為什麼沒有人閱讀你的電子郵件（以及他們在做什麼）

你有沒有覺得自己被忽視了？ 儘管您盡最大努力確保您寫的每封電子郵件都 a) 高度相關； b) 簡潔； c) 沒有宣傳，您的信息仍然被忽視？

許多組織認為電子郵件過載已達到危機水平。 那麼發生了什麼？ 為什麼閱讀率突然下降，而員工閱讀的是什麼？

當今內部傳播者面臨的最大挑戰是讓您的信息在所有其他數字干擾中脫穎而出。 具有諷刺意味的是，有效溝通的壓力更大，立法要求員工必須在合規、網絡安全培訓以及健康和安全等重要領域跟上步伐。

以下是對起作用的力量的一些見解，以及在現代世界中掌握更好通信的技巧。

1）自帶設備（BYOD）的模糊 

從表面上看，BYOD 政策似乎對所有人都是雙贏的：雇主節省硬件成本； 員工使用他們選擇的產品。 市場研究機構 Gartner Inc. 預測，到 2020 年，85% 的企業將實施某種 BYOD 計劃。

但這種運動是否模糊了工作和私人使用之間的界限？

員工很想像在家一樣繼續在工作中使用他們的設備，例如訪問社交媒體網站、發送私人短信、玩遊戲等等。 這種私人和專業通信的融合意味著您的電子郵件會在食物鏈中進一步向下移動。

提示：

創造性地思考您發送通訊的格式。 在他們的私人生活中，員工已經習慣於以豐富的格式消費信息。

視頻、彈出式警報、自動收報機、屏幕保護程序和時事通訊是內部通信組合中的有效格式。

2）屏幕尺寸更小

我們打開電子郵件和與電子郵件交互的方式已經改變。 如今，在移動設備上閱讀的電子郵件多於在台式機上閱讀。 統計數據顯示，現在有 56% 的電子郵件是在小屏幕上打開的——比 12 個月前增加了 8%。

顯示尺寸的切換對電子郵件的打開和閱讀率有著巨大的影響。 格式不佳、字體太小且未針對移動設備進行優化的電子郵件可能會立即被收件人拒之門外。

提示：

設計您的通信時要考慮到移動受眾。 他們很可能會在旅途中閱讀您的信息——字面意思（60% 的計算機用戶在浴室裡查看電子郵件！）。

時間很短，因此請確保您的信息直截了當，並且明確標記了任何號召性用語。

3) 通訊入侵

如今，有許多其他信息來源可以分散員工的注意力，從而限制了他們實際可以消費的信息量。

LinkedIn、Twitter 和大量新聞源在商業社區中發揮著重要作用，但不利之處在於，這種持續不斷的數據流正在轉移員工的注意力。

各種跡象表明，這些類型的協作網站正在增加，不僅在數量上，而且在受歡迎程度上也是如此。 更多的數字噪音意味著對收件箱的關注更少。

提示：

除了使您自己的交流與此密切相關之外，您無能為力來阻止這種運動。 像出版商一樣思考：對使用的頻率、信息和格式保持紀律。 讓其他人客觀地批評您的信息。

您的信息越吸引人、越有洞察力，您的讀者群就會越高。

4）代際鴻溝

根據最近對 1,000 多名美國員工的研究，嬰兒潮一代的經理（51-69 歲）和千禧一代員工（18-30 歲）彼此的溝通方式不一致。

年輕一代沉浸在社交媒體工具中，樂於與世界分享他們的觀點，並且快速使用雙向即時消息。

然而，老一輩人保留他們的想法，對公共合作不太滿意。 他們更熟悉自上而下的溝通方式，更傾向於計劃。

提示：

一刀切的方法行不通。 考慮將吸引所有年齡段的消息傳遞渠道的組合。 非緊急內容可以通過每月更新打包和分發。 這為緊急、必要的通信留出了喘息的空間，以獲得他們應得的關注。

協作工具很受歡迎，尤其是在千禧一代中，但請注意那些聲稱這些工具可能會浪費大量時間的批評者。

5) 與讀者的相關性

一項針對 2,300 名英特爾員工的調查顯示，收到的消息中有近三分之一被認為是不必要的。 每 6 封被忽略一天的電子郵件，其中 5 封會被永遠忽略。

員工可能會在不知不覺中使電子郵件系統飽和，因為他們不確定決策或升級過程，因此為了安全起見，在他們的分發中包含過多的同事。

提示：

為員工製定“電子郵件禮儀”章程。 重點應放在平衡發件人利益與收件人成本上。

建議可能包括抵制“回复所有人”的衝動（通常只需要回復原始發件人）。 取消向所有人轉發冗長的電子郵件線程，尤其是在復雜的情況更容易當面解釋的情況下。

並且對您在分發列表中包括的人進行紀律處分，即那些標記在“抄送”字段中的人真的需要接收電子郵件嗎？

總而言之，個人對值得他們關注的內容更具選擇性。 數字革命顛覆了傳統的通信方式——電子郵件是一個犧牲品。 這引發了急需的內部溝通改造，並呼籲提供更具創意、引人入勝和令人難忘的內容。

Sarah Perry 是 SnapComms 的首席執行官，也是 ClickZ 的貢獻者