，那麼我們首先必須牢牢把握項目管理是什麼。 傳統的項目管理是項目經理及其項目團隊計劃、監控和報告在稱為項目進度的設定時間段內完成項目的過程。
作為項目經理，您希望鼓勵團隊成員之間的協作，因為這對項目和項目團隊都有好處。 是的，您是決策過程的控制者，但為您的團隊成員構建協作項目環境也很重要，這樣他們就可以一起完成任務和可交付成果。
為此，項目經理使用配備任務管理和團隊協作功能的項目管理軟件。 讓我們看看最流行的項目協作工具以及如何使用它們來管理您的團隊。
ProjectManager 是基於雲的軟件，可實時連接團隊。 借助多個項目視圖，團隊成員可以按照自己的意願工作，項目經理可以獲得所需的透明度，以防止他們被阻止。 看板是可視化的工作流程工具，讓團隊成員可以管理他們的工作，項目經理可以讓他們在沒有代價高昂的延誤的情況下繼續工作。 立即免費試用 ProjectManager。
項目協作工具
項目協作工具可以簡單地定義為允許項目經理管理團隊工作流程的所有任務管理、團隊溝通和資源管理軟件功能、應用程序和平台。
看板
看板是任務管理工具，可通過可視化工作流程進行團隊協作。 這個在線協作工具將項目週期分解為列，在這些列下，任務被表示為購物車。
基於雲的項目管理軟件為管理人員提供了一個實時窗口來了解團隊成員的工作，無論他們身在何處，並幫助他們抓住瓶頸，然後他們可以通過重新分配資源來快速解決這些問題。 同時，團隊能夠在規劃敏捷衝刺時管理他們的積壓和協作。
甘特圖
甘特圖是傳統項目管理的基礎。 項目經理在創建項目進度表時使用它們來組織任務、鏈接依賴關係和設置里程碑。 一些項目管理軟件走得更遠，允許在執行項目計劃時過濾關鍵路徑並設置基線以跟踪項目差異。
擁有多個項目視圖，使項目經理能夠使用甘特圖提前計劃，然後允許團隊按照他們想要的方式工作，無論是在看板、任務列表還是日曆上，創建一個連接混合團隊的橋樑，並為每個人提供他們需要的工具他們的工作完成了。
項目日曆
項目日曆突出顯示項目中的所有重要日期。 它也可以用來管理自己的工作和個人截止日期。 共享項目日曆後，每個人都可以看到全局並保持在同一頁面上，而不會因會議、電子郵件和其他干擾而無法提高工作效率。
團隊協作功能
還有其他團隊協作功能可以將一個團隊成員與另一個團隊成員聯繫起來，無論他們是在同一個辦公室、部門還是技能水平。 文檔管理允許混合團隊共享文檔並協作處理它們。 他們還應該能夠共享文件，最好將它們附加到他們正在處理的任務中。
溝通是協作的關鍵。 實時交付的任務的視頻通話、聊天和評論創建了一個虛擬協作平台，可以連接混合團隊並提高生產力。 擁有電子郵件，或者更好的是，應用內通知讓您保持更新，而無需離開您的項目管理工具也是一個加分項。
改善團隊協作的技巧
合作不只是發生。 無論您的團隊成員都在同一個辦公室，還是跨時區遠程工作，讓一個團隊像一個人一樣工作需要時間和練習。 有一些方法可以促進團隊協作。 您可以嘗試以下幾件事。
1. 團隊建設活動
有一些團隊建設活動可以加速團隊成員之間的聯繫。 這些可以簡單到帶大家出去吃午飯，參加更有條理的遊戲，例如字謎遊戲、運動等等。 無論您選擇做什麼，都應該在項目開始之前開始建立更多的協作團隊。
2. 注重團隊溝通
溝通是將任何協作環境結合在一起的粘合劑。 無論是定期會議、設置實時聊天工具甚至是留言板，都必須有一種方法可以快速向每個人傳播信息並獲取團隊成員的反饋。
3. 為您的團隊配備正確的任務管理工具
管理任務是如何讓團隊不僅協作而且更有效率地工作。 最好有多種工具可供您的團隊使用，例如看板、任務列表等。如果所有這些項目視圖都使用相同的實時數據進行更新，那麼每個人都可以使用這些工具更好地工作他們最舒服。
4. 管理團隊成員的工作流程
工作流程對生產力至關重要，並且與任務管理工具密切相關。 擁有像看板這樣的任務管理工具可以促進團隊協作，並使項目經理對其流程具有透明度。 這讓團隊成員可以按照自己的意願工作，管理他們的工作流程，而項目經理可以了解他們的工作，以確保他們擁有滿負荷工作所需的資源。
項目協作在哪裡完成？
項目合作在哪裡進行？ 簡短的答案在任何地方。 只要項目團隊中不止一個人，那麼協同項目管理就可以存在甚至蓬勃發展。 但隨著項目團隊越來越多地跨越國界，在線項目協作工具對於遠程團隊來說至關重要。
現在，團隊可以輕鬆地實時共享文件、開會、聊天，甚至可以在虛擬共享空間中從他們的任務列表中劃掉項目。 但重要的是要記住，您的協作項目管理工具與您的管理風格一樣好。 團隊協作不能自動化。
為什麼需要協作項目管理軟件？
將協作視為整體優於部分之和。 如果您組建了一個強大的項目團隊，那麼協作項目管理環境只會提高他們的生產力。 項目協作軟件的一些好處包括在下面。
- 提高生產力：項目協作工具允許項目經理將任務平均分配給團隊成員，而不是讓一名團隊成員承擔過多的工作。 適當的任務管理為團隊提供更多時間，從而促進團隊協作。
- 更好地解決問題：為團隊成員提供項目協作工具來共享文件和實時交流，使他們能夠一起解決問題。
- 促進團隊溝通：需要不斷維護或誤導的溝通渠道可能會使項目偏離軌道。 項目協作工具促進項目團隊成員之間的清晰溝通，並提供解決方案以在遠程團隊之間進行有效溝通。
- 非常適合遠程團隊：任何組織中較大的成本之一是租用或購買每個人都可以工作的實體辦公室。 然而，使用在線項目協作工具，遠程團隊可以實時協作。
- 促進團隊建設：通過促進團隊協作，您不僅可以建立關係，而且可以建立有助於建立協作項目管理環境的忠誠度。
如何創建協作項目管理環境
好的，你在團隊協作的潮流中。 但是，您可以做些什麼來在公司中培養協作項目管理氛圍，而不僅僅是口頭上的服務呢？ 雖然項目協作的好處是顯而易見的，但實施它們可能很困難，尤其是在您管理遠程團隊時。 以下是您可以做的一些事情，以使您的組織中的項目協作有一個健康的開端。
- 使用項目協作工具：舊習慣很難改掉，但您需要讓您的團隊擺脫舊的溝通方式，如電子郵件，並適應更具交互性和協作性的項目管理軟件。
- 溝通：作為項目經理，您知道良好的溝通是一切的基礎，因此安裝協作環境也是如此。 您不僅必須正確溝通，而且還必須為您的項目團隊提供協作工具。
- 培訓您的項目團隊：就像學習任何新事物一樣，您需要指導和指導。 為您的團隊設置培訓課程，教他們如何使用以及為什麼他們需要使項目協作成為可能的在線項目管理工具。
- 分享：這就是協作的全部意義，除非你打破過去將團隊成員分開的虛擬牆，否則它不會起作用。 例如，共享您的日曆，這樣每個人都可以在同一頁面上了解截止日期、會議等。
- 簽到：當您領導一個項目時，您不會設置路徑並讓它運行。 實現團隊協作也是如此。 這就是為什麼您必須監控並與他們定期會面以解決問題並跟踪他們的進度。
好吧，你有它。 項目協作是真實存在的，它與項目管理密切相關。 如果您正在領導一個項目，您希望擁有所有可以派上用場的團隊協作工具。 在協作在線網絡上進行實時規劃、監控和報告時，您將需要使用 ProjectManager。 要了解它如何幫助您更好地完成工作，請參加我們的 30 天免費試用。