什麼是工作流管理？ 改善工作流程系統的 5 個技巧

規劃項目、制定時間表和組建一支熟練的團隊只會為生產性工作奠定基礎。 為確保每個人都全力以赴並讓事情繼續向前發展，您需要實施工作流管理。

如果您想有效和高效地管理工作，您需要了解工作流工具，例如工作流管理軟件，並建立一個工作流系統，讓您繼續改進工作流流程。

什麼是工作流管理？

工作流管理是指管理人員識別、組織和協調導致特定可交付成果的任務，以優化和自動化流程。 這樣做可以增加產出，消除冗餘並減少錯誤。

任務、人員、系統和機器都可以包含在工作流中。 這些要素的協調對於防止瓶頸至關重要。 瓶頸會停止或減慢生產並備份它之前的所有內容。

一般來說，一個工作流可以分為三個主要部分：

• 有預定義的步驟或任務，它們解釋了每一步會發生什麼，直到最後。 這些步驟可以是線性的、分支的或兩者的混合。
• 在工作流過程的上下文中，利益相關者是團隊中負責執行任務的人。 它們可以分配給一項任務或整個工作流程。
• 最後，還有條件，即工作流的規則。 它們定義了一項任務何時完成，另一項任務何時開始。

工作流管理與項目管理

工作流管理是項目管理的一部分，但它們不是可互換的術語。 項目管理是在特定的時間段內完成的，該時間段以可交付成果（產品或服務）結束。 另一方面，工作流管理正在優化完成任務所需的一系列任務或流程。

這並不意味著兩者完全不同——事實上，兩者是相輔相成的。 兩者都用於提供特定的結果。 工作流程是任何項目的一部分，如果沒有工作流程管理來保持該流程順利運行，項目將落後於計劃，成本將激增。

儘管工作流管理和項目管理之間存在相似之處，但也存在差異。 項目結束，但工作流程重複，因為它是組織內的一項職能。 它甚至可以是一個獨立的過程，例如創建文檔或安排約會。

項目是關於計劃、監督流程和團隊以及管理任務，而工作流則側重於任務級別，連接任務以優化流程並提高效率。 但兩者都可以與項目管理軟件一起使用。

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工作流管理與業務流程管理 (BPM)

儘管工作流管理和業務流程管理 (BPM) 相似，但流程管理的類型存在差異。 工作流管理系統是一種工具，可幫助您設置和監控任務的執行。 它通常被格式化為流程圖。 它通常不詳細，但足以讓團隊遵循。

將工作流管理視為一種涉及較少的 BPM 形式。 工作流管理捕獲工作流過程，一些工具甚至可以讓你自動化基本的工作流。 您可以將其用於各種工作流程，例如加入團隊或文檔管理。 工作流管理工具以人為中心，而不是以流程為中心。 BPM 工具更加面向流程。

BPM 是關於捕獲和改進業務流程。 它用於提高組織的效率。 首先，您需要識別業務流程的當前狀態並記錄這些操作。 繪製出公司的全部流程後，您就可以分析 BPM。 這應該會暴露您流程中的瓶頸，並通過進行有洞察力的更改來幫助您降低成本和改進流程。

工作流管理和 BPM 之間的區別在於，前者更適合組織人員和文檔，在正確的時間遵循正確的步驟。 後者是關於業務流程以及如何改進它們。 工作流管理協調人員和軟件系統，而 BPM 協調組織中資源的交互方式。 BPM 系統更加複雜並且涉及持續改進，而工作流管理工具只是自動化流程中的步驟。

什麼是工作流管理系統 (WMS)？

工作管理系統是在項目或組織中設置和監控工作流的方式。 WMS 由組織用來識別、運行和改進工作流程的程序和工具組成。 它將涉及某種形式的工作流軟件，但不僅僅是使用工具。

因此，WMS 組織公司政策、程序和軟件工具，以更好地管理組織或項目的工作流程。 它包括表單建模、基於角色的可訪問性、報告、通知、基於雲的存儲等所有內容。

工作流管理系統有什麼作用？

工作流管理系統使人們有機會在他們的項目或組織中定義不同的工作流，因為它適用於任務或流程。

WMS 還允許將重複性任務自動化以提高效率。 有些還可以確保過程中未完成的任務不會被遺忘。 它通過通知來做到這一點，讓您的團隊保持在循環中。

使用工作流管理系統是獲得一個事實來源的好方法。 與其讓團隊在 Slack 或電子郵件上相互交流，他們可以在任務級別做出響應並將交流保持在應用程序內。 它還可以讓企業擺脫靜態電子表格。 當共享太多 Excel 電子表格時，可能很難知道哪一個擁有最新數據。

什麼是工作流軟件？

工作流軟件是工作流管理系統的一部分。 它是一種工具，可顯示您需要完成的任務、正在執行的任務及其狀態。 它還顯示您已完成的步驟。 WMS 允許您將任務分配給具有詳細工作描述的團隊成員。

它提供了工作流程過程的透明度，讓管理人員可以在問題成為問題之前發現問題。 然後，他們可以將資源重新分配給項目，並確保在潛在瓶頸拖慢團隊速度之前解決它。

還有一些報告功能可以收集數據併計算該信息以顯示項目指標，無論是在報告工具還是儀表板中。 所有這些功能旨在通過簡化流程、減少文書工作和識別瓶頸來提高生產力和效率。

工作流程管理軟件的優勢和特點

使用工作流管理軟件的好處應該是顯而易見的。 您的工作流程越好，您的項目或組織就越好。 WMS 執行此操作的方法之一是減少錯誤的數量。 即使少數人過去了，這種情況總是會發生，該軟件可以告訴您，您可以設置程序以確保它不會再次發生。

工作流程管理也像結締組織一樣讓人員、軟件和工作文化保持高效。 團隊可以相互交流，從而促進協作。 它還集成了不同的軟件系統，以幫助它們更好地協同工作。

使用工作流管理軟件有很多優點，很難停止列出它們。 從幫助您同時處理多項任務到提高控制力和透明度，工作流管理系統還可以改善組織中的工作文化。 混亂會削弱士氣。

WMS 通常具有顯示任務狀態、報告工具和電子郵件通知的功能，以使每個人都在同一頁面上。 有些人還將擁有資源管理工具來重新分配資源並讓團隊在不過度分配工作量的情況下保持工作能力。

選擇工作流程管理系統

確信工作流管理系統將幫助您運行更高效的項目或組織？ 首先，問自己這個問題——“我怎麼知道哪個是適合我的工作流管理系統？”

好吧，除了工具本身之外，總會有一些限制，比如價格，以及您的組織願意投資安裝新軟件的費用。 除了這些之外，您還應該尋找具有以下功能的軟件。

• 基於雲的軟件可獲取實時數據並做出更有洞察力的決策
• 通知讓您了解工作流程的最新變化
• 多種項目視圖，如甘特圖、看板、任務列表等，讓每個人都能隨心所欲地工作
• 監控和報告工具，用於分析工作流數據並做出更好的改進決策
• 用戶友好的界面和快速入門
• 與您使用的其他應用程序集成
• 協作溝通以保持團隊聯繫

工作流管理最佳實踐

最後，一旦您選擇了適合您的項目或組織需求的工作流程管理軟件，這裡有五個技巧可以幫助您充分利用您的工作流程。

1. 首先，制定工作流程計劃。 但更重要的是，有一個寫出來的，或者更好的是，視覺。 最好提前做好準備，直觀地展示該計劃可以更容易地分享和掌握。
2. 考慮一下您的工作流程系統中可能出現的問題以及您將如何應對它們也是一個好主意。 降低風險始終是一種好的做法，因為出現問題是不可避免的。 嘗試找出可能會減慢生產速度的延遲或瓶頸，以及如果它們出現如何快速解決它們。
3. 如果您將工作流用於項目，則將相同的工作流管理應用於整個組織會很有幫助。 您的項目中可能存在超出您權限範圍的問題，並且是您公司組織中經過深思熟慮的工作流程的一部分。
4. 確保您使用的是工作流管理軟件，並且它具有適合您的項目或組織結構的工具。
5. 此外，一旦您設置並運行了一個工作流程，即使一切順利，也不要停留在工作流程上。 此外，花時間進行審核，審查流程並返回改進方法。 工作流不是一個一次性的過程，而是一個持續不斷發展的系統。

為什麼 ProjectManager 是最好的工作流管理系統

ProjectManager 是一款基於雲的工作流管理軟件，可組織工作流、連接團隊並讓您提高效率並提高生產力。 團隊可以隨時隨地進行實時協作，並使用工作流自動化工具（例如電子郵件通知和應用內警報）保持最新狀態。

在多個項目視圖中工作

擁有多個項目視圖意味著團隊可以按照他們想要的方式工作，無論他們是在遠程還是在不同的部門。 專家和新手都可以在 ProjectManager 的看板視圖上可視化工作流程。 團隊可以控制他們的積壓工作並管理這些任務。 然後他們可以一起工作併計劃衝刺，而管理人員可以透明地了解工作流程並可以重新分配資源以在工作放緩之前清除瓶頸。

在儀表板上跟踪問題

密切關注工作流程是您如何在問題成為問題之前發現並解決問題的方法。 使用 ProjectManager 的實時儀表板就像擁有一個即時狀態報告。 它實時捕獲項目數據，然後以易於閱讀的圖形和圖表自動計算信息，顯示工作量、任務等。 與其他需要長時間設置的軟件不同，ProjectManager 的儀表板隨時可用。

通過報告改進流程

要找到改進工作流程的方法，請使用 ProjectManager 的一鍵式報告工具。 它們生成有關時間、成本等方面的詳細數據。 您可以過濾每個報告，讓您只關注要分析的信息。 您還可以共享報告以使您的利益相關者保持最新狀態。

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